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【摘 要 】科研经费已成为高校的重要资金来源,国家对高校科研经费的管理越来越重视,审计越来越严格.文章对高校科研经费财务管理过程中出现的问题进行了探讨,并提出了相应的对策,旨在通过探索科研经费财务管理的新途径促进高校科研工作的健康发展.
【关 键 词 】高校；科研经费；财务管理
随着我国科教兴国战略的实施,高校作为科学研究的重要力量,越来越多地参与到各个领域的科学研究活动中,所承担的科研项目和筹措的科研经费均大幅增长.国家对高校科研经费的管理提出了更高要求,从近年来审计、检查的情况看,高校科研经费的财务管理中还存在一些问题.加强高校科研经费财务管理,既是高校的职责所在,也能切实提高科研经费的管理水平和使用效益.
一、目前高校科研经费财务管理中存在的问题
(一)对科研经费财务管理的重视不足
许多人认为,科研项目的主要管理部门是学校的科技处,财务处在审核科研项目立项申请的预算书时,大多是走过场盖章,没有认真加以研究,不能提出指导性意见.还有许多人认为,科研经费是科研人员自己争取来的经费,经费的所有权属于项目组,经费如何使用由项目负责人签字决定,在财务管理上不必像对待财政拨款等来源的维持学校发展的人员经费、公用经费等一样过于严格.在这种想法的影响下,科研人员觉得经费支出不应由学校过多干涉,财务人员在审核科研经费的报销时,往往也只关注的真伪、签字是否齐全,而对科研经费支出结构的合理性等不甚关注,监督不够.
(二)科研经费的财务管理缺乏专门制度
目前大多数高校都有适合自己学校的财务报销制度、科研经费管理办法,但很少有专门针对科研经费的财务管理规定.有财务经验的科研人员对学校相关的规章制度比较了解还好,不常接触财务的科研人员在办理财务事项时会遇到问题,有的对横向、纵向类科研经费到底能列支什么支出并不十分清楚,不同支出内容需填写哪种报销单也不是分得很明白,尤其是现在很多科研项目都是由项目组中青年教师或在校研究生来经办报销手续的,经办人员变动大,只凭口耳相传让每个来报销的人都了解财务报销规定是不现实的,难免会造成理解上的偏差.如果有专门针对科研经费的财务管理规定,对科研经费从预算、立项、入账、报销、决算、结题等方面,站在财务管理的角度进行详细规定,所有科研人员就会有据可查、有法可依,办理财务事项就会清清楚楚,提高工作效率.
(三)科研经费的财务管理方法有效性欠缺
在科研经费到达学校后,如何确定归属哪个科研项目和办理经费入账颇费周折,通常需要财务处、科技处、项目负责人之间的、邮件、当面联系,各种材料的传递也需时几个工作日,经费入账不及时,影响了项目的正常开展和财务数据的及时性.
随着国家对科研经费审计的日益加强,更要求科研经费的支出严格按照预算执行.财务处在核算监督上应该发挥更大的作用.高校财务对此都十分重视,但如何真正做到支出都按预算加以控制,由于受审核时间、人员数量和业务水平等因素限制,依靠人为力量无法有效实行.
高校科研经费增长速度很快,横向、纵向合计多数都达到每年六、七千万元,项目数量也越来越多,项目多的高校有近千个项目在运行.这么多的项目和经费,当审计需要查看、复制会计凭证时,财务处的工作量可想而知.目前,复制凭证的方式主要还是复印,需要耗费大量的时间和人力,不便于保存,所以有时对一个项目的分次审计需要每次重复复印相同凭证.财务处在做好科研凭证的制作、保管和使用的前提下,也要考虑提高科学性和有效性.
二、完善科研经费财务管理的对策
(一)加强对科研经费财务管理重要性的认识
科研经费已成为高校的重要资金来源,如何做好对科研经费的财务管理,关系到学校科研经费的有效使用和科研水平的不断提高.通过组织业务学习等方法,让全校科研人员和包括财务处在内的职能部门管理人员认识到加强科研经费财务管理的重要性,在思想上统一认识.在审核项目预算时,要按照项目预算的编制要求,最大限度地用足政策,在合理性和可行性上给项目负责人提供建设性指导,而不是应付了事,使预算的财务审核流于形式.在审核科研经费支出时,不只是简单地履行财务报账手续,更要关注项目经费支出的结构是否合理,执行进度是否与预算要求一致,发现不妥要及时提醒项目负责人加以改进,从而起到财务管理对促进科研经费合规有效使用的积极作用.
(二)完善科研经费财务管理制度
由于高校科研人员都是科研教学双肩挑,精力主要用于忙工作,没有时间认真了解学校财务管理的诸多规定.因此,有必要结合高校科研经费类别、规模、支出的实际情况,对现有涉及到科研经费项目管理、大额资金报销规定、差旅费报销规定等进行整合,制定专门针对科研经费的财务管理规定,从预算、立项、入账、报销、决算、结题等方面,规范科研经费的财务管理.这样,科研人员到财务处办理预算审核、经费入账、支出报销、经费转拨等财务事项时,只需对照科研经费的财务管理规定一个文件,就可以找到关于办理程序、所需表格、提供材料的明确说明,避免走弯路,也更能体现出财务管理的效果.
(三)积极探索财务管理的新方法和新思路
对于确定到账科研经费的归属和经费入账,除了采用财务处、科技处、经费负责人之间的、邮件、当面之外,还可以尝试在校园网上开发运用信息化系统,由财务处将到账经费信息逐条公布,科技处和项目负责人都可以看到.科技处能确认归属的直接在网上填制入账单,明确项目来源、项目号、项目名称、负责人、金额、提取管理费比例等,科技处不能确定的,相关项目负责人会将有关信息在网上填制,最终由科技处审核并负责将各要素补充完整后形成入账单,财务处打印出来就可以作为经费入账凭据,这样会加快经费的入账速度,保证科研项目的及时开展.
为科学有效地控制监督科研经费严格按照预算执行,财务处在办理经费入账时,采用将到账经费按照项目负责人提供的经批复的预算,从劳务费、设备费、资源占用费、业务费、协作费、绩效支出、管理费等几大类结合到账经费占总预算的比例进行明细分类入账的方法,这就在源头上进行了经费支出的控制,以后报销时,对应明细分类列支,哪一类支出超出了预算,电脑系统就通不过,从而有效减少了科研经费使用中的超预算行为.
审计需要的凭证,可以大力推广数码拍照方式,由科研人员使用具有数码拍照功能的电子设备,在财务人员的协助下,将所需凭证逐页拍照,按照不同的科研项目设立文件夹,存在电脑中,需要时可随时提取查看,也可打印出来,比起直接在财务处复印凭证要方便很多.使用拍照方式复制凭证不仅能节省人力,节约时间,节约纸张,便于保存和重复使用凭证的电子文档,还能解决直接复印原始凭证时遇到的问题,如装订成册后的凭证过厚无法复印完整、原始凭证上的字迹较轻复印后看不清楚、复印机本身的问题复印出的纸张上带有污迹影响复印效果等.
综上所述,要解决高校科研经费财务管理中存在的问题,高校管理部门必须提高认识,更新观念,完善规章制度,用专业知识和现代管理方法不断地探索科研经费财务管理的新途径,以提高科研管理工作水平和效率,推进高校科技创新和社会科技进步.