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摘 要：企业职工人事档案是人才的主要信息源,是记录职工个人基本信息、成长经历的文档,是反映个人德、能、勤、绩的信息材料,是选拔人才的重要工具,是人力资源管理、开发与利用的重要依据,也是职工个人缴纳社会各种保险、退休、退职的重要依据.本文对企业职工人事档案在管理当中存在的问题及原因进行分析,并提出相应的对策.
关 键 词 ：职工档案 管理问题 对策
中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）05-0023-01
企业职工人事档案是人才的主要信息源,是记录职工个人基本信息、成长经历的文档,是反映个人德、能、勤、绩的信息材料,是选拔人才的重要工具,是人力资源管理、开发与利用的重要依据,也是职工个人缴纳社会各种保险、退休、退职的重要依据.它真实客观地反映了个人思想品德、政治信仰、业务能力、工作状况、奖惩等方面的综合反映.它的原始性、真实性和完整性,决定了职工档案具有凭证作用和法律效应.但由于个别企业对职工档案管理的不够重视,职工人事档案管理混乱,没有专门的档案柜等设备设施,也没有管理制度,以至造成职工档案遗漏遗失,因此本文来研究如何加强职工的档案管理.
一、企业档案部门的重新定位
档案是员工的“标签”,也是一种企业资产,潜藏着大量有价值的知识,对档案的有效整理保管、对档案信息资源的开发利用,对档案中蕴藏的各种显性知识与隐性知识的有效挖掘转化能提升档案部门的地位、发挥档案部门的价值,提高企业的经济与社会效益,保证了企业对内对外信息沟通的顺畅.企业档案部门要实现员工档案知识的有效挖掘转化,需要重新对自己的角色进行定位,对自身应担负的职能形成清晰准确的认识.企业档案部门的重新定位也是营造基于相对信息对称的企业档案工作环境的关键举措.企业档案部门不能仅仅局限于对档案进行分类、整理与保管,要主动担负为需要信息的人们及时地提供信息；为领导决策提供依据和思路；记录并传承企业员工在长期的实践摸索中积淀的经验；为企业的研发、管理等方面提供鲜活的材料；弘扬企业文化、增强员工对企业的认同感；为企业的发展总结经验教训等职责.企业档案部门还要对企业进行深入了解的基础上,了解企业的发展动向,即使掌握最新信息,建立企业自身的知识库,方便知识的共享,营造企业知识管理环境,使档案部门成为企业的“信息资源中心”、“知识中心”.
二、深入挖掘企业档案利用需求
深入研究企业员工档案利用需求,可以有效降低企业档案部门与档案利用者之间的由于信息不对称带来的不利影响.主要从以下两个方面着手：一方面,研究企业需求,掌握利用规律主动有效地提供企业档案信息.企业需求是档案信息 发利用的动力,只有通过深入细致的调查研究,了解企业各级各类人员对信息的利用需要情况,才能向他们提供最及时、有效的信息服务,有针对性地满足他们的客观需要.为此,企业档案部门一方面要定期参加企业管理的各种会议和一些重大活动,了解企业当前的管理动向,及时发现问题,并主动提供有价值的档案信息服务；另一方面,通过利用工作,收集反馈信息,总结提供利用的客观规律,掌握提供利用工作的效果和动态,并通过分析研究,提供最便捷、有效的服务方法和途径.从而有效降低信息不对称现象带来的不利影响.另一方面,要深度挖掘企业档案信息资源,为档案利用者服务.企业要振兴发展,不但要从市场上收集各类信息为企业建设服务,更重要的是要从企业档案资源中获取有价值的信息.因为,企业发展具有连续性,档案作为潜在的具有历史价值的信息,开发及时,应用得法,会很快转化为生产力,帮助企业在市场竞争中取胜.这样才能尽量缓解企业档案 发利用过程中的信息不对称,从而解决出现的延误和错误现象.
三、实施企业归档范围动态更新
企业员工档案工作的管理的不规范和信息不对称现象严重影响了企业档案的资源构成.实施企业归档范围的动态更新,可以促进企业档案部门与各部门员工之间的积极沟通,从而降低由于双方之间的信息不对称造成的不利影响,促进企业档案信息资源建设.文件归档范围是档案收集的依据,对于企业档案信息资源的建设具有关键的指导和约束作用.传统企业的归档范围往往是“一锤定终身”,在很大程度上不适应现代企业的需求.为了避免档案收集的盲目性、随意性,首先要准确界定归档范围,对传统企业文件归档范围做适时适当的调整.企业档案部门应该围绕企业经济目标,拓宽档案收集的广度；结合企业信息化进程,拓展档案收集的深度.现代企业管理是充满活力,不断创新的过程,现代企业文件归档范围的制定也需要随着企业的发展而不断发展,即真正做到“与时俱进”.
为了制订准确的归档类目,首先,档案部门要会同有关业务技术部门,按照现代企业信息资源的构成和特点,对企业的生产、建设、经营、管理现状和发展目标做全面的调查分析,真正以企业需求为导向,全面反思原有的归档范围.其次,要弄清楚用户所需档案的分布情况,以及从哪些部门或外部单位获取信息,即信息源在哪里,在此基础上重新制订企业的归档类目和保管期限.该表制定后不能一劳永逸,至少需要每年修订一次.档案部门在平时进行档案收集和提供利用时,应注意与各业务部门积极沟通,分析和发现现有归档范围的缺陷,以便定期进行修订完善工作..
总之,档案对员工是非常重要的一份文件,需要企业用心去管理和呵护,只有这样,才能解除员工的后顾之忧,从而为企业创造价值.