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【摘 要】随着计算机技术和会计工作本身的不断发展,会计电算化在施工企业中的问题日益突出.文章就会计电算化对内部控制的重要性、作用,以及存在的问题进行了论述,并提出完善和强化会计电算化内部控制的措施,以期为施工企业提供借鉴和参考.
【关 键 词 】施工企业；会计电算化；内部控制；对策
施工企业会计电算化发展的现状会计电算化是以电子计算机的电子技术以及信息技术应用到会计事务上的体现.自从财政部1994年发布《会计电算化管理办法》以来,许多企业都逐步实施了会计电算化,取得了成效和不少经验.但是施工企业财务管理仍然存在粗放性、财会人员文化程度低等多问题.当前我国只有少部分大型施工企业实施会计电算化,采用电子计算机来代工记账和报账,这样采用会计电算化记报账也可以同时对会计信息进行分析、预测,提高了企业财务管理水平,增强了经济效益.大部分施工企业在运用电脑记算账时都比较成熟,然而对会计信息系统的使用还停留在表面上,会计电算化的发展利用水平较低.
一、施工企业会计电算化的必要性
会计电算化的逐步推广,其不仅仅能保证施工企业财务信息在汇总过程中快捷和准确性,而且还具有以下特有的重要性：
(一)防范企业经营风险
面对市场竞争环境的急速变化,以及买方市场的迅速形成,很多施工企业在经营中遇到了许多困难,其中很重要的原因是没有进行会计电算化建设.随着对会计电算化的认识程度的提高,不少建设施工企业相继建立了电算化会计信息系统,但是大多数企业对会计电算化的认识仅停留在其高效的工作效率上,而往往忽视了会计电算化对企业风险防范的作用.相信在不久的将来,会计电算化对施工企业风险防范的作用会日益凸显,人们对其的认识程度也会更高.
(二)适应国际发展趋势
在传统财务会计中,财务报表是财务报告的核心,附表、附注提供报表以外货币性信息和非货币性信息,它们是财务报表的重要补充.互联网在财务会计中的运用,使得财务数据的收集、加工、处理都可以适时进行,不仅迅捷、而且可以双向交流,财务信息的及时性得到极大的提高,甚至报表阅读者可以根据自身的需要,以财务会计的原始数据为基础,进行再加工,获得更深入的信息.
另一方面,财务报告中包含的人力资源、环境保护等信息重要性迅速提高,以附表、附注形式披露的信息不再只是会计报表的补充,以前并不重要的信息或受成本效益原则约束无法披露的信息,都必须进行充分、及时的披露.随着相关制度的完善,市场监管力度的不断提高,以及互联网络的快速普及,传统财务会计报告的结构和内容都已经发生了较大的变革.因此,加强会计电算化系统内部控制就十分必要.
(三)强化审计工作的需要
国际上近代的审计都是以系统为基础的,即审计师要对会计系统的内部控制进行审查和评价,以作为制定审计方案和决定抽查范围的依据.由于会计系统实现了电算化,手工会计系统原有的内容控制已不能适应电子数据处理的新特点,不能有效地降低电算化会计系统特有的风险.在会计电算化条件下,由于内部控制发生巨大变化,审计人员必然研究电算化系统的内部控制,掌握其审查方法.对程序控制,审计员要利用计算机辅助审计技术进行审计.对于电算化会计信息系统内部控制的弱点,审计人员要能评估其影响,并向被审单位提出改进的建议.可见,加强会计电算化系统内部控制具有十分重要的作用.
二、会计电算化对施工企业内部控制的作用
(一)丰富了内部控制形式
原手工操作下一些内部控制措施在电算化后便没有存在的必要性,或转移到计算机内进行,电算化会计除了人这个执行控制的主体外,许多内容和控制方法主要通过会计软件来实现.因此,计算机系统的内部控制也由手工条件下的单一人工控制,转为人工控制和程序控制.由于此特点,电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能,一定程度上丰富了内部控制的形式.
(二)增加了存储介质
在手工操作下,企业的经济业务发生均记录于纸张上,按会计数据处理的不同阶段分为原始凭证、记账凭证、会计账簿和会计报表.纸质原件的数据若被修改,容易辨别出修改的线索和痕迹,但是在电算化系统下,原来纸质的会计数据被直接记录在磁盘或光盘上,很容易被删除或篡改.另外,电磁介质易受损坏,所以会计信息也存在丢失或毁坏的危险.
(三)弱化了财务管理安全
随着计算机技术和网络通讯技术的发展,网络化会计信息系统的日趋普及,网络的广泛应用在很大程度上弥补了单机电算化系统的不足,使电算化会计系统的内部控制更加完善,但是也带来了新问题.目前财务软件的网络功能主要包括：远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等,实现这些功能就必须有相应的控制,从而加大了会计系统安全控制的难度.
三、施工企业会计电算化内部控制存在的主要问题
电算化会计信息系统的建立对施工企业授权与执行、审计线索、会计信息安全、内部控制方式等方面都产生了重大影响.当前施工企业会计电算化内部控制存在的问题,主要表现在以下几个方面：
(一)会计软件的安全和保密性不高
现在所有的会计软件,都存在着安全隐患.在软件的设计、开发过程中,软件公司为了使系统的功能更加强大,把大量的精力投入进了这个方面,忽略了软件的安全性.会计数据就有可能被篡改,而一旦出现问题,在没有操作记录的情况下,将无法查清原因.
(二)会计人员非法操纵或操纵失误
这是会计电算化内部控制中的主要任务,因其系统的程序、数据、文件等很轻易被仿造、复制和修改,而不会留任何痕迹,所以某些职员为了达到个人目的,利用职务之便或不按操纵规程进行非法操纵,给单位造成严重损失.
(三)缺乏专业的系统技术人员
目前,从施工企业的会计职员来看,缺乏既懂计算机知识又熟悉施工专业知识的财会人员.如有些施工企业的会计人员虽然在会计业务方面的经验丰富,但计算机专业知识却很匮乏,难以胜任用计算机处理业务的工作；计算机软件开发及维护人员对施工企业的会计知识掌握不够,因此软件设计不能满足会计系统内部控制的需求,或软件功能与会计功能相脱离. （四）未建立有效的内部控制制度
主要表现在以下几个方面：（1）观念上存在分歧.目前我国施工企业的某些高层领导认为内部会计控制就是内部资产控制和内部成本费用控制,甚至认为会计控制不过就是虚设的条条框框.（2）有些施工企业未能满足相关条件就正式使用计算机软件系统.（3）一些企业存在岗位职能混淆的状况.[4]如企业的电算化系统开发人员不应直接接触或者正式操作电算化会计系统,凭证的输入和复核人员必须由不同的人员执行,一旦系统数据被非法修改、拷贝或是系统程序控制失效,就会影响系统运行的稳定性和安全性,严重的可能会导致系统的崩溃,给企业造成不可估量的损失.
四、会计电算化环境下提高施工企业内部控制的若干建议
(一)培养新型会计电算化人才
要加强会计电算化人才的培养和相关工作人员的培训工作.具体而言,可以在企业中以财务工作人员为主体,加上工程技术人员、计算机信息技术人员、管理人员等,培养出既可以胜任企业日常财务管理工作,又能进行风险预测和重大决策分析的现代会计电算化人才.此外,还应当重视对在职财经会计工作人员的培训工作,可以进行多形式多阶段的培训,这其中主要是突出上机实际操作工作的教育和培训,从而使得工作人员对会计信息化工作的要求和具体内容有一个深刻的认识.最后,企业应该制定会计电算化方面人才的引进机制和奖励机制,开展会计信息化人才的储备工作,确保企业日常的财经会计工作的正常进行.
(二)优化会计软件功能和保障信息安全
当今多数施工企业中使用的专业会计软件尽管开始从核算型向管理型转变,但相应的功能模块并不能满足管理的需要.如果想要最大程度上实现会计电算化的优势,使其更好地为施工企业的管理服务,就需要把会计电算化归入整个管理信息系统,优化专业会计软件的功能,增添管理型功能模块,真正实现向现代化管理过渡.
会计电算化工作中,数据的安全性与保密性是内控制度的重中之重.专职系统操作员只能使用经编译并加密的程序,不能接触系统设计文件、程序流程图及源程序清单,不能兼任会计及审核工作；系统软硬件维护人员不能担任系统操作和会计工作：会计软件维护必须经过批准并在监督下执行.各岗位相关人员的职责权限和维护人员的职权是不相容的,必须分工明确,不得兼任,同时,各岗位人员要保持相对稳定.加强财务软件管理,保证软件的安全可靠,降低网络化风险.
(三)业务程序标准化,严把会计核算控制质量关
施工企业内部控制工作不能再停留于“一张嘴、一支笔”的层次上,而要按照会计电算化的需求,运用现代化的手段实现业务程序标准化,严把会计核算控制质量关.[5]会计核算控制是电算化系统内部控制中的重要内容,必须保证账务处理的正确性、规范性、真实性.从核算环节把关,保证整个系统正常运行,做到数据真实、完整和安全,业务处理合法、有效.会计核算控制是防范和化解会计核算风险的重要环节,必须引起高度重视.
(四)制定会计电算化的总体实施方案
根据会计电算化实施方案的要求（目标、计划和验收要求）,明确会计电算化的具体工作内容,进行会计电算化试点工作.通过会计电算化的试点探索,对资金投入、计算机（包括交换机、软件）配置、人员设置、财务管理模式等存在的问题加以解决和改进；对内部控制制度和会计电算化管理制度加以完善；对会计电算化软件和上机操作指导书进行不断完善,并通过试点成功后的验收对会计电算化实施经验加以总结,为企业会计电算化的全面推广做好准备；在全面推广会计电算化工作阶段,要制定详细的分阶段实施计划,切实解决人机资源配置和资金投入,根据各分公司、项目部的特点采取具体的针对性措施,做好会计电算化全面推广工作和新项目覆盖工作.