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摘 要 ：沟通是项目经理在项目管理中必须具备的最基本也是最重要的技能,项目的成功离不开良好的沟通管理,本文结合作者的实践,深入探讨了信息系统项目沟通管理在项目实施过程中的重要性,并分别讨论了项目沟通管理计划的建立、内部沟通注重文档化、及早主动沟通原则融入到沟通管理的具体措施.
关 键 词 ：实时信息系统项目 沟通管理 项目管理
2011年1月,本人作为项目经理开始参与了某市电力局基于PI实时数据库实时信息管理系统的开发.本系统是基于PI实时数据库和WEB的实时信息管理系统.采用服务器/浏览器（b/s）架构,将众多的实时信息、设备信息、图形信息、模型信息纳入其中,使得信息得到更全面的流动和管理.电力局生产处、科信处、用电处、计划处、调度所、运行工区、变压工区、集控站等部门工作人员均可登录该系统完成实时信息的管理、浏览、流转等操作.为了实现b/s架构的实时信息管理系统,要求实时应用能在WEB环境下运行,因此要开发一组结合PI实时数据库的网络组建来满足基于WEB的实时应用需求.
本系统采用分期建设和RUD的软件工程方法进行管理,与2011年12月底交付并运行.基于涉及到系统功能复杂、范围较大、客户使用部门较多,沟通协调多而频繁、用户期望较高等特点,为此我们将项目的沟通管理作为重点工作来抓.主要强抓以下三大方面的工作：1、沟通管理计划的建立2、内部沟通注重文档规范化3、及早主动的沟通.
一、建立清晰的沟通管理计划,实现可管理的沟通
项目沟通计划是项目整体计划中的一部分,它的作用非常重要,也常常容易被忽视.经常出现的问题是项目经理凭自己的经验口头安排与交待,项目成员按经理的指示被动的应付式的完成信息沟通工作.这种问题的主要原因是项目计划阶段项目经理嫌麻烦或不重视进行严格的沟通计划.一种高效的体系不应该仅仅靠口头传授.因此根据此项目的特点,我首先组织了团队成员分析了该电力局的组织结构,根据摸底确定各项目关系人及他们对组织、对项目的影响度,形成了“项目干系人影响度分类表“.再进行各项目干系人的信息需求分析,确定“项目干系人的信息需求表”.目的是判断能否满足其需求并确定合适的信息格式、报送方式.影响度分类表和信息需求表的结合,可以提供项目干系人的需求和预期以及用于沟通的信息格式、内容与细节水平.通过这些基本的工作完成了沟通管理计划的主体工作.这个分析确认过程项目团队一定要全部参加,以加强他们对项目干系人特征了解及沟通时的敏感性.
沟通矩阵帮助了团队理解如何以标准而连贯的形式定期就项目进展进行沟通,使沟通系统化.团队成员有清晰的沟通模式,知道自己“什么时候”该向“谁”以“何种方式”沟通“啥”信息.沟通管理计划的强化执行使项目的沟通逐渐朝有序化发展.
二、内部沟通注重文档化,实现团队及组织经验的积累
由于本项目是基于PI实时数据库的开发,对于我方公司和电力局来说都是首次开发,项目经验非常缺乏,如何通过该项目的建设,把项目成员个人的经验通过信息共享、传递和使用转化为项目团队及整个项目公司组织的经验,是我在项目沟通管理中要考虑的重要问题.特别是针对IT行业人员流动大,对信息管理缺乏重视的现状,加强团队的经验积累显得更加紧迫.
在该系统管理过程中,为贯彻沟通注重文档化思想,我建立了规范的文档管理规范.主要强调三点：1、信息格式化规范.要求制作的文档格式要符合项目规定的文档模板要求,以统一文档风格.此举主要目的是用相对固定的格式统一语境平台,令沟通更为便捷,准确,防止个人随意发挥,文档百花齐放.2、保持数据的真实准确性.在该系统建设中,即使是一个实时信息模块的建设,亦涉及到大量的数据工作,如绝缘体监测数据、蓄电池监测数据、主变油色谱监测数据、电量数据、报表数据、实时图像数据等等,在工作过程中都需要真实准确的记载.一是为了提高沟通的准确性,减少冲突,二是为了方便项目新成员学习机日后的维护.3、文档的共享与学习.文档共享的目的是在于项目团队成员快速共享技术经验,避免成员间的重复沟通和反复沟通,增加沟通成本.如对于电力业务知识熟悉的老成员在与客户相关部门的技术人员进行交流后的情况要及时形成统一规范的沟通文档,通过文档的共享,所有成员都能很快地掌握这个问题,避免了重复的沟通和知识专有,加速知识经验在团队中的快速传播.
三、及早沟通、主动沟通
在项目实施过程中出现问题并不可怕,可怕的是问题没有被发现.沟通的越慢,暴露的越迟,带来的损失越大.在项目中,我们极力提倡及早沟通、主动沟通.比如,在项目实施中的进度控制时,当某个关键任务必须在规定的时间内完成,否则会影响下个任务的开工导致整个项目进度推延时,我会及早地、主动地与该任务的负责人进行交流,了解任务的进展情况及遇到的问题,并及时召开小组成员会议讨论该任务中遇到的技术问题如何解决及解决方案,这样将风险与潜在的问题及时化解,避免了问题出现后才手忙脚乱地去解决,影响项目进度.
尽早沟通、主动沟通说到底其实是对沟通的一种态度.对于并非寻常的问题、特别是责任不在与自己的问题,不能够及时提交反映就算了,由于角色不同,对于同样问题各人解不同以及决策层对技术问题可能敏感度和理解度都不够时,如不进行主动和进一步的沟通,问题就很可能摆在一边.如果等到事态严重了再去翻出这个问题,也许解决问题的好时机已经过去了,沟通中积极主动的态度,实践证明是非常重要的.
基于PI实时数据库实时信息管理系统的整个执行过程中,项目沟通计划的使用解决了项目干系人各种差异化信息需要,保证了内外范围、高低层人员信息的一致性.及早和主动沟通的实施使项目管理中潜在的问题及风险及时化解.