小议会计电算化信息系统的内部控制

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中图分类号:F232 文献标识:A 文章编号:1009-4202(2010)09-119-02

摘 要 对于一个企业和单位而言,其资产的安全性、会计资料的准确性以及可靠性是至关重要的.为了提高企业、单位的经营质量和效率,同事要更加贯彻执行既定的规则和管理方式,所以我们必须要在组织内采用一定的制度和来确保以上的可行性,于是,内部控制就显得尤为重要.本文主要对会计电算化的内部控制进行了分析,对其中可能遇到的问题做出了剖析,并提出了应对方案.

关 键 词 会计电算化 特点 问题 解决方式

一、传统手工会计与电算会计的差异

在传统的手工会计时代中,企业单位的经济业务都是登陆在纸张上面,具体来说,根据会计数据处理过程的不同有原始凭证、记账凭证、会计账簿、会计报表这四种.但是由于纸张存在着最大的局限性:原件数据容易遗失或者被修改.

随着科技的进一步发展,计算机在我们的日常生活中起到越来越重要的地位,会计也正向着电算化发展.随之产生、应用的财务软件不断增加,系统日趋完善.电算化会计系统的建立,加速了会计数据处理的速度,保证了在会计核算中的准确性和可靠性,同时也能够极大的降低了因为人工操作而产生的一些失误和差错.

第一,数据处理方式不同.会计电算化从原始凭单中获取会计的原始数据,然后对原始数据进行标准化处理,需要经过选择、登录和校验等步骤,避免同一数据的重复输入,要求做到数据一次输入,多方使用.数据处理过程由程序管理,无需人工干预.数据用文件的形式保存,记账凭证、账簿、会计报表以及其他会计资料均以文件形式组织存放在计算机内.文件的组织也不一定按凭证、日记账、明细账、总账等分别设置,甚至有的会计电算化只设置一个凭证文件,根本不存在机内账簿文件.查账时只是把筛选出的数据显示在屏幕上.

第二,数据处理流程不同.会计电算化在数据处理过程中,将原始数据从人们可以识别的形式转换为计算机可以识别的形式,这种转换处理是在程序控制下由计算机自动完成 的.记账凭证数据的审核既有人工审核,又有计算机的自动校验检查.如果计算机内只 设置记账凭证文件而不设账簿文件,那么凭证审核后的登账过程,就只是在凭证文件中对已登记入账的记账凭证数据加上特别的标识以区别于未登记人账的凭证数据.系统采用的核算形式则需要根据文件的组织设置形式来确定.

第三,系统的内部控制不同.会计电算化的内部控制,随着数据处理方式和数据处理流 程的变化而与手工会计系统的控制不同,不仅控制的内容更广泛,而且要求更严格.人工会计系统一般从三套账册的相互核对,通过账证相符、账账相符、账实相符的内部控制方式保证数据的正确,而会计电算化系统则有人员管理、口令控制、权限设置、权限分配等一系列内部控制手段以及内部管理制度来实现.

第四,系统与环境相适应的特点不同.会计电算化处在企业及社会经济环境中,会计数据处理既要适应内部的需要,又要与外部环境相协调,比之手工会计系统,它更具适应外部环境变化的应变能力.

二、会计电算化在企业中的作用

从会计发展的历史来说,会计电算化的出现和发展是一次重大的变革,在纷繁复杂的市场经济环境中,其意义不仅仅在于节省了人力和时间,而且在转换企业经营机制、增强企业竞争能力、提高企业经营管理水平等方面都具有重要作用.具体表现在以下几个方面:

首先,提高了会计核算的水平和质量.会计电算化的首要目标是实现会计核算工作的电算化.会计电算化系统极大的提高了会计核算工作的水平和质量.

其次,提高了企业现代化经营管理水平.实现会计核算电算化是会计电算化的基础,全面提高企业现代化管理水平则是会计电算化的主要目的.

再次,推动了会计技术、方法、理论创新和观念更新,促进了会计工作的进一步发展.

三、会计电算中可能出现的问题

在实际运用中,会计电算化不同于传统的手工操作,由于计算机本身的特性,所以加强计算机会计信息系统的内部控制就显得尤为重要.随之而来的是我们需要面临诸多的新问题:

(一)重复错误

在手工会计时代,数据往往是分散的,由多人统一协调完成.如果一旦有问题发生,很容易就在其中的差错环节予以补救和更正.所以从某种情况来说,重复错误在手工会计时代是基本不存在的.而当会计电算化运用之后,由于每个环节都是由计算机整合成计算数据而成,其特征是线性化、统一化.所以一旦计算机在运算的过程中出现错误,就会导致多个文件、账簿发生数据紊乱,如果是会计电算系统本身存在问题,那么将计算机就会重复执行相同的错误,我们在对其进行解析时也会浪费诸多的时间.

(二)安全脆弱

在会计电算系统中,所有得出的数据计算结果都是以“0、1”组成的数字代码在计算机上呈现,在传统手工会计中,这种结果可以是通过纸质的媒体予以呈现,而会计电算数据只能存储在光盘、磁盘、等介质中,一旦这些介质受到人为、非人为的破坏,譬如恶性偷盗、受潮、火灾等,将会损失殆尽.另外,数据一旦被通晓计算机运用者加以浏览、篡改,将会带来极大的灾害.

(三)技术较高

第一,尽管计算机的高速运动性和精密性为我们带来了极大的方便,但是计算机系统本身就是高精尖的表现,很多人在进行操作的时候往往不了解计算机的特性和会计电算系统的特性,从而进行非法操作,导致计算机出现运算错误甚至系统崩溃.第二,如果操作人员在运算输入时发生错误,那么运算将会无一正确.第三,计算机是会计电算系统的载体,一旦离开了程序,性能再优秀的计算机也无济于事.所以会计电算系统本身的程序就显得尤为重要,如果任何人都能接近电算系统进行操作、甚至修改程序,将是会计电算系统最大的隐患.在历史上,不论是国内还是国外,操作人员利用工作之便篡改系统程序达到个人利益的例子屡见不鲜.

四、完善企业会计电算化内部控制的方法

内部控制制度是会计电算化信息真实可靠的有力保证.如果忽视制度建设,可能造成不可估且的损失,同时,造成的危害也是在手工方式下无法想象的.内部控制制度的落实力度不够,将可能造成系统瘫痪、数据丢失、篡改数据等严重的后果,产生无法挽回的损失.在实际工作中,有些单位的领导与财务人员没有充分认识到制度建设的必要性和重要性,认为制度建设是摆设,根本就没有建立有关的会计电算化制度,或者是照搬其他单位的,从来就没有考虑到自己单位的实际情况以及忽视制度建设所带来的严重后果.因此,完善企业会计电算化内部控制是刻不容缓的事情,是建立现代企业制度的内在要求,也是提升企业竞争力的重要途径.

(一)加强电算化程序操作控制

为了保证财务信息处理质最,必须减少差错和事故的产生,要制定必要的上机规定和操作程序,这是操作控制制度化的具体表现.上机规定主要是对计算机机房内工作所作的一般性规定,操作程序是对计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求.包括各种操作命令、设备的使用说明、病毒防治、的攻击以及非常情况处理等等.具体包括:1.无关及外来人员不能随意操作带有会计电算化软件的计算机,2.财务人员要根据严格审批、完整真实的原始凭证录入数据,对输入的数据有疑问,应及时核对,不得擅自修改,输入有误,须按系统提供的功能加以改正,如负数应冲正凭证或编制补充登记凭证加以改正,3.对外不得擅自提供任何数据和资料,4.不准使用外来的存储介质,如软盘、U盘、移动硬盘等,以防病毒的侵害和的攻击,5.开机后,不得擅自离开工作现场,如有要离开时,需将计算机引入休眠状态,再次进入时,需提供用户或口令,以防他人非法使用计算机,窃取资料和数据,6.做好日常数据和资料的备份,以防数据丢失,同时将损失减少到最低.只有加强内部控制才能减少错误的发生,才能从根本上保证会计信息的真实、可靠和完整.

(二)要加强系统安全控制

安全控制是非常重要的,因为它是计算机系统运行的外部环境,主要包括人员安全、硬件安全和软件安全.人员安全是指操作人员的权限限制、控制、操作日志记录、以及禁止非电脑操作人员接触电脑等,硬件安全是指电脑本身及其附属设备的安全性,比如电脑硬盘的生命周期、单独的安全供电系统、保护性设备的配备,软件安全指财务软件本身的安全性,以及对抗病毒、攻击的能力,包括数据保密、访问控制、身份认证和识别、入侵检测以及网络防火墙等等.因此要加强系统安全控制,保证计算机系统运行安全.

(三)要加强内部审计工作

内部审计既是企业自我监控、自我发展和完善的手段,同时也是强化内部会计监督的制度.在会计电算化和网络化的时代,由于“人机”这种特殊的表现形态,内部审计工作将更加严格和重要.具体包括:1.定期和不定期的对会计资料进行审计,确保电算化下会计处理的正确性,正确执行《会计法》及相关的法律法规,保证审核费用符合公司的内部控制制度,做到凭证附件的合法、完整,2对计算机内数据与纸质数据一致性进行检查,对不妥或错误的账表进行相应的更正和调整,3监督检查数据保存方式的安全,防止人为篡改历史数据.

五、结语

随着电子计算机和网络等信息技术的发展,会计电算化已非常普遍,随之而来的新问题和新课题也将增多,同时新的会计理论和方法也将不断出现,使得会计电算化得到不断的完善和发展,也使得内部控制制度不断调整、改善,真正做到财务数据的可靠性、真实性和完整性,以提升企业的经济效益和竞争力.

会计电算化是行业的主流和今后的发展趋势,我们只有掌握好了其原理,加强对计算机会计信息系统控制的了解,才能将企业、单位的会计信息系统控制工作做到更好,以此来保证企业的整体良好的运行发展.