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[摘 要]企业财务档案是企业全部档案资料当中非常重要的一个组成部分,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据,信息化是大趋势.建设电子化财务档案,实现财务档案的网络化管理,是搞好财务档案管理的选择.
[关 键 词 ]企业；财务档案；管理；信息化；探讨
一、财务档案管理信息化的特点
在电算化会计环境下,只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录处理；对凭证的制作、审核、汇总、登帐、确认均由计算机自动完成打印输出,借贷平衡等工作也由计算机自动完成,同时可以根据需要生成各种会计报表,提高了财务人员的工作效率,也避免了计算加总等工作出现的错误.在保存方式上,保存介质是“磁盘”,磁性介质.磁性介质的采用节约了数据的保存空问,也使数据存取方便,同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象.磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外,还要进行防病毒、防磁化等工作.由于磁盘存在着物理易损性,需要对磁盘进行备份工作.
二、企业财务档案管理中的现状
企业财务档案管理的目的主要有两个.第一,是为了保证财务档案信息的安全和完整.第二,是为了能够更好地使用财务档案,为财务管理活动提供便利.根据当前的一些法律规定,除了一些经济监督部门有权调用财务档案之外,企业财务档案一般不得外借和查阅,如果说非要外借或查阅,则需要经过企业负责人批准,并按照管理规定办理相关手续,才能提供财务档案的查阅和复制.即便是企业内部人员查阅财务档案也要经过档案保管部门负责人的同意和批准,并办理相应的登记手续,涉及企业经营管理秘密的还要经过企业负责人的批准,且只能查阅,不能复制和外借,没有权限的管理人员是不能接触涉密财务档案的.但是很多企业在具体执行的过程中却没有这样严格要求,几乎所有的管理人员都能轻而易举的借阅到财务管理档案,给企业的财务管理和经营管理留下了很多安全隐患.而一些企业在财务档案管理上将财务档案与其它档案混合在一起管理,没有将财务档案进行专门的分类管理,在使用过程中查找财务档案比较麻烦,导致财务档案不能为企业经营管理和财务管理提供档案服务.
三、企业财务档案管理信息化问题的对策建议
1.提高认识,不断完善财务档案管理制度.企业财务档案管理中的问题,很大程度是企业的负责人和财务档案管理者缺乏对财务档案管理最基本的认识导致的.因此,在今后的发展过程中企业应该组织财务档案管理相关人员加强学习,提高对财务档案管理重要性的认识.企业要不断完善财务档案管理制度,制定完善的财务档案管理规定,结合企业自身的财务管理状况,健全和完善企业财务档案管理控制程序和业务操作规范,明确财务档案管理人员及其责任,以及违反财务档案管理制度的处罚,完善财务档案管理设施,突出程序规范及责任,为全面实施财务档案管理信息化制度创造良好的条件.
2.强化责任,大力提高财务档案管理制度的执行力.良好的财务档案管理制度只有真正贯彻落实到企业财务档案管理具体工作当中才能发挥其作用,才能体现出制度规范对财务管理工作及企业经营管理的价值.应该在制度中明确监督处罚的措施,定期检查财务档案管理有关人员的档案管理工作,要求档案管理人员必须严格按照法律的规好财务档案的立卷、归档、保管工作,所有的查阅、复制、销毁应该严格遵守企业的财务档案管理规定.
3.规范程序,严格执行财务档案安全管理和使用规定.在财务档案管理工作当中,企业既要保证财务档案信息的安全和完整,又要为企业经营和财务管理活动提供服务和支持.由于财务档案包含着企业经营管理的很多信息,一些信息涉及到企业经营管理中的商业秘密,从维护企业根本利益的角度来讲,除相关经济监督部门的检查和工作需要之外,一律不准外借,即便是相关经济监督部门的检查或工作需要,也要经过企业负责人的批准.
4.搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据.档案信息的数字化是整档案管理信息化的基础,其他的一切工作都建立在此基础之上.实现档案管理的信息化,必须向数字化、信息化档案管理转变.未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地,是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地.必须建立企业财务档案数据库,可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库.数据库一经建立,立即着手数据的录入,将本单位的财务档资料及时录入电脑.
5.搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率.档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地.建立完善的财务档案信息络,保证档案信息的完整性.同时也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务,也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询.
6.搞好财务档案管理辅助决策系统建设.做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案财务档案信息,通过采集整理和网络传输,必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统.以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统.最大限度地提高财务保障的决策水平.
四、结论
总之,企业财务档案管理工作是企业管理的重要组成部分,在财务档案管理工作当中,企业应该不断完善财务档案管理制度,并严格贯彻到管理实践当中,不断提高信息化水平,真正发挥其在企业经营管理中的重要作用.