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引言：企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和,企业档案的管理是企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动.本文阐述了在笔者从事十九年的档案工作经历中,所发现目前企业档案管理存在的问题与思考,并提出了如何解决这些问题的方法和建议.
企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和,真实地记录着企业的生产、经济和企业发展的全过程.借助档案资料,能够更好地了解企业的过去,把握现在,规划未来.本人从事档案工作已有十九年,亲历了公司的档案从无到有,从简明到现在齐全完备,达到湖北省企业、事业单位档案工作规范管理A单位的艰难历程.在企业档案工作在取得可喜成绩的同时,本人在完善与提高档案水平的同时,也发现了一些不容忽视问题.本人结合自己多年的档案管理实践,特与同行探讨一下自己对这些问题的认识与思考.
一、档案管理中存在的问题
1.档案工作有制度,但执行不力.笔者供职的单位企业档案在2001年1月通过了企业档案目标管理国家二级的认定,2006年4月被审查认定的湖北省企业、事业单位规范管理A单位.通过两次认定,档案和各项管理制度应该是很健全的.但是在执行和过程中,仍存在一些难度.特别是工程建设档案,存在着重建设,轻档案的现象.工程的前期的图纸资料还能上交档案室,但在工程的施工过程中产生的档案资料就不能及时上交档案室,如工程的变更,竣工验收等资料.档案人员在企业的基本建设工程中参与性不强,档案的管理工作不能与工程的建设同步进行,造成一些工程资料的丢失,影响的归档率.有的虽然有资料,但有很大部分是复印件,影响了档案的质量.
2.档案工作的激励机制不够完善.调查统计显示,在某国企大中型企业.档案员定岗均为七岗,为该企业的最低岗位级别待遇.2007年5月,通过该单位落实与规范岗位待遇时,将档案管理员的岗位待遇增加到11岗,尽管如此,仍低于目前该企业平均12岗的待遇.国家档案局档发字[1996]9号关于印发《企业档案档案工作目标管理办法》的通知的文件中,明确了档案人员与专业技术管理人员享受同等待遇.鄂档[2007]46号文件是关于《湖北省企业、科技事业单位档案工作规范管理办法（试行）》的通知,也强调了这一条.而据笔者调查,在基层许多企业其它的专业技术人员的岗位工资是13岗,而档案专责却不能享受其它技术人员的待遇.特别是当企业的一些福利、待遇是与工资总额挂钩时,岗位工资低将意味着工资总额的就少.相应的福利、待遇也要受到影响,如住房公积金、养老保险金、医疗保险金等等.据悉,某国企下属的一个县公司的档案人员,曾因岗位工资偏低,五年内居然更换了四个档案员,人员变动的频繁,严重影响了企业的档案工作的正常开展.
二、几点思考
针对上述问题,笔者认为,新时期的档案管理工作应该完善激励机制,加大培训力度,做好档案的开发利用工作,实现档案管理绩效的复合发展.
1.未雨绸缪,留足档案保证金.对建设工程项目,一但项目得到了批复,资金到位,首先应预留档案保证金.并由档案部门或档案人员管理；一但工程建设档案不能完整移交档案室,承建单位就不能拿回这一保证金.保证金的金额一定足够多,这样才能引起工程承建单位足够重视.二是单位领导要将档案工作者和其它技术人员放在一样重要的位置,让其参与到企业各项活动中.落实档案人员“三参加,四纳入”.使他们的信息渠道畅通,有利于档案资料的收集.
2.提高待遇,完善激励机制暖人心.提高档案人岗位工资,让其享受专业技术人员的待遇,稳定档案队伍,这样有利于保持企业档案工作的连续性,避免重复培训,浪费人力物力.有利于企业档案工作的正常开展.一个人的收入情况,是他的付出所得到的回报,也是一种社会价值的体现.一份文件,一份图纸,一份电子档案,一份照片和实物档案都要经过档案人员的收集,鉴定,整理,输入电脑,打印目录,上架等每一个环节,档案人员都要付出辛勤的劳动,即有脑力的,也有体力的.适当提高岗位待遇,可以充分调动他们的工作积极性.档案人员也要加强自身的学习,要博学多才,既懂档案专业知识,又要懂行业管理知识,努力提高专业素质及开拓创新能力,这样才能使档案工作者有为有位.
3.加强培训,实现档案管理适应时展潮流.现代化的企业对档案工作管理人员的政治素养、专业技能的要求越来越高.档案管理的门类也在不断的增加,档案介质也由纸质迅速过渡为电子文档与实物方案一体化保存；文书档案由卷为保管单位到以件为保管单位等.新的情况将导致新的问题层出不穷,只有强化档案管理员的学习,才能适应企业档案工作向现代化方向的发展.
4.统筹兼顾,做好档案的开发利用.档案的价值通过利用来实现的.档案人员在提供利用的同时,要跟踪利用效果,分析档案的投入与产出的经济效益,并加以广泛的宣传,使公司领导和员工认识到企业档案也是生产力,是宝贵的资产,同时对提高全员的档案意识有积极的作用.档案人员要勤于思考,多动脑筋,分析、加工编研二次信息,服务企业中心工作.档案主管部门也应每年定期召开一次编研工作研讨会,开展业务探讨,交流档案管理经验,努力实现档案管理工作综合效益的最大化.