加强会计电算化制度下的内部控制

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[摘 要 ]：内部控制是保证会计信息的真实性、合法性,提高管理水平的一项有效措施.实现会计电算化后,由于会计信息处理方式发生了改变,致使传统的内部控制方法面临挑战.本文根据会计电算化对内部控制的影响及会计电算化系统下内部控制面临的问题,提出了加强会计电算化条件下内部控制的建议,旨在更好为企业发展服务.

[关 键 词 ]：会计电算化；内部控制；加强

随着信息技术日益成为人们工作、生活中须臾不可或缺的工具,会计信息技术也得到了前所未有的发展.会计信息处理从手工过程过渡到了电算化处理过程.经过改革开放后几十年的发展,会计行业对电算化的理论与实践都提出了更高的要求,会计电算化使传统的会计系统、会计组织机构、会计核算及内部控制制度发生了很大的改变,其中对内部控制制度的影响尤为明显.

一、会计电算化对内部控制的影响

1.内部控制制度更加重要

在手工会计时代,内部控制是通过凭证传递程序,规定每个工作点完成的任务,并在传递过程中选择控制点,使日常处理业务的各个工作点来相互校验、核对.另外,还通过账账、账证、账实的核对来达到内部控制的目的.在实现会计电算化后,由于账务处理程序和会计组织体制都发生了变化,除原始数据的收集、审核、编码仍由会计人员来操作外,其余的处理都由计算机负责.显然,原来的内部控制方式部分被计算机所替代,由单一的人工转为人机共同控制.由于对于信息化后的内部控制要求更高,因此,必须加强实现会计电算化后的内部控制.

2.控制方式发生改变

会计电算化条件下, 内部控制的控制方式发生改变, 由单一制度控制转为程序控制和制度控制.手工会计系统中, 内部控制的方式主要是人员的内部牵制制度.电算化会计系统下会计和财务的业务处理方法和处理程序发生了很大变化, 会计凭证和报表的生成方式、会计信息储存方式和储存媒介也发生了很大变化.因此,会计电算化系统下的内部控制重点由对人控制为主转变为对人机控制并重.

会计电算化要求内部控制信息化,内部控制信息化是指根据内部控制规范要求,将企业生产经营各个环节的流程、关键控制点等固化在信息系统中,促进各单位内部控制规范制度的设计与运行更加有效.同时要求企业按照内部控制要素和统一规范化格式,编制内部控制评价报告,提供给投资者等报告使用者分析判断企业的可持续发展能力,从而做出相关决策.

二、会计电算化系统下内部控制面对的问题

1.系统的设计和使用不当

首先,目前在我国好多会计电算化的开发和使用脱节,在这之间缺少必要的沟通与协作,使得开发出来的电算化系统存在诸多问题,不仅不能反映企业的实际情况,还会对企业的账务处理造成一定的影响.其次,随着电算化水平的提高和系统功能的强大,对计算机专业知识水平和操作能力的要求越来越来高,在岗的财务人员虽然经过一系列计算机和电算化的培训,但和实际操作水平还是有一定差距,这在一定程度上也限制了ERP的推广和应用.

2.会计人员因主观原因或技术因素造成非法操作或操作失误

这是会计电算化内部控制中的主要任务,因其系统的程序、数据、文件等很容易被仿造、复制和修改,而不会留任何痕迹,所以某些人员为了达到个人目的,利用职务之便或不按操作规程进行非法操作,如通过冒名顶替、等手段来非法改动、销毁会计资料,给单位造成严重损失.同时,由于单位的业务人员素质不高、操作制度不规范等原因,也会造成很大风险.因会计电算化的核算是高效自动的,只要一个环节出现错误,就会引发其他环节一系列的错误.

3.会计资料的备份和保管不及时、不规范,导致财务数据丢失.

在会计电算化法规中明确规定,单位应坚持每天双重备份,但在实际工作中,有的单位并没有真正落实,也没有及时打印并按规定保管凭证和账簿,致使电脑一旦出现故障或磁性介质损坏时,部分会计资料就会丢失,造成无法挽回的后果.

4.会计软件的安全性及保密性问题

现有的软件系统在设计、开发阶段普遍存在重功能轻安全的现象,以至软件投入运行后存在着安全隐患,如数据库呈开放状态、易于打开等.电脑的系统数据和会计信息资料有面临被不留痕迹的浏览、修改的风险,而现在许多单位缺乏操作的记录功能,出现问题后不便于追究责任.

5.对计算机系统的过度依赖

实行会计电算化后,所有的会计数据和处理程序都保存在计算机中.一旦计算机由于某种原因而无法运行,如突然停电、病毒发作等都会造成数据丢失；若使用的是网络系统,还会因网络设备出现故障或网络通讯出现问题而使会计工作陷入瘫痪.因此计算机硬件和软件对会计数据的安全性起着十分重要的作用.

三、加强会计电算化条件下的内部控制

1.加强系统程序操作控制和系统文件安全管理控制

为了保证系统会计数据不被随意操作,就要加强系统操作和安全管理控制.从内容上来看,一般包括以下几项：设置操作权限,制定上机守则,禁止非操作人员操作；制定内部操作规程,严禁违规操作,如预防原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而输入计算机的措施,预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等未经核对而登记机内账簿的措施；数据存储和处理相隔离；建立必要的上机操作记录制度,形成上机日志；健全并严格执行防范病毒管理制度等.另外,系统文件由专人负责保管,使用和修改必须经过有关领导审批,与系统无关人员不得接触系统文件,从源头上控制会计数据信息的被操作.在系统开发阶段,要设置对系统操作痕迹留有记录的功能,特别是对已入账的凭证,系统只能提供留有痕迹的更改功能,对已结账的凭证与账簿以及机内账簿生成的报表数据,系统不能提供更改功能等.

2.加强会计人员职业道德素质的培养

制度重要性的宣传力度,提高员工尤其是管理人员的熟悉,注重会计人员职业道德素质的培养.通过法律做引导, 督促企业健全内部控制制度,提高管理水平,当前应加强《会计法》、《内部会计控制规范》等法律法规的宣传力度,提高全社会、各行各业尤其是管理当局对内部会计控制制度重要性的熟悉.注重会计人员职业道德素质的培养.职业道德教育还要和岗位责任制考核结合起来, 定期考评,将评估结果存入技术档案,作为晋升专业职务条件之一,以使会计人员自觉用职业道德约束自己.

3.建立健全的会计档案管理制度

由于计算机具有的特征, 制定完善的会计档案管理制度来实现系统内各类会计资料的存储.要保管好存储会计数据的介质.所有会计资料必须有会计主管和系统管理员的签字才能存档； 建立健全会计档案管理制度.内部审计是保障内部控制的重要手段.这就要求企业内部必须建立一个不依附任何职能部门的,相对独立的内部审计机构,受公司最高层直接领导,独立行使审计监督权.通过内部审计,更清楚了解内部控制办法是否能够保证为单位提供真实可行的财务信息.

4.加强内部审计制度

内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排.在电算化系统运行过程中,审计人员对会计业务处理等工作的评价和检验,有利于检测财务软件的可靠性,发现各种内控制度在执行中存在的问题,提出解决问题的建议,有利于提高会计核算质量和管理水平.同时企业也可以考虑定期聘请中介机构,进行内部会计控制制度的专项审计,借助外部中介机构的力量以更好地查漏补缺.

5.降低对计算机系统的过度依赖

由于实行电算化后,所有的数据都保存在计算机系统内,当计算机断电、发生故障、收到病毒侵入等各种原因而无法正常运行时,会计工作就无法正常进行,介于这种原因,在加强安全性的同时还应该降低对计算机的过度依赖,做好数据备份工作,确保会计工作安全、连续、有效的运行.

综上所述：随着生产力的发展和科学技术的进步,企业应顺应会计电算化的发展潮流,建立和完善企业的内部控制制度,这样才能充分发挥会计电算化的高效性及精准性,确保企业财产的安全,为企业经营决策提供有效的信息,创造更高的经济效益.任何事物都要顺应时代的发展,会计电算化作为一种比较先进的会计事物工作模式,同样需要顺应时展,在实践中不断改进完善,更好的为企业发展服务.