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原始单据实现数字化存储、网络化共享、可视化查询,带动了财务工作的全面e化变革.原始单据数字化有利于满足审批人员看到原始单据进行审批的管理习惯；有利于提高单据查询的效率,优化单据查询的效果；有利于会计信息高度共享、快速整合；有利于财务公开,加强廉政建设.行政事业单位可根据财务管理的实际需要有选择地将原始单据进行数字化.会计原始单据资料的数字化可以采用集中式或分布式录入的方式实现,也可以二者兼而采之.原始单据数字化的影像采集发展方向必然是与财务软件深度集成.传统的报销模式采用手工报销的方式来实现,报销人员填写好纸质单据找财务审批人员审批,最终到财务审核报销.网上报销模式通过网络传递填写好标准化报销单据,进行流程化的业务审批,网络化的财务审核,使财务报销实现跨地域、跨时空、跨部门进行流转.
(一)原始单据数字化在网上报销的重要性一是原始单据数字化有利于满足财务审批人员需要看到原始单据进行审批的管理习惯.传统的审批流程运转时,财务审批人一般先翻阅需要进行审批的原始单据和相关的报告等,然后签注手工审批意见.而日前,一般的网上报销应用模式并不是把原始单据扫描进电脑,而是由报销人根据原始单据内容(包括金额、事由、费用类型、等相关信息)在网上报销系统中填写报销凭证,这种方式下审批人无法看到纸质票据的影像.为了满足财务审批人需要看到原始单据的管理习惯,有必要通过扫描仪、摄像头等终端设备将纸质的原始单据数字化后,作为电子报销单的附件以备审批人调阅.同时报销系统根据预先配置的流程信息,将电子单据和原始单据影像一起提交给审批人进行审批.这样审批人审批时对报销内容有直观、感性的认识,使审批人做到心中有数.二是原始单据数字化有利于提高单据查询的效率,优化单据查询的效果.目前很多财务软件,都没有设置对记帐凭证附件资料的存储管理功能,一般只是简单地记录每张记帐凭证附件资料的份数.操作过程一般是依椐相应的原始单据制作电子记帐凭证,将其打印出来后并附上原始凭证资料装订成册进行管理,电子核算数据与原始单据资料是分离的.这种分离保存不便于发挥财务信息化的快捷优势,如需查询某项内容的附件资料,就必须先查询电子凭证,然后再到档案部门翻寻相关原始附件,效率的低下是显而易见的；原始单据资料“正本”是采用传统方法的订本式管理,装订位置会占据一定的面积,复印“正本”资料时部分内容会被遮盖；另外有些“正本”资料字迹随着时间的推移可能会出现不同程度的褪色,如果复印效果也.会不理想.而实现原始单据数字化有利于提高单据查询的效率,查询结果清晰、完整.三是原始单据数字化有利于会计信息高度共享、快速整合.单位领导在总结和决策时,可能需要对某一个或某一类型的项目进行全面、综合了解、分析,而原始资料已经进行了财务归档,必须通过先查电脑数据后再翻查会计记账凭证附件资料,一一复印整理出来,困难较大,耗时耗力.而如果对所有会计信息都已经实现原始单据资料数字化,并进行全面地整合、科学地分类管理,实现数据共享查询,那么领导在做横向对比、纵向比较、综合决策时,将会事半功倍.四是原始单据数字化有利于财务公开,加强廉政建设.数字化的原始单据影像在财务信息化平台里可以在线查询、调阅、对比等,增强了行政事业单位财务管理和会计核算的透明度及规范性,形成多部门、多用户流程化运转,财务审批人、工作人员广泛参与,多手段同时运用的立体监督格局,使财务事项在事前、事中、事后实现全程监督.有利于推动行政事业单位财务公开制度,促进建立健全公开、透明、规范的财务监督机制,加强廉政建设.
(二)原始单据数字化的内容选择行政事业单位在日常进行的各种财务活动中取得的各种原始纸质票据凭证大小不一、种类繁多.在目前的软件支持和硬件支撑条件下,并不一定需要将取得的所有纸质原始票据都进行数字化,可以根据本单位财务管理的实际需要有选择地将原始单据进行数字化.从当前金融行业的原始单据数字化工作实践看,他们对财务活动产生的所有原始凭证等会计档案全部进行逐张采集,推行原始票据等会计档案电子化管理：人民银行已经建立了银行会计凭证影像事后监督系统(IAs),建设银行总行开发了会计档案管理及会计稽核系统(ADMAS系统),实现了会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料的采集、加工、储存、调阅自动化和电子化.这样做保证了纸质档案和电子档案的完整对应.但对于一般行政事业单位而言,要实融行业的这种硬件和软件的高配置以及操作人员的高要求还是有不小的难度.因此,行政事业单位可以根据本单位的条件、特点、要求,选择适合本单位财务管理实际需要的原始单据进行数字化.例如：对财务活动产生的原始票据可以按照重要性的原则,按照一定规则有选择地进行采集,采集的数字化信息主要作为网上审批时的辅助证明(实物凭证在审批和审核流程结束后按照会计档案管理要求正常归档).制定的采集规则必须满足审批需求,比如涉及同定资产的票据、单张金额达到一定金额以上的原始单据等必须逐张采集；出租车、等小额票据整理粘贴后,注明单据张数再进行集中数字化采集.这种做法减轻了单据数字化采集的工作量,在审批需要和录人工作量之间取得一个平衡点,尤其是在录入点多,没有新增录入人员(由报账人员)时,更容易被报销单位和报销人员接受,有利于网上报销工作的顺利开展.
(三)原始单据数字化的采集方式会计原始单据资料的数字化可以采用集中式或分布式录入的方式实现,也可以二者兼而采之.集中式是指各报销单位将原始单据统一报送中心录入点进行单据的数字化.这种方式在各报销单位相对集中、离录入点较近的情况下采用.分布式是指有各报销单位自行设立录入点,将原始单据数字化以后,通过网络将影像数据上传到中心数据库.这种方式在各报销啦位相对分散、离中心录入点较远的情况下采用.集中式录入可以采用价格相对较贵的高速扫描仪提高原始单据资料数字化转换的效率,数字影像的质量更有保证.但由于要保证数字影像与网上报销流程中每笔业务相关联,这对操作人员的职业素质提出了更高的要求.分布式录入可以由网上报销申请人员提交申请的同时,将原始单据资料的数字化影像作为附件关联提交,因此分布式录入更适合网上销流程的流转,但必须尽世设法降低报销人员的录入工作量,提高录入的便利性和效率,促进网上报销工作的顺利开展.
(四)原始单据数字化的采集管理目前主流nq财务软件对于原始单据采集一般都是以附件的形式存在,一张报销单关联很多张经过采集的原始单据数字化影像,这些数字影像一般是按采集的时间先后顺序排列,原始单据上的相关内容并没有进行OCR识别整理,调阅时无法按照金额大小、内容、日期等进行排序选择,这在一定程度上降低了网上审批的效率.因比,原始单据数字化的影像采集发展方向必然是与财务软件深度集成的.根据影像电子信息自动识别凭证版面,应用OCR识别技术、图像处理、模式识别、人工智能等计算机技术手段,让系统同时提供可视化工具,根据版面类型确定单据的处理模式：自动处理或手工处理,把记录在原始单据上的内容转化成文本信息,并且建立起与数字化影像相关联的档案,有效地减少人力投入,提高数据采集的效牢,优化数据采集的效果.