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摘 要 国务院〔2014〕第11号文《关于改进加强财政科研项目和资金管理的若干意见》,国家卫生计生委〔2014〕182号文《关于进一步加强医学科研项目和资金管理的通知》,明确提出了科研项目资金管理的重要性.本文以此为背景,分析医院科研经费财务管理的现实意义,以及目前在医院中普遍存在的科研经费管理问题及薄弱环节,对其原因进行分析,并提出了加强科研经费财务管理的几点建议.
关 键 词 医院 科研经费 财务管理
2014年3月,国务院发布了第11号文《关于改进加强财政科研项目和资金管理的若干意见》,为了贯彻落实该文件精神,6月份,国家卫生计生委发布了182号文《关于进一步加强医学科研项目和资金管理的通知》,并组织医疗卫生行业相关管理人员对该文件的专题进行学习培训,足以体现出国家对科研经费管理的重视,同时对医院科研项目人员使用科研经费和财务部门管理科研经费提出了新的要求.本文针对目前医院纵向科研经费管理中普遍存在的经费来源多渠道、项目管理与财务管理脱节、科研经费成本核算不准确以及内部管理和监督机制不完善等问题,从财务管理的角度来思考如何加强科研项目资金的管理,提出应通过每个科研项目单独立项、加强预算管理、加强科研部门与财务部门之间的协调与沟通、建立科研经费预算控制平台、细化财务核算科目、严格控制各项经费开支范围、完善科研经费内部控制制度等途径来解决存在的问题.
一、纵向科研经费的范畴及其管理特点
医院科研经费按其来源的不同可分为纵向科研经费和横向科研经费两大类.纵向科研经费一般是指从及各级政府部门获得的科研经费,包括国家各部委司局、省市厅局级等立项的科研项目经费,还包括一些由学校、医院及其他团体组织等转拨的属于纵向科研经费范畴的项目经费.如国家自然科学基金、863计划、973计划、国家支撑计划项目、卫生局科技计划项目等经费均为医院常见的纵向科研经费.横向科研经费是医院与国内外企事业单位、社会团体组织以及个人等社会各界进行科研合作、科技咨询、科技成果转让等取得的经费.纵向科研经费必须通过项目申报取得,横向科研经费主要以合同、协议的形式签订.纵向科研经费管理的目标是保障科研工作顺利开展,经费开支实行项目负责人负责制,以科研管理部门为组织主体、财务部门为核算和控制主体、审计部门为监督评价主体.
二、医院纵向科研经费管理存在的主要问题分析
(一)经费来源多渠道,导致经费管理杂乱
医院科研项目众多,尤其是大型三甲医院,可能有上百项科研项目,来源渠道较多,有财政拨款的,上级单位拨入的,单位自筹的、为其他业务单位承担的.同一个项目负责人可能负责不同的项目,多则十余项,很容易出现项目收支混淆的情况.科研项目负责人以及负责科研的财务人员容易将同一个人的不同经费混淆,出现下错账的情况,导致财务后期调账,账务不再清晰明了.
(二)科研部门与财务部门沟通不足,导致项目管理与财务管理脱节
目前大多数医院对科研经费的管理分工如下：科研部门负责项目的申报、立项、合同及预算的备案；财务部门负责项目经费的建卡、入账、经费报账及决算审核.这样的分工容易造成科研经费管理上的脱节.
首先,是项目立项后的经费预算,该预算是经费使用的依据,经批复后一般不作调整.目前医院大部分的科研经费预算由项目负责人与项目成员自行编制,财务部门很少参与其中.项目组的科研人员虽能掌握项目所需的经费开支,但由于缺乏相关的财务知识,容易对经费预算中一些概念和制度的理解产生偏差,使得预算难以作为实际支出的标准来约束,反而导致支出偏离预算.科研经费的使用情况主要由项目负责人负责,科研部门的重点则是项目申报和命中率,在完成项目申报、立项后,对项目经费的使用过程基本不了解,也没有进行监督；而财务管理只停留在基本的财经法规和制度上,仅仅是对经费的支出进行账务处理,无法真正对科研经费的使用起到有效的管理和监督作用.到了项目财务验收阶段,为了使经费决算中的支出数与预算接近,往往会进行大规模调账,一方面增加了财务人员的工作量；另一方面会降低医院财务核算和监督的质量.
(三)财务核算科目没有细化,导致支出项目不清晰
仅设置“科研项目支出”总账科目,没有按支出设置二级明细科目,当需要根据支出内容统计项目支出执行情况时,财务人员只能手工分析,一方面增大了工作量；另一方面仅仅根据账表分析,增大了不准确的可能性.财务核算科目没有与项目预算支出保持一致,不能从账务上掌握科研经费的分项执行情况.
(四)科研项目成本核算不准确,导致科研经费使用效益难以准确衡量
科研经费成本核算不准确的主要原因是间接费用核算不合理.财务部门对科研经费的核算通过“科研项目支出”的会计科目来反映,根据科研经费管理办法中对各项费用的分类,又分别下设明细会计科目.而在成本核算中往往只注意到科研项目发生的直接费用,如设备材料费、测试化验加工费、差旅费、会议费、国际合作与交流费等；间接费用,如从事科研活动所占用医院的房屋、水电气费、现有仪器设备使用费等几乎都没有在所在项目中分摊.同时,有工资性收入的科研人员无法在项目中开支津贴补贴等收入,只能从医院的事业经费中安排这部分支出,客观上也使科研研究成本没有得到真实反映.尽管医院对大多数纵向科研项目均按合同预算提取了科研管理费,但并没有准确地计算出项目所需的间接费用.因此,导致成本核算不准确.
三、完善医院纵向科研经费财务管理的建议
(一)每个科研项目单独立项,避免混收混支
为了使科研经费的执行与预算相符,科研经费下达后,财务部门应针对不同类型的科研课题实行分类管理,按项目单独立账,确保专款专用.在经费使用过程中,严格区分不同项目,尤其是同时进行多个项目研究的科研人员,以防止随意混用和挪用.
（二）加强预算管理,严格执行预算 （1）财务人员参与经费预算编制.对医院承担的大中型科研项目,财务部门应参与经费预算的编制,审核其经费预算的科学性,并在经费使用过程中严格执行预算.对小型科研项目以及协作的科研项目,在经费下达时,科研部门需向财务部门提供尽可能详细的科研经费预算,以确保在执行过程中得到有效的预算控制.
（2）优化财务软件,建立预算额度控制平台.根据医院实际情况,充分利用现有财务软件资源,建立预算模块以及预算额度控制系统的平台,实现科研部门和财务部门的数据共享和对接.以我院为例,目前,财务部门使用用友HRP系统,并在HRP系统中建立了预算管理的模块,对科研项目进行分项管理.但对该模块的运用还不成熟,仅财务人员可查询经费使用情况,而且由于系统仍在初期探索阶段,以前的科研项目并未实现预算额度的控制管理,仅为科研上账和经费下账的工具.因此,建议财务部门充分利用财务软件资源,在软件中实现对经费预算额度的控制.首先科研部门将批复的科研项目预算明细数据传递给财务部门,然后,财务部门根据各分项数据在预算管理模块中对该科研项目进行设置.同时,为项目负责人开通预算管理模块查询的功能,既可以帮助项目负责人对经费的预算执行情况实现实时监控,以防在项目结题时才发现与预算不符而进行大量调账,影响经费核算的准确性,又可以减轻财务部门大量科研经费查询的工作负担.
（3）定期收集反馈预算执行情况,合理调整预算.根据2014年国发第11号文明确的规定：加强科研项目和资金监管,不得随意调账变动支出、随意修改记账凭证、以表代账应付财务审计和检查.负责科研经费管理的财务人员应定期对各科研项目支出数据进行收集、整理,并向项目负责人反馈预算执行情况,一方面以便于负责人及时了解其经费使用情况,及时发现其各项支出是否存在偏离预算的可能,并分析其偏离原因,若属正常偏离需调整项目预算的,应协同项目负责人进行预算调整审批流程；若为非正常偏离的,应及时提醒项目负责人,在后期对项目支出进行适当调整；另一方面也可以提醒项目负责人科研项目进度的控制,防止出现项目截止时间前科研经费未合理使用而集中突击开支的情况.
(三)细化财务核算科目,明确各项经费开支
科研经费直接费用开支范围主要包括设备费、材料费、测试加工化验费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作交流费、出版文献信息知识费、劳务费、专家咨询费、其他支出等11项,财务部门可以根据支出范围设置二级明细科目,并进行科研项目的辅助核算.按支出范围设置明细科目,便于与预算进行对比,能更直观地从账务上了解科研经费的分项执行情况,也有利于后期项目验收时财务明细账的提供.
(四)严格控制各项经费的开支范围
国发11号文明确提出五项明令禁止行为,其中包括不得擅自调整外拨资金；不得利用虚假票据套取资金；不得通过编造虚假合同、虚构人员名单等方式虚报劳务费和专家咨询费；不得通过虚构测试化验内容、提高测试化验支出标准等方式开支测试化验加工费.因此,为了确保科研经费开支范围与预算口径一致,财务部门依据预算对科研经费的使用应进行严格审核,不仅要审核合同以及票据的真假,更要进一步审核费用内容的真实性以及是否在预算范围内,超出预算范围的支出不予报销.各项经费的开支必须符合科研经费使用的办法,如科研经费购买设备必须有完整的设备验收入库入账手续,不得购买生产线设备以及基建设备,设备购置必须在预算内,不得开支预算外的设备购置费.
(五)建立健全科研经费管理内控制度
医院作为科研项目实施和资金管理使用的责任主体,必须切实履行在项目申请、实施、验收及资金使用各环节的管理职责,加强支撑条件服务建设,提高对科研人员的服务水平,并建立常态化的自查自纠机制,必须建立健全科研经费管理的内部控制制度,包括科研经费管理办法、间接费用管理办法、预算调整审批程序、财务报销审批制度、票据管理、预算执行对账、内部审计监管制度等.
科研经费的财务管理是科研管理的重要组成部分,而纵向科研经费的财务管理在医院科研经费管理中又具有代表性和标杆性的作用.随着我国财政科技投入的快速增长,医院获得的纵向科研经费也在逐年增加,同时科研经费管理方面的问题也不断显现出来.作为医院的财务工作者,为了更好地发挥科研经费的使用效益,我们应该不断学习专业知识和现代管理办法,探索科研项目经费管理的新办法和新途径,加强事前、事中、事后的财务管理和监督,促进科研经费管理的科学化、规范化发展,以提高科研管理工作水平和效率,确保科研工作顺利开展,使科研工作能真正有所成果.
（作者单位为重庆医科大学附属儿童医院财务处）
[作者简介：付敏,女,硕士,2011年毕业于中南财经政法大学会计学院.]