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摘 要 :本文旨在分析企业档案管理工作在提升企业经济与社会效益方面的重要性,并剖析当前企业档案管理尤其是对设备、科研等方面的存在的问题,阐述加强企业档案管理的先进模式,从现代技术手段的应用以及各种规范科学的管理手段等应用,推动企业档案管理的服务性全面提升.
关 键 词 :企业；档案管理；存在问题；对策
企业档案管理是一个全新的技术管理领域,是对企业的经济发展和设备等各方面的综合管理,通过采取多种管理手段,综合企业档案的精细化要求,从责任、技术、现代化理念等多方面进行管理,将会收到很好的效果.
一、分析企业档案管理在企业经济发展中的重要性表现
1.经济效益的发展需求.
档案是人类社会活动的产物.企业档案源于企业,又服务于企业,它与企业的关系极为密切.随着科技和经济的不断发展,档案的门类将越来越多,从纸质的科技、,文书、财务、设备、人事档案等发展到电子数字化、声像、光影等档案管理.由于企业对这些范围大、内容广、载体多各类档案进行科学管理,所以档案工作在企业的经济发展中才能充分发挥重要的作用.
在企业的档案管理中,通过对企业设备等建立有效地数据库管理,包括设备的购进、数量、运行方法、厂商登记等多方面建立严实的档案,并通过现代化手段的管理,对于企业的整体效益提升有着很大的帮助作用,提升设备的整体应用能力,构建充满活力的发展空间,改善企业设备的运营作用,更好的提升企业的经济效益.
2、生产理念的全面创新.在实现对企业档案管理的过程中,采取有效的宣传方法,让每一位员工有着更好的生产服务理念,并通过对设备、科研等多方面的档案规整,实行定人、定点、定量、定标准等各种内容的设备检修制度,有效的改善员工在生产中的理念,形成自主维修、全面进步的良好优势[1].
二、概述企业档案管理工作存在的现状和问题表现
1、档案管理的管理理念不新.在企业档案管理中,对档案管理的重视程度不够,有些企业对档案管理没有建立专门的管理机构和人员配备,既没有各种文书管理档案,也没有计算机管理档案等一些手段,还停留在原来的对设备管理不建档,没有任何资料可查,造成设备使用的整体效率偏下,没有形成管理的严格化模式.
2、现代技术的业务素质不强.业务能力停滞不前,有些档案管理人员知识领域狭窄,尤其是对信息化处理能力不足,譬如,对一些设备、科研等的文献资源、文献档案、信息化管理等意识严重缺乏,有些甚至把市场经济的手段运用到图书管理中来,从中谋取个人的私利,不学习、不接受新的知识和理念,以传统模式消极对待,都是一些现代企业档案管理员存在的不足.
档案人员有待于专业培训,目前当下档案队伍年龄结构、知识结构还存在问题,缺乏专业知识,专业名词、术语懂得不多,不能操作先进设备,这种状况就很难开发利用档案信息资源,不能充分为企业服务.所以我们就应该加强档案知识的培训和学习,提高档案人员的业务素质,把企业档案管理工作提高到一个新水平.
3、现代技术手段管理的整体应用不足.在现代技术与企业档案管理工作中,构建多媒体的档案管理室、视听阅览室等,尤其是利用计算机技术、通讯技术和网络设备为读者提供便利,采取配备电视机等,实现现代技术的整体应用[2].但是,在多媒体的应用上,由于存在认识不到位、经费不足、缺乏良好查阅习惯等问题,给现放式企业档案管理带来新的问题,因此,要强化多媒体的效果应用,真正体现出现代技术手段的整体效能.
三、探讨适合企业发展需要的现代企业档案管理模式
1、更新观念,强化责任意识.在企业档案管理中,管理员要有强烈意识,对每一个细节都要处理到位,在明白企业档案管理重要性的基础上,树立科学的档案管理意识,企业领导要高度重视对档案管理的宣传工作,结合企业的发展需求,从企业的经济发展现状和运行趋势出发,围绕企业在设备、资料、科研成果等多方面的档案管理,不仅仅停留在对员工资料的管理,对企业的整体资料都要形成细化的管理办法,对自己的各方面都做出相应的调整和重新定位,一改过去收摊看点,仓库保管员的现象,在埋头苦干的同时,多一些敏感和睿智,有为才能有位,使档案工作创造出更丰厚的社会效益和经济效益[3].
2、提升素质,强化业务能力.档案管理员的业务素质,对于提升企业的档案管理有着重要的作用.通过对一些杂乱无章的、不整的资料,形成有序的目录,建立紧密相连、井井有条的档案管理系统.管理人员能准确、熟练的使用信息技术手段,用高科技的现代化手段比如计算机来加强对档案资料管理,充分发挥出网络资源、文献资源、电子服务等多种交流式的管理,用先进的手段服务企业需求,强化对新知识的学习[4].信息技术手段在档案管理工作中的广泛运用,档案管理员没有一定的知识厚度和知识涵养,就会无法满足日益进步的管理脚步,管理员在积极探求业务素质的同时,能主动钻研,勇于实践,不断进取,勇于探索新方法,孜孜以求,不断进取,优质高效地为企业生产服务.
3、创新手段,强化管理理念.在企业档案管理中,要时刻转变观念,通过现代化的技术手段,实现无纸化办公,财务、生产、营销等许多部门的档案管理,综合各部门的信息采集,形成一条龙式的档案管理模式.不是简单地用计算机代替手工劳动,也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去,而是要借助现代化信息技术,引进先进的管理理念,对档案管理中不适应的一些做法进行改革.这就要求企业档案管理员要不断学习,吸纳新知识,努力使档案管理工作迈上一个新台阶.