在企业电算化环境下的内部控制

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【文章摘 要 】

随着我国经济的快速发展,科学技术的进步,会计电算化技术日趋成熟,越来越多的企业都摆脱了原来的手工记账,代之以方便操作、计算精准的电算化会计核算软件技术,本文就如何在新的会计环境下建立一套行之有效的内部控制制度进行了简单的分析和探讨.

【关 键 词 】

会计电算化；内部控制

1.实行电算化会计后,企业内部控制环境的变化

传统的手工记账环境下,严格遵照不相容岗位的分离制度,职责分工不同.而在电算化会计核算环境下,由于功能和知识度集中,导致职责的集中,原手工操作下不宜合并的岗位,采用电算化后可以合并,会计人员大大减少,致使这些原则的重要程度下降.同时,大量的基础会计人员,普遍存在对于电算化核算软件的了解不深,操作能力不够,使得会计核算软件的许多功能无法得到充分的应用,包括会计软件的二次开发无法实现,软件功能浪费的现象.再次,因为职责分工的不明确,组织机构和岗位之间的相互制约、相互监督和相互控制机制不够重视,这使得利用计算机的舞弊现象时有发生.

会计电算化之后,财务数据可以利用导出等功能在网络环境下实现传递、共享,会计信息系统的数据处理突破了原有的封闭式的系统环境.企业的内部控制也不再局限于企业的内部,而是扩展到企业与企业之间、企业与客户之间、企业与国家之间.利用互联网的优势可以实现内部控制的宏观化,扩大企业的内部控制范围,会计信息的网上实时处理成为可能.

2.实行会计电算化后,企业内部控制所面临的问题

首先,原有传统的会计核算,更多的是采用纸张来记录原始数据,这些数据一旦被修改,很容易通过涂改痕迹识别.但在会计电算化环境下,数据通过录入人员输入到系统后,一旦通过技术手段更改,往往不留痕迹,给一些不法之徒提供了机会,比如通过伪造或修改客户、银行的凭证,制造虚假交易记录,进而达到侵吞国有资产等目的.

其次,在会计电算化核算条件下,对内控岗位的设置的要求不明确.许多企业在岗位设置时对不相容职务的分离考虑不周全.因此企业在运行会计电算化系统时,应对原有的组织机构,按电算化系统中的岗位设置必须进行适当的调整并明确各岗位职责,以适应计算机会计系统的要求.同时,采用会计电算化软件,对原始凭证的归集要求不能改变,必须做到账实相符.

再次,实行会计电算化核算,财务数据信息都以非实物状态存在于磁质界面或者网络服务器,为避免攻击,必须严格加以安全防范,提高安全防范的标准.同时,有的财务软件操作系统,权限设置不明确,可能存在越权操作,增加了内控风险.

最后,会计档案保管制度不健全.第一是对电算化档案重要性的认识不到位,造成档案管理内容不全；第二是会计档案没有严格执行分人分地保管,存在较大的隐患；第三是数据备份存在偏差.虽然对数据进行备份,但不能坚持定期备份.目前,大型集团公司多采用的是网络会计核算系统,数据多储存在大型的数据服务器上,如果出现计算机故障就可能导致数据的丢失,因此对硬件要求很高.一旦对数据没有定期检查,没有针对突发问题采取补救措施的能力,可能造成巨大及难以预计的损失.

3.针对上述可能存在的问题,对会计电算化环境下内控建设的一点建议

其一,面对会计电算化核算中存在的诸多不利影响,首先就要提高会计人员的专业素质,特别是针对财务核算软件的操作规范,制定严格的制单-审核-记账的权限设置,以及网络付款的审批流程,把控不同程序模块的风险防范关,堵住各种可能出现的系统漏洞,保护数据的安全、完整.同时,在对各类数据的输入过程中,务必责权分离,严格执行授权审批制度,防止未经授权的人员擅自动用系统各种资源.继续遵守不相容岗位相分离的制度,定期进行岗位轮换,以便及时发现错误.同时,企业应树立员工主人翁的意识,激发员工对工作的热情和积极性.对各个岗位的性质和业务范围进行分析,保证各个岗位人员权利和义务相适应.及时打印各种凭证及账簿,归类存档,交由专人负责保管.

其二,加强企业内部控制审计监督,会计核算软件开发过程中,需要审计监督的作用,审查系统内数据与书面资料是否一致,同时审查数据保存方式的安全性、合法性,避免非法修改原始数据.为审计人员设置一定的查阅权限,定期组织审计部门展开专项审计工作,比如对收入确认、成本归集、费用报销类审查账实是否相符.特别是对长账龄的债权债务定期清查,有无出现虚假入账或者款项已结没有入账的现象,落实责任单位和责任人,出具对专项内部审计的报告,上报公司总经理及董事会.审计监督还体现在对会计核算系统岗位的权限设置上,编制相关的操作流程或规范,审查实际操作中有无执行.

其三,保证电子数据的安全.大中小型企业的会计核算电子数据一般都保存在计算机硬盘或其他磁质界面上,特别是集团公司的会计核算数据,时间跨度大,横向和纵向的数据都很庞大,因此要求企业在经济条件允许的情况下,配备性能优质的计算机硬件设备,同时购买正规的财务核算软件,定期进行系统维护和升级,安装安全防护软件系统.目前大型公司,特别是上市公司的会计核算系统,不仅仅是单一的财务核算,往往与业务部门互相渗透,数据在某一领域往往是实现共享的,这就更加要求数据的安全防护级别更高,防止和不法分子的恶意攻击,避免数据被窃取和商业机密的泄露.

其四,电子信息档案的管理,实现制度化和规范化.会计档案管理人员要养成备份的习惯,并对不同期间的数据备份分类标号,便于管理与查找.对于已经备份的数据,也要定期进行检查与拷贝.年终要对所有电子档案进行归类整理,分门别类的标注日期、目录编号,并整理成固定的目录格式,方便借阅.借阅时,务必提供有效的借阅证明.最后应定期的采用等距抽样或随机抽样的方式,对会计电子档案进行检测,以便及时做好数据维护工作.

经济的发展,势必导致信息技术的进步,会计电算化是大势所趋,因此,对传统会计与财务管理带来革命性的变化也是必然.在利用现代化的管理工具的同时,建立高效、有序的内控机制,保证会计数据的准确、安全,提高财务管理的效率,促进会计电算化向更深层次更高水平发展,更好的为提高现代化企业的管理水平和快速发展服务.

【参考文献】

[1]张瑞君,网络环境下会计实时控制[M].北京：中国人民大学出版社,2004.

[2]王棣华,杜晋贤.浅析会计信息化与企业内部控制[J].会计之友（上旬刊）,2008