会计信息化环境下的内部控制建设

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摘 要 ：随着我国会计电算化事业的迅猛发展,越来越多的企业实现了会计信息化,这对企业传统的会计工作手段、流程、人员分工、控制手段等方面产生了重大影响.因此重新构建会计信息化环境下的内部管理制度,是适应新形势下会计工作的需要.

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一、会计信息化环境下内部控制的特点

会计信息化对企业授权与执行、审计线索、会计信息安全、内部控制方式等方面都产生了重大影响.改变了企业传统的会计工作流程、人员分工、核算方法和信息的形式,会计人员核算的工作量减轻,信息的收集、加工处理显得更加准确、及时,会计信息系统与企业的管理信息系统更加集成和融合.会计人员更多地参与企业的经营管理活动.在这种信息化环境下.企业的会计控制制度呈现出以下特点：

(一)会计信息化环境下数据的集中处理使会计工作组织发生了质的变化

在传统会计的组织方式下.企业的会计部门按经济业务的性质分为不同的职能中心或工作岗位,构成一个内部牵制网,很少出现错漏或舞弊的行为.这种职能的分割与人员的分工形成了会计组织控制.而会计信息系统是按照计算机数据处理程序来进行记账、算账和报账,数据的处理全部由电子计算机自动完成.会计数据处理方式由手工转为计算机集中处理.这种数据处理的集中性使传统的组织控制功能减弱.与此相适应.会计部门常常划分成数据收集组、凭证编审组、数据处理组(包括数据输入、处理、输出)、财务管理组、系统维护组等.

(二)会计信息化环境下内部控制的范围更大,控制程序更复杂

传统的会计控制主要是针对交易处理和查错防弊,而在会计信息化条件下.随着管理型会计信息系统的发展以及与企业管理信息系统的高度集成.其控制范围相应扩大,企业与外部的信息传递更加频繁,过去边界明确现象逐渐消失,内部控制的范围不再局限于企业内部,因而加大了内部会计控制的难度.随着会计信息系统的网络化迅猛发展使得内部控制范围更加广泛,程序更加繁杂.

(三)会计信息化控制手段和方式发生了变化

传统会计控制手段一般都是手工控制.在会计信息化条件下,控制方式和手段由手工控制转为手工控制和程序化控制相结合,原有的手工控制手段有些保留.但需要增设一些包含于计算机程序中的程序控制.一般来讲.会计信息化程度越高,采用的程序化控制也就越多：采用的程序化控制越多,控制技术的复杂性也越大.也就加大了会计信息系统的控制风险.

二、信息化环境下内部控制制度建设中存在的问题

会计信息化环境下的内部控制制度由管理控制与系统控制共同构成.管理控制由企业自己设定并加以管理,系统控制主要由会计软件系统集成.在当前会计信息化环境下内部控制存在的主要问题有：

(一)管理控制方面

1、对内部管理制度的重要性认识不够.一些企业缺乏内部管理制度,使得内部控制制度形同虚设.有些企业领导往往错误地认为,只要购买了会计软件,内部控制也由软件的生产商制定好了,企业只需简单设置并运用即可,所以没有建立相应的内部管理制度.或者仅仅只是照抄照搬了其他企业的内部管理制度,没有真正按制度执行.

2、内部控制制度体系不健全.我国的《会计电算化工作规范》规定,开展会计电算化的单位要建立包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机软硬件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度等.这只是对会计电算化工作主要方面进行了原则性规定,企业还应该进一步制定相关细则进行完善.但是,在实际工作中.有些企业仅仅对《会计电算化工作规范》中的四项制度进行了简单规定,没有形成健全的内部控制制度体系,控制能力非常薄弱.

3、内部控制制度的操作性较差.一个良好的内部控制制度应该是在对企业性质、管理要求、人员配备、软硬件等情况进行了全面分析后制定的.企业的管理各具特色,会计信息化环境下内部控制制度应结合本单位实际情况制定.一些企业存在照搬照抄现象,但是在别的企业运行非常有效的内部控制制度在本企业无法操作.严重影响了内部控制的有效执行.

4、内部控制制度滞后于会计信息化的发展.控制制度的建设不是一朝一夕可以完成.也不是一成不变的.会计信息化经过了二三十年的发展.会计信息系统也由核算型过度到管理型、集成化的阶段,但有的企业的制度还停留在核算系统的阶段,没有适应信息化的发展而不断完善充实相关制度,出现了与实际脱节的现象.

(二)系统控制方面

1、会计信息系统缺乏兼容性.系统内部衔接性差.目前会计信息系统很难在不同制造商的会计系统和其他管理系统上实现完全的数据共享.会计软件虽然比较成熟,但对于管理型财务软件开发力度尚小,存在的问题依然较多,系统内部衔接性也较差.

2、数据保密性、安全性差.随着会计信息系统与管理系统的进一步集成化.会计数据涉及的范围也进一步扩大,并与管理数据相结合,数据的存储也集中到企业的管理部门.但目前的会计系统只是在进入系统时加上诸如操作和操作权限设置等限制手段进行控制,实际上还不能真正起到数据的保密作用.会计数据的安全性难如人意.

3、企业对会计信息系统日常维护能力差,会计人员信息化水平亟待进一步提高.目前绝大多数财会人员只能进行一般的电算化操作.很难适应日常维护、信息化管理、组织与实施等高层次的会计信息化工作.会计人员的信息化水平亟待进一步提高.

三、加强内部控制制度建设的几点建议

严格的内部控制制度是会计信息真实可靠的保证.内部控制制度要求处理同一笔业务的人员既要相互联系,又要相互制约.建立健全信息化模式下的科学、可靠的内部控制制度,是会计信息真实、准确、完整、安全的保证.加强电算化会计系统下的内部控制.应从以下几个方面着手：

(一)优化内部控制环境,加强内部控制体系的运行

任何企业的控制活动都存在于一定的控制环境之中,控制环境的好坏直接影响到企业内部控制的贯彻和执行以及企业经营目标及整体战略目标的实现.加强和完善企业内部控制.应加强内部控制环境的建设.作为会计信息化宏观管理的主管部门,应当从技术的角度就财务软件的数据平台、数据结构、各功能模块、数据传递模式、数据安全与保密等作出统一规定.这样使各种不同品牌的财务软件之间才能实现数据共享,为企业会计信息化内部数据安全的进一步完善提供良好的控制环境.

(二)建立健全会计信息化岗位和操作控制制度

设立会计核算岗位,可以一人多岗,也可以一岗多人,但必须做到不相容职务的分离.建立健全会计信息化岗位的内部控制制度,可以使不同岗位互相监督、制约,使企业达到防止舞弊和欺诈的目的.建立健全会计信息化操作的内部控制制度.就为会计信息系统建立了良好的运行环境.各操作人员按规定输入数据.完成各核算模块的运行操作.提供核算系统的各类输出信息,以确保系统的正常运行.

(三)建立健全计算机硬件、软件管理的内部控制制度

随着企业经营活动变化及信息化管理技术的不断发展,企业要对使用中的会计信息系统软件进行修改或升级.对会计软件进行修改、更新或升级必须经过周密计划和严格记录.修改过程的每一个环节都必须设置必要的控制,修改的原因和性质应有书面形式的报告.经批准后才能实施修改.会计信息系统的操作人员不能直接参与软件的修改,所有与软件修改有关的记录都应存档.

(四)建立健全电算化会计信息系统数据安全管理的内部控制制度

信息化后会计数据的处理分为输入控制、处理控制和输出控制.输入控制,首先要求输入的数据应经过必要的授权,并经有关的内部控制部门检查；其次,在系统中应采用各种技术手段对输入数据的准确性进行校验,如总数控制校验、平衡校验、数据类型校验、重复输入校验等.同时,企业应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确、安全、可靠.数据处理控制分为有效性控制和文件控制.有效性控制包括数字的核对、对字段、记录的长度检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等.文件检查包括检查文件长度、标识、是否被感染病毒等.输出数据控制一般应检查输出数据是否与输入数据相一致,输出数据是否完整,输出数据是否能满足使用部门的需要,数据的发送对象、份数应有明确的规定.要建立标准化的报告编号、收发、保管工作等.

(五)加强对会计信息化的企业内部审计

在会计信息化环境下.由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求.内部审计除了传统环境下审计的范围外.还必须包括以下几个方面：检查对信息化环境下制定的各项控制制度是否做到有效执行：审查机内数据与书面资料的一致性.如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整；监督数据保存方式的安全、合法性.防止发生非法修改历史数据的现象：对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞.