企业采购与付款的内部控制制度探析

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【摘 要 】本文对企业采购与付款的内部控制制度的内容从其事前控制、事中控制和事后控制方面进行了理论分析,阐述了采购与付款的内部控制制度的作用；分析了采购与付款的内部控制制度的流程.文章通过对企业在采购与付款业务内部控制制度运用过程的实例分析,清楚表明其内部控制制度在企业整个经营过程中所表现的重要地位.通过对实例中采购与付款内控制度的分析提出了在实施采购与付款业务过程中可借鉴的方法及应该注意的问题,最终得出结论：当今社会,单纯依赖会计控制已难于应对企业面临的市场风险,内部控制制度的加强与完善对保护经济主体的完整、提高企业经济效率起着十分重要的作用.

【关键字】采购；付款；内部控制制度；内部控制制度评价

1.采购与付款的内控制度的理论阐述

现代企业制度的重要特征之一是管理科学,而要实现管理科学企业就要有一套内部控制体系.

1.1 采购与付款的内部控制制度的内容

采购与付款是企业的重要经济业务,对其实施规范化的内部控制是企业经营管理的重要内容之一.由于采购与付款过程涉及到企业内部的众多部门和人员,容易导致舞弊、低效和浪费,所以,建立一整套严格的内部控制制度,并通过规范的措施加以防范对企业尤显重要.采购业务是企业生产经营、管理活动得以顺利进行的重要保证.采购活动往往形成债务,伴随着经济利益的流出,即付款业务,采购与付款是不可分割的业务过程.

采购与付款的主要控制内容有：职责分工与授权批准、请购与审批控制、采购与验收控制、付款控制.按照业务流程的进行顺序,可以将采购与付款控制的主要内容划分为事前控制、始中控制和事后控制三个部分.

1.1.1 事前控制内容

事前控制主要包括采购预算控制、采购活动人员管理计划的制定、申请程序执行和审批控制.事前控制是对整个采购与付款业务流程的全面把握,通过有计划地展开预算、审批等工作能够促进采购与付款业务的效率和降低业务流程中潜在风险.

1.1.2 事中控制的内容

事中控制是指对实际采购过程中的部门、人员、资金、物料或劳务、业务程序等方面,按照内部控制的方法和原则开展全面的控制活动.采购活动的事中控制是本业务循环的主要内容,也是实现内部控制目标的关键.

1.1.3 事后控制

采购业务的重要内容就是款项的支付,在采购业务活动过程中会不断发生款项的支付,可以说包括在事前、事中、事后的整个阶段,但是主要的大额支付都是在事后控制阶段完成.具体的控制内容有：付款资料的审核和监督、核实付款业务的程序、对往来账户的管理、会计部门对付款业务的记录控制以及建立严格的退货、退款管理制度.通过执行严格的岗位分离制度,建立科学的业务程序.做好采购与付款业务的事后控制可以降低企业的业务风险,为企业开展大量的业务活动奠定基础.

1.2 采购与付款内部控制的流程

1.2.1 采购业务的控制流程

企业由于生产、销售的需要必然要进行物料、商品的采购.具体控制流程环节如下：对相关部门申报的预算进行分析确认需求；编制详细购买材料需求；对供应渠道进行综合评价；对采购成本和价格严格控制.

1.2.2 付款业务的控制流程

采购付款业务的控制流程是与采购业务相联系的,两者的业务流程既相互联系又有差别,主要流程如下：采购付款业务的申请流程--采购付款业务的授权审批控制流程--货款支付流程控制--付款业务的监督和监控流程--付款的会计业务控制流程.

2.采购与付款业务内部控制制度的实例

中国电影集团公司是一家大型的国有企业.2005年12月26日集团公司在怀柔杨宋镇开始建设中国电影影视基地.该基地建设投资约16亿人民币.这是一个亚洲第一,世界领先的国家重点工程,是我国电影事业标志性的建筑.基地建成后主要从事影视的拍摄、制作工作、洗印加工业务.我所在的中影房地产公司负责管理开发建设该工程.面对这样一个重点工程,采购与付款的任务非常艰巨.为了保证国有资产不受侵害,顺利完成基地的建设任务,相关人员付出了巨大的努力.集团公司的审计部、财务部、采购部认真研讨采购计划,严把采购关口,组织选派了优秀的财会、审计人员,聘请了相关技术方面专家,工程于2008年5月底竣工,8月正式投入生产.在采购与付款方面,我们采取比价管理,效益显著.

2.1 请购与审批控制

公司依据所购材料类型,建立采购申请制度,确定归口管理部门,授予相应的请购权.工程项目部根据工程需要,提出采购的类别、质量等级、规格、数量、相关标准及到货时间等,明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序.

另外,公司还结合自身特点,将《国有企业物资采购管理暂行规定》和《机电设备招投标管理办法》运用于物资采购过程,实行物资采购比价管理,公司主要采取以下办法：

2.1.1 所有采购实行招标管理.为了保证招标工作的公正、严谨、实事求是,公司成立了由各种专家学者组成的评标委员会.首先公布采购条件,由投标人竞标,然后按照公开、公正、公平、诚信的原则,选择中标者,签订购买合同.为了确保招投标工作的公正、严肃、实事求是,公司专门成立招投标小组,组织各方面专家对所需采购商品进行评比,公开进行招投标工作,体现了公开、公平、信誉、效率的原则.中影影视基地建设占地面积大工程造价高,从建筑设计到工程施工及各项物资设备的采购都按照国家招投标办法进行操作.公司委托招标公司编制招标单位的招标书 ,并向投标单位发布招标单位的招标信息,对意向投标单位进行资格审查,包括企业业绩等情况.经过上述工作后共有三家一级设计资质的设计院前来公司投标.开标那天,集团公司在招投标单位参加下公开进行,当众启封投标书.经过一系列工作后最后确定广电部设计院承担中影基地建设的设计项目,同时并对其他两家参与竞标的单位给与了适当的经济补偿.

2.1.2 采购实施报价比价管理.公司制定了严密的物资采购比价管理制度,通 过各种渠道广泛了解收集市场各种行情资料,择优采购.

采购实行报价比价管理通俗地讲就是通过“价格比较”,选择最有利的价位买进,最大限度地堵塞企业在物资和资金流动过程中的各种漏洞.报价比价的管理必须体现集中制的原则,体现严格比、反复比的特点,它同过去所说的“货比三家”有着本质上的区别.“货比三家”仅仅是一种小范围内发生的孤立的商业行为,可以一个人去完成.而比价采购却是一套完整的管理体系,它有着科学的价格机制,有规范的操作方法制度,有严格的检验监督保证.由于我们在采购时严格按照上述方法去做,使得我们较顺利的完成采购任务.在采购锅炉设备时我们通过网络,咨询及各种调查了解当前市场行情,对产品的性能、生产厂的规模等进行全面、细致、深入的了解,全方位的进行比较选择出适合基地特点的、质量优异的产品,保证了基地建设工作的顺利进行.

2.1.3 建立完善的价格管理制度.公司在采购物资时,首先在竞标工作完成后,报请集团公司办公室、财务、法律中心审核,最后由总经理、法人代表批准.当以上工作全部完成后,财务部门以物资采购的请示报批文件及物资采购合同作为之付款货款的依据.

2.2 付款控制

公司按照《管理暂行条例》、《支付结算办法》和《企业内部控制规范第1号---货币资金》的规定办理采购付款业务,编制统一的会计报告.

财务部对采购合同约定的付款条件以及采购、结算凭证、检验报告等相关凭证的真实性、完整性、合法性和规性进行严格审核.加强对大额预付账款的监控,定期对其进行追踪核查.对有疑意的预付款及时采取措施,尽量降低预付款资金的风险及可能造成的损失.

2.3 物资验收控制

公司根据实际情况,在采购与验收环节建立相应的验收与控制制度.对采购的方式、供应商选择、验收程序等作出明确规定,确保采购过程的透明化.同时建立供应商的评价制度,由工程部门、财会部门、办公室等部门对供应商进行评价、包括对所购物资的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况等情况进行综合评价,充分了解和掌握有关供应商信誉、供货能力等方面的信息,对采购价格等有关内容进行审核,并根据结果对供应商进行调整.

2.4 建立退货管理制度,及时清查往来账目

集团公司建立退货管理制度,派专人办理退货手续,及时收回退货款项.财务部门会同采购部门,及时清理各项往来款项,查明原因,立即处理.

正是因为该集团公司采取了以上措施,加强了采购和付款过程中的内部控制,才使基地建设采购成本得以降低,减少了物资采购过程中的风险,打击了损公肥私现象,并为集团公司降低采购成本近亿元.

3.实施采购与付款业务的内部控制应注意的问题

在市场经济条件下,管理决定企业的生存与发展.我们通过对采购与付款业务内部控制理论的探讨及相关实例的分析看到了实施采购与付款内部控制制度在企业经营管理中的重要地位.为了更好地做好此项工作,企业要结合自身特特点和管理要求,建立健全采购与付款内部控制制度,在这过程中我们应该注意如下问题：

3.1 根据企业自身特点制定其内控制度

企业在设计采购与付款的内部会计控制制度时,不应将采购与付款的内部会计控制的理论框架及制度设计的相关理论直接移植于企业,应结合企业自身特点,在对我国采购与付款内部会计环境的恰当分析判断以及采购与付款内部会计控制的理论框架基础之上建立起来的,并以相关法规和制度为基本依据和准绳构建适合企业自身的采购与付款的内部会计控制制度.

3.2 严格请购活动的授权审批制度

在购入商品和劳务订单的编制方面应制定一整套完备的按不同业务性质分级授权的采购制度,严格检查采购申请是否被授权人批准；是否按批准的采购单进行采购；对大宗主要原材料的采购是否均订立合同；采购职责是否与请购、批准和验收职责相分离.

3.3 严格控制采购货款的支付程序、进一步完善货款支付手续

货款的支付是采购活动的最后阶段,也是最重要的环节之一.采购部门、财务部门、库房管理部门应当认真检查每张付款凭证的手续是否齐全；特别是财务部门,应派专人对应付账款账龄进行分析以确保及时付款和进可能的取得折扣；在登记银行存款日记账和总分类账及登记应付账款明细账和总分类账时,职责、权利一定要分离并由独立于记账职责的人员定期核对应付账款明细账和卖方对账单.

3.4 实施采购物资验收制度

对所有采购的商品在入库前必须经过有关部门严格验收；验收职责一定要独立于仓库保管职责与记账职责；对购货退回的商品要立即通知财务部门和采购部门,采购部门签发退货通知单交供货单位；对于受到的货物价格、数量或质量与合同或不符的应立即采取措施直到追查清楚为止.

4.结论：

内部控制存在缺陷是导致企业经营失败并最终铤而走险、欺骗投资者和社会公众的重要原因.为此,许多国家通过立法强化企业内部控制.随着市场经济的发展和企业环境的变化,单纯依赖会计控制已难以应对企业面对的市场风险,会计控制逐步向风险控制发展.我们通过采购与付款内部控制理论问题的探讨和实际工作过程的分析,清楚的看到采购与付款业务内控制度在企业经营管理过程中的重要地位,它对保护经济主体资产的完整、保证会计资料的真实性和正确性,提高经营效率,促进经营方针的贯彻实施的确起着十分重要的作用.