信息系统项目监督与控制

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［摘 要 ］ 项目监控是项目管理的重要组成部分,是项目最终达到进度、成本、质量要求的关键.本文以笔者所参与的油田软件应用系统项目为背景,阐述项目监督与控制在项目实施过程中的重要性,并着重论述了项目进度监控、风险监控、阶段总结、相关人员参与情况监控以及问题跟踪处理过程,在整个项目生命周期内所起的积极作用及其实施经验.在该项目中,笔者作为项目经理,负责项目的整体规划、组织实施和项目监控,以先进的项目管理理论为指导,结合项目实际情况对项目的整个实施过程进行了有效的监控,保障了项目的顺利完成,达到了项目预期目标.

［关 键 词 ］ 信息系统； 项目； 监控

［中图分类号］ F270.7 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）15- 0072- 02

本文分别从项目进度监控、风险监控、阶段总结、相关人员参与情况监控以及问题跟踪处理等方面对项目实施和监控过程加以简要论述.

１ 项目进度监控

进度监控的主要任务是跟踪掌握项目实际进度,对比项目进度计划,发现计划与实际进度之间的偏差,并采取适当措施,保证项目顺利进行.在项目初期制定的进度监控措施是：首先根据项目的规模和人力资源等实际情况,给项目进度偏差设置一个预警阈值（１０％）和一个控制阈值（２０％）；项目组成员必须每周向项目经理提交工作周报,详细描述工作进展及遇到的问题；项目经理每周根据项目成员的周报计算实际进度,并与项目计划对比.当实际进度与计划相差超过预警阈值时,分析产生偏差的原因,并在项目组内部协调解决问题,一旦进度偏差超过控制阈值,则需要将问题反映到上一级领导部门,请求领导为项目组协调资源、解决问题,以确保项目顺利开展.

２ 项目风险监控

项目风险是项目管理中不可忽视的重要内容,项目风险一旦变成现实,就有可能影响项目的进度,增加项目的成本,甚至使软件项目不能实现.所以在项目初期,将预防风险发生作为风险监控的主要目标,采取主动式的风险管理策略.具体措施包括：在项目启动初期就进行风险分析,找出项目可能存在的潜在风险,评估其出现的概率及产生的影响,然后建立《项目风险监控表》,详细记录每个风险的类型、等级、状态、发生概率、缓解措施等；每周定期分析有没有新的风险产生,检查每个风险的状态变化,并将风险变化情况更新到《项目风险监控表》.实践经验证明,只把预防风险发生作为监控目标是不够的,因为在本项目的开发阶段,一个关键开发人员离职,给项目的进度和成本造成很大的影响.经过这个事件,也使项目组认识到我们还需建立一个应对风险发生的计划,将风险造成的影响降到最低.

３ 阶段总结与里程碑管理

３．１ 项目计划编制

只有站在统领全局、整体规划的高度,预先制订项目实施和控制的方案,才能使项目顺利实施并最终取得成功.项目计划为各利益相关者之间的沟通提供了一个参照,并确定了关键管理审查的内容、范围和时间,同时还为进度评测和项目控制提供了一个基线.我们对项目计划具体内容的确定,结合项目的各方面实际情况,主要参照ＩＥＥＥ １０５８．１中“软件项目管理计划”的基本内容.其中包括项目介绍、项目组织、管理过程、技术过程和进度预算5个部分.但所有的计划内容都必须是正确的、明确的、易理解的和可执行的,切忌未经确认,难以执行的项目计划描述.另外,因为项目管理的最终目标是满足或超越各利益相关者的需求和期望,在项目计划过程中,进行利益相关者分析也是非常重要的,但不宜将其作为项目整体计划的一个部分,最好作为单位内部一个项目计划附件.该项分析的内容可以包含各利益相关者的所属组织、所处角色、项目利益、影响程度等.对项目经理来说,花点时间来关注和利用这些信息也是非常重要的.笔者在项目管理过程中的感觉是,在项目的日常实施过程中,尤其是在项目陷入困境的时候,这些分析结果常常有很大的帮助.

３．２ 项目计划实施

项目计划实施是指对项目计划中所规定的工作进行管理和实施的过程.项目产品主要在项目实施阶段生产出来.在实施过程中,软件编程、与需方有关技术人员的具体沟通、阶段性调试,直至全套系统软件和技术文件的完成等,都发生在这一阶段.项目计划和项目实施是相互渗透、不可分割的活动.在项目的实施中,我们对于项目计划编制和实施之间的协调改进工作主要采取谁实施谁计划的原则.虽然项目经理负责整体项目计划,但编制该计划的大量基础信息均来源于各技术组和技术人员.事实证明,按照这一原则,项目计划的编制更加合理、可行,实施起来更加顺利.

按照项目整体管理的指导方法,我们在变更发生时,要求必须输入项目计划、变更申请和绩效报告等重要内容,输出更新后的项目计划、纠正措施和经验教训记录等.通过这些做法,使项目变更控制与管理工作规范有序.该项目的顺利实施,应该得益于我们在项目初期引入了项目整体管理理念和方法,对项目进行了科学、规范的整体管理.通过项目整体管理,使项目所有的组成要素在适当的时间充分地、有机地结合在一起,极大地提高了项目的实施效率.

主要参考文献

［１］ 牛立新． 企业信息系统项目管理分析［Ｊ］． 河南教育学院学报：自然科学版,２０１０（３）．

［２］ 冯森． 项目信息管理探讨［Ｊ］． 技术与市场,２０１１（３）．

［３］ 杨峻． 基于ＵＭＬ的项目信息管理系统设计［Ｊ］． 电脑知识与技术,２０１０（２３）．