企业档案管理模式

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[摘 要]自我国改革开放以来,企业的管理模式也在积极转变,其中铁路运营模式的转变尤为突出.笔者就对铁路企业档案的管理模式重要性进行了分析,并提出了提高档案管理水平的方式.

[关 键 词]铁路运营；档案管理；信息化管理模式

企业档案管理工作是一门科学性很强的系统工程,同时企业档案管理的内容丰富,并且管理过程较为复杂,需要企业档案管理人员的共同配合.铁路企业需要有效管理企业档案,以顺应社会对企业档案管理发展要求,创建新型企业档案管理模式,将管理信息化,只有这样才可以使企业档案成为铁路企业的有效资源,从而促进铁路企业的蓬勃发展.

1.铁路企业档案管理的特点

1.1管理对象范围广

档案管理的对象是档案,服务对象则是档案利用者.但铁路企业档案管理与传统的企业档案管理不同,铁路企业档案更加的分散,并且档案数量较多,与社会利用档案联系较大.对档案需求的不断增加,在一定程度上促进了铁路企业档案管理水平的提高,铁路企业档案管理的对象范围的更加广泛使铁路档案管理工作不断向前发展,由过去的分散管理变为今天统一管理.

1.2管理理念新颖

信息时代促进了铁路企业档案管理模式的转变,管理理念更加新颖,运用领域也更加深广.铁路企业档案管理工作者需要有善于接受新事物、新知识的态度,适应时代变化,适时改变工作方法与策略,科学合理地进行企业档案管理,使企业档案工作更加高效、有序地进行,保证档案管理工作的规范化.

2.铁路企业档案管理的重要性

企业档案在铁路企业发展中占有重要地位,因此档案管理也就成为了铁路企业管理的重要环节,成为影响铁路企业在市场竞争的因素之一.铁路企业档案记录着铁路企业经营活动,真实有效地反映了铁路企业的发展历程,其中的知识信息和科技资源切实地反映了铁路企业的发展过程,同时也成为了铁路企业发展的催化剂.铁路企业如果可以对档案信息进行有效管理,抓住机遇就可以加快铁路企业档案的管理进程,从而发挥铁路企业档案的实用价值,促进铁路企业发展.

2.1提高信息组织的工作效能

目前,网络技术与档案管理结合已经成为了必然趋势,在铁路企业的档案管理工作中广泛应用,由此铁路企业的档案管理有效地提高了信息组织的工作效能.信息服务是企业国际化战略的重要组成部分,在加强企业的信息服务工作的过程中,铁路企业需要发挥档案信息的价值,通过建立网上档案管理系统,为铁路企业管理上提供有效的依据,保证铁路企业持续、快速发展.

2.2保证企业档案的安全

铁路企业档案管理采用信息化的技术将档案信息储存到计算机中,然后以电子文件的方式分类、管理和保存.信息化的手段有效避免了档案信息丢失的危险,保证了铁路企业档案的安全.

由于多数的档案管理都采用了信息化手段,铁路企业需要高度重视,并利用多种信息化手段保护确保进行档案管理时网络的足够安全.通过防火墙等技术保证企业档案的安全,避免外部因素对企业档案造成的不利影响.

3.提高铁路企业档案管理的方式

3.1构建知识平台

随着科学技术的不断发展,铁路企业档案管理也面临着环境变化的难题,管理环境变化多样改变了企业档案信息的收集方式.一方面,铁路企业的档案可以通过网络传送到档案管理部门,档案管理部门统一进行收集整理.除此之外,铁路企业也可以将档案信息直接录入到档案数据库中,免去了中间环节.由于铁路企业档案管理变化多样,档案管理人员可以通过网络进行实时跟进,从而随时对存入系统的档案进行采集核对.

铁路企业档案管理部门可以对企业档案进行调整和完善,结合实际情况,以企业自身的档案管理特点为依据,构建知识平台,提高铁路企业档案管理效率.铁路企业应积极借鉴相关企业的档案管理模式,从中吸取经验,构建出符合铁路企业特点的知识管理平台.另外,铁路企业也可以构建企业日常运行的档案检索目录,通过企业档案信息高效传输交流,使铁路企业的档案信息可以永久性地保存.

铁路企业也应该加强企业内部的档案安全管理,同时根据实际需要不断调整铁路企业内部档案利用的机制,有效利用档案信息的高效传输,最大限度地发挥档案在铁路企业发展中的价值,从而实现铁路企业的长远发展.

3.2适应市场环境的需要

随着社会发展的需求不断增加,铁路企业档案管理也应该适应市场环境的需要,采取文档一体化的管理模式.将过去的文件与档案统一地进行管理,使之形成一个有机整体.文档一体化的管理模式可以使铁路企业档案管理适应市场环境的需要,从而使铁路企业档案能够得到有效的控制.

3.3提高工作效率

企业档案管理方式需要适应现代化的发展要求,充分利用现代化技术,促进铁路企业档案管理工作效率的提高,因此铁路企业档案管理工作模式必须顺应时代变化进行相应的改革.

利用网络技术对铁路企业档案进行系统整理,应用信息化、现代化手段进行企业人力资源管理.铁路企业需要紧随时展的潮流,适应社会发展的需要,掌握先进的企业档案管理技术,同时铁路企业也可以适引进现代化技术,学习国外档案管理的新技术,不断提高自身的档案管理水平,从而实现档案管理现代化与信息化相结合的目标.

4.结语

铁路企业档案管理工作需要适应时代需要,对档案管理要给予重视,对企业档案管理中存在的问题能够及时发现、及时解决.铁路企业只有充分重视档案管理,才可以充分利用企业档案,为铁路企业提供更为人性化的服务.因此,铁路企业需要不断优化自身的档案管理工作,从而促进企业档案工作迅速的发展.企业档案管理信息化模式探索.