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【摘 要】办公室起着承上启下、服务全局的作用,办公室能否充分发挥作用直接影响着单位全局工作的开展.办公室要以服务为宗旨,提高工作效率,提升管理水平,高标准、高质量完成各项任务,推行精细化管理,用精细化管理追求卓越.
【关 键 词 】办公室；精细化管理；团结；学习；制度
办公室在任何单位都是不可替代的,虽只是单位一个普通的部门,却发挥着重要的作用.办公室是一个单位的“窗口”和“咽喉”,起着承上启下、服务全局的作用,办公室能否充分发挥作用直接影响着单位全局工作的开展.办公室要以服务为宗旨,提高工作效率,提升管理水平,高标准、高质量完成各项任务,推行精细化管理,用精细化管理追求卓越.
一、搞好团结,用团结求发展
一个部门取得的工作成绩不是哪一个人的功劳,而是集体的力量,是集体智慧的结晶,是团结的结果.“人心齐,泰山移”,只有团结,才能完成任务,做好工作.一个团结的队伍才是一个能出成绩的队伍,团结出凝聚力、出战斗力,团结才能提高工作效率,提升工作质量.
办公室要注重搞好团结,呈现出和谐融洽的氛围,用团结求发展.办公室主任可定期与办公室每位员工交流谈心,了解办公室每位员工的心理状态,进而在生活上予以帮助,工作上予以指导,不让员工带着情绪工作,使每位员工工作时都充满,高效率完成工作.定期召开生活会,在生活会上每位员工都可以畅所欲言,说出对其他人的意见和建议,在办公室主任的主持下,解决问题、共同进步,增强凝聚力.此外,在不耽误工作的前提下,办公室人员还应举办一些小范围内的集体活动,通过活动增强每位员工的集体意识、责任意识和荣誉感,让每个员工内心都充满自信,时刻保持着积极向上的心态,全身心投入到工作中去,把工作当成事业.
通过一系列沟通举措,使办公室成为一个严格意义上的集体,团结协作,互帮互助,每个员工都以能成为办公室的一份子而骄傲.团结出效率,有了团结,办公室的工作才能取得较大成绩,才能共同努力顺利完成了领导交办的各项任务,较好地服务公司全体人员,用团结求发展.
二、注重学习,用学习谋发展
目前形势发展很快,经济和社会发展的速度是惊人的,思想认识、文化理念、各项工作的要求、整体素质的提升都有一个巨大的转变.这期间,只有与时俱进,不断学习,办公室工作才能跟上形势的发展.
办公室要对学习高度重视,每位员工不仅学技术还要学政治,不仅学书本还要学实践,尤其是加强对企业文化的学习,用先进的企业文化理念武装自己.加强对企业文化的学习,企业文化是一个企业在长期发展过程中积淀形成的价值观、信念、仪式、符号、处事方式等特有的文化形象.通过对企业文化的长期学习,使每位员工都深入了解企业的发展历程,了解企业独特的魅力,增强每位员工的归属感和荣誉感,与企业同命运,与企业共发展,用自己的实际行动维护企业的荣誉和形象.
办公室每位员工还要加强对专业知识的学习,增强综合业务能力,提高工作效率,高标准完成各项工作任务.同时,在团结的基础上,每位员工不仅学习自己专业的知识,对其他同事的专业知识也积极主动地去了解,互相帮助,推动办公室工作上台阶.此外,办公室可每周举行一次学习交流会,学习政治理论和上级文件精神,彼此分享心得,不断提高思想政治水平.通过政治理论学习,提高每位员工的政治素质,在政治上保持清醒的头脑,适应新形势新任务的要求.
通过各方面的学习,使办公室每位员工都得到较大提升,个人能力有较大突破,整体素质有大幅度提高,办公室工作紧跟时代和企业发展的要求,用学习谋发展,与时俱进,开拓创新.
三、制度建设,用制度促发展
“没有规矩,不成方圆”,规矩也就是规章制度,是用来规范我们行为的准则,是做好办公室工作的重要保障.制定相关制度,用制度来规范每位员工的行为.同时对不切实际的规章制度进行修订完善,在执行上一视同仁,一切按规章制度办事.
“工欲善其事必先利其器”,办公室应结合上级和公司要求及办公室的具体情况,针对每位员工负责的专业工作制定相关规章制度,从制度上严格规范每位员工的行为,使办公室各项工作都有章可循.出台制度前,召开专题会议,秉承认真负责的态度,对制度初稿进行讨论,修改其中不合理、不切实际的地方,对制度的可行性进行细致分析.制定过制度之后,组织员工学习,使员工对制度的规定有一个深入地了解,在工作中严格遵守制度规定.
制度只是制度建设的一方面,最重要的还是要严格执行制度,使制度能真正发挥作用.在执行制度上坚持“严、细、恒”三字方针：“严”就是不折不扣的落实到位,不搞投机取巧,不搞上有政策下有对策；“细”就是要消除“三盲”,注重细节,实行精细化管理；“恒”就是始终如一,严格责任不动摇,长期坚持不间断,决不能忽冷忽热,时紧时松,要坚持,坚持,再坚持.严格执行,对执行制度较好的进行奖励,对违反制度的进行处罚,制定奖惩机制,鼓励督促员工严格执行制度.
通过制度建设,进一步细化分工,规范每位员工的工作,彻底消除推诿扯皮的现象,提高工作效率,实现用制度促发展.
办公室要立足服务,用团结求发展,用学习谋发展,用制度促发展,推行精细化管理,用精细化管理追求卓越.精细化管理的实施,将有效提高办公室的工作效率和服务质量,使办公室整体水平获得较大提高.
作者简介：
蒋金道（1988－）,男,河南项城人,2011年毕业于郑州大学汉语言文学专业,河南煤化集团永煤公司鑫龙煤业大众煤矿总经理办公室秘书.
崔江曼（1986－）,女,河南林州人,2011年毕业于郑州大学汉语言文学专业,河南煤化集团永煤公司鑫龙煤业大众煤矿职工.