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[摘 要 ]企业职工档案管理是企业管理的重要组成部分,分析了企业职工档案工作管理的现状,并提出了加强企业职工档案管理的建议及措施.
[关 键 词 ]企业职工档案；档案工作管理
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1006-0278(2011)10-024-01
一、概述
企业职工档案是职工录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用、业务技能、工作表现以及工作变动等过程中形成的信息资料,是企业发展和职工活动的真实记录,是国家档案的重要组成部分.1992年国家劳动部颁发了有关《企业职工档案管理工作规定》的通知,该通知的实行目的是为了加强企业职工档案管理工作,按照档案完整、真实、精练、实用的要求,实现档案管理的科学化、规范化、制度化,使企业职工档案工作纳入全国档案工作管理体系,更好地为社会主义现代化建设服务.
二、企业职工档案工作管理的现状
随着市场经济的建立和社会的发展,原有的档案管理制度已远远不能适应形势发展的需要,主要表现在以下几方面：
1.现行档案管理体制与市场经济发展不相适应.目前,不少企业职工档案是由多个部门进行多头管理的,职责分工交叉重迭.例如,干部级别的职工档案由人事部门负责管理,改制、破产和下岗分流人员职工档案则由劳动和社会保障部门管理,其中内退和退休人员职工档案由所属经办机构管理.如此的管理方式,与企业的全员劳动合同制有所背离,不便于企业职工档案的管理,也为维护职工的个人利益工作增添了难度.
2.职工档案管理混乱,企业对职工档案管理的重视程度逐渐减弱.大多数企业是以追求利润为目的的,对职工档案管理工作的重视程度不够,特别是在今天市场竞争愈来愈激烈的情况下,企业把主要工作目标投向了生产经营商,对职工档案管理的重视程度呈明显的减弱趋势,从而导致了职工档案管理工作处于被动地位,会致使职工档案收集、整理、转递、利用等环节错误辈出,难以保质保量地完成.此外,现代企业制度下职工档案管理没有统一的要求和模式,这种管理方式给企业的职工基础管理工作带来许多麻烦,也不利于维护职工个人利益和建设科学、规范_的劳动力市场.
3.企业职工档案材料的客观性、准确性、完整性差.由于部分企业没有严肃、负责地填写好每一份档案材料,致使有的档案错漏百出.此外,很多企业职工档案的内容简单雷同,只记录了员工的基本信息,如姓名、年龄、性别等,无法为企业人事对该员工的考察与评价提供有效的参考依据,失去了员工的档案的真正价值,这类的档案形式大于内容.有些员工档案由于没能及时流转,明明已经离职,但是人事档案并能按规定转递到新的单位,导致档案的管理脱节.更严重的是,有少数企业由于轻视档案的重要性,使得有人可以利用档案管理的漏洞,随意更改档案,弄虚作假,影响了档案材料真实性、严肃性、权威性.
4.挡案管理的软硬件均不适应社会发展的需要.职工档案管理的软硬件不适应形势发展的需要.多数企业档案室设备陈旧,管理手段落后,档案管理“八防”达不到标准.职工档案管理停留在传统的手工管理方式,只满足于不丢失,装进袋子,锁进柜子.在运用先进的计算机和网络技术等现代化手段,充分利用档案资源,提高队伍素质,促进企业发展方面下功夫不够.
三、加强企业职工档案管理的建议及措施
1.建立与市场经济发展相适应的企业职工档案管理体制,以适应经济发展和新型劳动力市场发展的需要,由现在的多头分散管理逐步过渡为集中统一管理.当地政府和劳动保障行政部门应尽快制定《企业职工档案管理办法》,进一步明确企业职工档案管理范围、内容、方式、标准等,大中型企业由劳动保障部门作为指导,独立管理职工档案,小型企业和私营、个体、外企企业的职工档案由劳动保障部门人事档案部门进行统一管理,严禁个体或民营中介机构进行档案保管.
2.各级劳动保障行政部门要高度重视企业职工档案管理.各级劳动保障部门要高度重视企业职工档案管理工作,制定切实可行的清理、规范职工档案实施方案,并认真组织实施.方案确定后,报上级劳动保障部门备案.制定规范有效的管理制度,加强督促,定期检查,发现问题,及时解决.定期对档案管理人员进行业务培训,不断提高档案管理人员业务水平.针对目前企业职工档案管理存在的诸多问题,在规定时期内对所有企业职工档案进行全面的清理、规范,确保职工档案的完整、真实、准确.
3.使企业职工档案管理更加规范化、科学化.对职工档案的内容、分类、档案用品标准重新进行规范.有条件的地区要利用计算机网络技术,逐步建立职工个人档案与养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、再就业等系统化管理体系,通过科学的管理,为企业提供便利的服务,有效地保障职工和企业利益,充分发挥劳动保障部门的服务职能,提高办事效率,使档案管理工作科学规范化.
4.实施现代化、信息化的档案管理手段.随着档案现代化管理的深入,随着信息时代的到来,以计算机技术为核心的档案管理正在迈向信息化、网络化的时代.传统的职工档案管理应由控制性、分散性管理转向服务性、集中性管理,网络技术为我们提供了发展的契机.要不断强化档案管理人员现代化管理意识,重视运用现代设备手段,对职工人事档案信息进行筛选、整理、加工,充分发挥现代化工具的作用.