通过自查促档案工作上新台阶

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摘 要 ：企业档案工作的自查关键在于措施的落实,领导的重视和各部门的密切配合,只有这样,档案工作才能取得成效,才能带动企业档案工作的发展,促使档案管理工作上一新台阶.

关 键 词 ：档案工作自查 措施落实 档案工作成效

我厂档案管理工作已于1992年通过广州市档案局验收合格,是档案工作达标单位.但并不是说达标验收后就不需要自查,而是通过自查,更好地开发档案工作的新路子和找出自身存在的问题或弊端,及早找出解决的办法,落实整改,理顺档案工作的各个环节,促使档案工作上了新台阶.近年来,在厂和各部门的协助、支持配合下,档案管理工作已逐步走上正轨.下面是我厂企业档案工作自查中的一些做法.

1.领导重视,机构健全

档案工作是一项基础性工作,打好档案这个基础,将有助于促进其它各项工作的发展,而其它工作的发展,反过来也推动档案工作的进步,形成一种良性循环,“把档案工作排到重要的议事日程上来”,为此,厂领导对这项工作予以十分的关注和重视.一是把企业档案管理工作列入领导议事日程.二是成立了档案管理工作领导小组,组长由厂长担任,成员有厂办、技术、生产、财务、物资等部门负责人组成,并配备了2名档案人员,5名部门档案人员,明确了分工并能发挥各自的职能作用.三是较好地解决了档案用房和设备的配置.我厂现有100多平方米的档案库房、办公场地和阅览室,做到了办公与库房分开,库房的档案排架按照十大类档案的顺序排放.做到查档整整有条,一目了然.在档案设备方面,有档案铁质柜247套,空调机4台,复印机1台,碎纸机1台,抽湿机3台以及防火、防光、防虫、防盗等防护设施.而且,秘密档案有专人专柜保管,做到了“专人、专柜、专室”三落实.只要是档案管理工作需要,领导都能千方百计地给予解决.

2.完善制度,规范管理

有健全完善的规章制度,规范档案工作者及与档案工作相关人员的行为.如果没有规范的管理规章制度,档案的收集、整理就会出现混乱.为此,按照《档案法》的实施办法,先后制定和印发了各类档案管理规范性文件及各种制度.如《档案管理制度》、《档案立卷归档制度》、《档案保密制度》、《档案借阅制度》、《档案库房管理制度》、《档案鉴定销毁制度》等.这些法规制度涉及到档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用、统计等各个环节.特别是专业档案管理制度,明确了档案管理范围、管理原则、管理方法,并纳入了各部门的档案管理体系,使各种各类的档案管理工作做到有章可循,有法可依,步入规范化管理的轨道.

我厂现有各类档案5494卷（册）.其中：文书档案1234卷,会计档案2294卷,科研产品档案180卷,基建档案150卷,设备档案187卷,声像档案1449册（盒）.同时,档案工作人员积极参加各类会议、基建工程竣工验收、设备仪器开箱等工作,及时掌握第一手资料,较好地保证了档案资料的收集齐全.档案工作人员还积极走出科室,定期到各部门收集档案资料,保持与各部门的档案人员的密切联系,增进档案人员与档案室工作人员的感情,从而使他们关心、支持档案工作.

3.推广信息化,实施文档一体化管理

文件与档案管理一体化,是科学技术发展到今天档案工作的必然趋势.为跟上时代的步伐,促进档案工作上一新台阶,我厂档案管理工作现有电脑两台,扫描仪一台、刻录机一台等信息化设备,并安装了珠海泰坦“文件档案资料综合管理系统”网络版（由于没有升级更新只有旧数据库）.利用这个软件,目前我厂“文件级档案管理”已录入2万多条,其中包括文书档案、基建档案、科技档案、会计档案、声像档案、已故人员档案等,“文件管理”录入5000多条,收文管理5901条、发文管理1500条,这样就促使了文件管理和档案管理统一成一个有机整体,进行文档一体化管理,不仅能加强档案部门对文件的超前控制,保证日后档案的质量,而且能够实现数据一次录入,多次利用,减少重复劳动,节约人力、物力、财力和时间,提高了档案工作的质量和效率.

4.热情服务,开发利用

管理档案是手段,充分发挥档案效用是目的.为了做好开发利用工作,我们编制了多种检索工具,包括案卷目录、分类目录、总目录、会计目录,声像照片等检索工具28册,查全率、查准率达到95%以上,同时我们还编写了多种编研材料,如：《产品简介》、《科技成果简介》、《荣誉证书档案目录汇编》等,为查找和利用档案提供了方便,已先后向厂领导及有关部门提供查阅2280人次,提供案卷材料988卷（册）,主要体现在：一是为企业房改工作提供凭证作用.如硫酸厂在企业房改时因找不到达道路寺右大街职工宿舍的结构图纸,马上到集团公司查找也未找到,后来到我厂档案室查到了结构图纸和房改归属等资料,为他们的房改工作提供了极为有力的依据.二是为企业的文化宣传工作发挥积极的作用.在我厂编印红云“三字经”和建立厂展览室照片展览过程中,档案室主动提供了大量的历史照片（包括各类会议、厂容厂貌、文娱活动等）、档案、建厂史料等,基本上满足了编写人员的要求,为厂照片展览和红云“三字经”的出版做出了应有的贡献.三是为企业科技建设发挥重要作用.在企业开展的“科技进步月”活动中,科研部门根据档案室编制的《荣誉证书档案目录汇编》资料,在墙报栏上详细介绍了我厂历年来的科技成果、优质产品的获奖情况,收到了良好的效果,促进了科技活动的顺利开展.

综上所述,企业档案工作的自查关键在于措施的落实,领导的重视和各部门的密切配合,只有这样,档案工作才能取得成效,才能有进一步的发展.档案工作与时代息息相关,市场经济的发展,带动了企业档案工作的发展,信息时代的到来,昭示着企业档案工作向着文档一体化和电子档案的转变.为适应档案工作的时代潮流,扭转企业档案工作的现状,我厂将加大档案工作的管理力度,利用信息化资源,促使档案管理工作上一新台阶.