会计电算化系统下的内部控制

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[摘 要 ] 随着IT技术特别是以Inter为代表的网络技术的发展和运用,企业在建立了电算化会计系统后,会计核算和会计管理的环境发生了很大的变化.电算化会计信息系统环境下的内部控制是内部会计控制的特殊形式,也是内部控制深层次的发展,这些变革无疑给企业带来了巨大的效益,但同时也给内部控制带来了新的挑战.本文通过对会计电算化内部控制情况进行分析,提出相关加强和完善相关内部控制的措施.

[关 键 词 ] 会计电算化系统内部控制

一、会计电算化内部控制的基本情况

会计电算化工作是应用企业财务会计原理和成本与管理会计方法以及计算机技术,对传统手工会计的处理方法、流程及对会计数据的收集、存储、处理、传输和报告方式进行改造而建立起来的电算化会计信息系统.这个系统分为会计数据处理系统、会计管理信息系统、会计决策支持系统.电算化会计信息系统的内部控制是内部控制的特殊形式,也是内部控制深层次的发展,内部控制的目的没有发生变化,但在控制重点,控制实施的条件、控制的方法、范围方面与手工系统均存在较大的差异,对原有内部控制制度造成极大冲击,使其在新的环境下显得落后于形势.电算化会计处理系统对内部控制存在如下影响:

1.电算化处理系统对会计人员的影响

企业使用会计电算化处理系统后,企业的会计部门的组成人员不仅有原来的财务、会计专业人员,还增加了计算机数据处理系统的管理人员和计算机专家.会计部门不仅要通过计算机完成基本的会计业务,还要利用计算机完成以前没有或由其他部门完成的业务活动,如销售预测,人员规划等.不仅如此,实行会计电算化后,会计人员的职能划分发生了巨大的变化,业务处理全部都是以电算化系统为主,电算化功能的高度集中,导致了职责的集中,因此如果不根据电算化会计处理系统的特殊要求进行内部控制就会使某些工作人员直接对使用中的程序和数据库进行个性操纵处理,加大出现错误和舞弊的风险.

2.电算化处理系统对会计资料储存介质的影响

在手工会计处理方法下,反映会计和财务处理过程的各种原始凭证、记账凭证、汇总表、分配表、工作底稿等会计基本资料都是以纸质的形式保存.而在电算化处理系统中会计资料以电子数据的形式直接存储在电脑磁盘或光盘上.因此,在电算化环境下通过计算机舞弊和犯罪的可能性更大,对内部控制的计算技术和手段要求更高.

3.电算化处理系统对会计档案保管的影响

会计电算化的载体是会计软件,如果软件在安装或操作过程中出现了问题将会导致非常大的损失.因此,会计电算化对会计档案管理形式提出了更高的要求.不仅要保管好纸质会计核算资料,还要保管好以磁性介质方式存储的各种会计资料.

4.电算化处理系统对控制舞弊、犯罪的影响

由于存储在计算机上的磁性介质数据很容易被篡改,有时甚至能不留痕迹的篡改,数据库技术的提高使数据高度集中,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,因此计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性.随着网络的迅猛发展以及网络在财务中的应用,会计系统对企业经济活动反映的正确性可靠性提出了更高的要求.

二、加强和完善会计电算化条件下的内部控制

1.提高风险意识

会计电算化是会计发展的必然趋势.与手工会计系统相比,电算化会计信息系统具有明显的优越性,但是电算化系统有不同于手工会计系统的特点及其风险,必须建立更加严密的、系统的内部控制制度.企业各级领导和财会部门、信息部门人员都应对会计信息化树立正确的思想认识,营造风险防范从我做起的氛围.目前,社会上计算机犯罪行为的增加,使我们更加清醒地认识到加强电算化会计信息系统内部控制的重要性.强化系统的内部控制,既是预防电脑犯罪的重要措施,也是减少差错的有效保障.

2.加强人员职能和会计人员业务素质的控制

由于会计电算化知识与功能的相对集中,我们必须制定相应的组织和管理控制,明确职责分工,加强组织控制.会计电算化中,为了控制操作人员职能,还可根据系统支持的不同软件进行职能分工,从而起到各个部门权利相互制约、相互平衡的作用,进而体现各部门间相互牵制和相互监督的作用.此外必须要加强人才培训的力度来不断提高会计人员计算机业务素质.企业应立足于国际水准,培养或聘用一批高级技术人才,推动企业尽快建立高效的会计信息系统.

3.加强程序控制

该项控制是针对会计电算化提出的新要求之一.为了保证信息处理质量,减少产生差错和事故的概率,应制定上机守则与操作规程的办法,这是操作控制制度化的具体体现.上机守则主要是对电脑机房内工作 所做的一般性规定,操作规程则是提出了计算机业务处理过程的具体操作步骤和具体要求.当然,这些制度并不是一成不变的,还必须随着公司经营的变化而不断修改完善,只有通过完备详尽的制度才能减少错误的发生,从源头上确保会计信息的真实性和可靠性.

4.加强档案管理的控制

为了更有效地做好电算化会计档案管理工作,我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集、保存、利用等方面的工作.

5.加强会计信息系统的安全性控制

该项控制是为了保证计算机系统的运行安全,避免由于外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患.它主要包括：接触控制环境保护贺安全控制.接触控制是防止未经授权的人擅自动用系统的各种资源,以保证各项资源的正确性.

随着计算机信息技术的不断成熟与完善,电算化会计信息系统的内部控制体系将发生深刻的变化.只有清楚地意识到这些变化,建立完善的内部控制制度,才能适应现代企业制度建设和经济全球化对会计核算的新要求,建立完备的、崭新的会计体系.

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