信息技术在企业人事档案管理中的应用

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摘 要 :信息技术的广泛应用使档案信息管理进入现代化管理的先进行列,并为档案信息管理提供了可靠的保证,传统的企业人事档案管理方式面临着越来越严峻的挑战.为了充分发挥档案工作在信息社会中的重要作用,企业应该积极地将信息技术与人事档案管理技术和方法结合起来,促进档案的信息化管理.

关 键 词 :信息技术企业管理人事档案

中图分类号:TP311 文献标识码:A 文章编号:1009-3044(2013)34-7936-03

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色,它是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据.是企业选拔、任用、考核的主要依据.随着我国人事管理制度改革不断深化,对企业人事档案管理工作也提出了更高要求,深化和提升人事档案信息化管理,是目前企业人事档案管理工作中急需考虑的问题,如何使用信息化手段管理人事档案是当前企业人事档案管理的重要任务.

1.企业人事档案管理信息化的基本内容

企业人事档案管理信息化的核心内容是计算机技术的应用,信息化的主要表现就是利用计算机来对人事档案信息资源进行管理,因此企业人事档案管理信息化的基本内容可以概括为以下几个方面:

1)实现人事档案信息的数字化

人事档案信息的数字化是整个人事档案管理信息化的基础,其它一切环节都建立在此基础之上.人事档案数字化管理是人事档案的管理由传统介质档案和纸质档案管理为主向数字化人事档案管理为主转变.企业首先要做好室藏档案的数字化进程,把以前形成的传统档案通过扫描、拍照等途径转化为数字文件,以便通过计算机直接利用.

2)实现档案查借阅的网络化

人事档案服务由以往面对面服务为主转变为以网络服务为主.人事档案信息化管理中,借阅者通过网络提交借阅申请,经相关人员批准后,档案管理人员通过网络审核并借出.整个借阅过程,借阅者无须到档案室联系,方便借阅工作和开展,必然会有更多人借阅,从而提高档案的利用率.

3)实现信息检索的自动化

计算机检索速度快,效率高,可实现多角度检索的特点,是传统档案管理检索工具所不具备的.尤其当档案的数量较大时,传统检索工具的检索效率远远低于计算机检索.同时,计算机检索还可以通过网络实现.

2.人事档案管理信息化设计

人事档案信息化管理的实现,必须考虑到人事管理的实际问题.根据问题按照企业的具体情况,分析研究,找到切实可行的解决办法.

2.1 功能设计

人事档案管理系统从工作要求上要求具有人事档案室基础设施管理、人员信息管理、组织机构管理、人事档案目录管理、人事档案的转递管理、人事档案的查(借)阅管理、零散材料收集管理、档案整理记录、缺失材料登记管理、相关统计查询管理等功能.

2.1.1人事档案室基础设施管理

包括基础设施名称、数量等.以便于对照标准核对及上级检查工作

2.1.2人员信息管理

这里指人员的基本信息.主要包括姓名、个人身份(干部、工人)、性别、出生日期、号、档案编号、人员状态(在职、退休、死亡)等.

2.1.3组织机构管理

组织机构管理根据企业具体情况设定.对于较大型企业尤其是具有二级甚至多级管理的企业,需要对组织机构进行分级别管理.对于一般的企业仅需具有部门管理即可,为了直观和方便一般和公司人力资源管理系统一致.

2.1.4人事档案目录管理

目录管理是人事档案管理的主要内容.主要包括档案材料类号、序号,形成材料时间、份数、页数、备注等.这些信息的维护可以自动生成档案目录直接打印出来.

2.1.5人事档案的转递管理

转递管理应包括转递类别(转入、转出)、转递日期、对方单位名称、转递原因、转递编号、转递方式(专人、机要)、经办人、档案转递单的自动生成打印、回执日期、回执人等.

2.1.6人事档案的查(借)阅管理

查(借)阅管理是做查(借)阅记录.包括查(借)阅方式、日期、查(借)阅天数、查(借)阅人、查(借)阅原因、经办人、批准人、归还日期.系统还应具有查(借)阅到期自动提醒功能.

2.1.7零散材料收集管理

零散材料收集工作是做好档案整理前的重要工作.主要内容可以与档案目录管理内容合并记录.零散材料转递应具有专门记录.

2.1.8档案整理记录及缺失材料登记管理

人事档案应定期整理.在整理过程中档案目录可能会有所变化.整理记录应当包括整理时间、整理人.同时应按照员工的实际情况确定缺失的材料名称,以便于管理人员向相关部门收集.

2.1.9相关统计查询管理

查询功能包括人员查找、内容查找、模糊查找等各类查询功能,统计功能包括档案统计、人员数量和各类材料统计、转递、查(借)阅统计等功能.

2.1.10数据的导入导出管理

包括建立系统初期数据的迁移功能,日常维护的数据备份和数据恢复.

2.2 系统设计要求

2.2.1界面要友好、工作效率要高.

企业人事档案管理系统必须有良好的界面,便于使用人员操作,各类功能能够比较直观的反映和标示,能够是操作使用人员很快的掌握,减少企业培训费用.在信息维护过程中,尽量使用代码维护,增加智能化操作,减少信息录入条数,解决部分人事档案管理人员信息录入较慢的问题,提高数据维护速度.尽量在界面上以菜单和按钮形式完成人事档案管理事物,使得烦琐的事务只需点一下鼠标即可完成,降低错误率,同时提高工作效率.增加汇表工具提高数据的汇总的速度. 2.2.2兼容性要强、资源能共享

当前大部分企业建立了企业人事管理系统(HR-ERP),人事档案管理系统要和前期开发的企业人事管理系统(HR-ERP)功能兼容.企业的组织机构和人员信息等关 键 词 段的兼容,使得“人档匹配”、“机构同步”成为可能,汇表工具导出的数据以Ecxel、Access等格式保存,与办公系统软件兼容.同时,人事档案在系统内部转递时,通过秘钥文件,只有系统能够自动解密,可以将人员信息直接加到转入单位,避免了信息的重复录入,达到资源的共享.同时也可以为双方交接留下了电子依据.

2.2.3克服工作矛盾,增强工作连续性

人事档案管理系统的建立,使企业人事档案开始走向电子化管理,工作效率大大提高.但是,系统在实施过程中并不是一帆风顺的,也存在着许多困难和矛盾,如国有企业遗留的许多问题并不是人事档案管理系统在短时间内能够解决的,有些电子操作流程和实际操作流程还有不一致情况,但只要能够本着人事档案管理要求和发展趋势,结合现代计算机技术,沿着人事档案管理的电子化(Electronic)、高效化(Efficiency)和全面化的方向发展,人事档案管理一定会在企业人力资源管理中发挥重要作用.


3.企业档案管理信息化必须解决的几个问题

3.1 企业领导的高度重视和大力推动

领导的重视和支持是人事档案管理的信息化建设的根本,领导的意识水平直接决定了是否会进行信息化以及信息化的深度和广度.企业的领导者应该投入大量的精力关心和支持这一事业,在资金、设备、人才等方面予以适当的投入,并把档案信息化管理纳入本企业工作计划和考核范围.主管档案工作的领导,要经常过问此项工作,了解档案工作人事档案管理现状,提出人事档案管理要求,指导人事档案管理部门依法开展工作,帮助解决工作中实际存在的困难和问题.

3.2 档案管理人员的培训教育

人事档案人员素质的提升,是档案管理信息化是不断完善、优化的基础.作为应用性很强的人事档案管理工作,我们必须加强档案人员的继续教育,使他们掌握新知识、新技能.计算机技术的应用是人事档案信息化管理的主要内容和核心.为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用,人事档案管理者必须学会利用计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能,这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革,否则难以胜任计算机时代的档案管理工作

3.3 确保传统的管理方式向新的管理方式的顺利转变

任何管理方是的转变不是一蹴而就的,必然会存在一个长期的过渡阶段.在此过程中必须确保日常的档案管理活动仍然能够正常运转,不能出现因为过渡影响档案的保存和利用的问题,在一段时间内,可以采取信息化管理和手工管理双轨制,即两种管理方式在一定时间内同时存在,直到新的方式能正常运行.

3.4 安全问题

档案管理的安全不仅包括了档案管理系统软、硬件自身的安全,还包括人事档案信息传播过程中信息的安全.前一种问题主要需要通过技术手段来解决,后一种安全问题不仅要靠技术手段,还要依靠完备的规章制度.通过技术手段的提高和规章制度的建设,并把两者结合在一起,防止不被许可的人接触到相关档案信息,避免机密信息的泄漏.

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