高校办公室公文流转工作的常见问题

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摘 要：广州航海高等专科学校是我国一所重要的培养航海专业人才的学校.本文结合学校办公流转过程中存在的问题,从完善信息系统、转变思想观念、加强人员素质等方面提出了提高校办公室公文流转质量的意见建议.

关 键 词 ：学校 办公室 公文流转

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1673-9795（2013）03（b）-0218-01

广州航海高等专科学校前身为创办于1964年的交通部广州海运学校,目前已经成为国际认可的合格的航海高等教育机构,是国内少数几所直接申办国际海员证的院校之一,一直以来,学校以服务国家航运事业发展为己任,为航运系统培养了大批优秀人才,已为社会输送各类人才4万余人.学校办公室作为办理学校日常工作的重要机构,每日接触到大量的文书文件.公文流转作为高校行政机关对公文进行收文、分类、编号、登记、拟办、传阅、承办、查处、立卷、归档的过程,极大地影响着学校办事效率的高低,是学校管理规范程度的重要标志.为此,我校专门制定了《学校文公处理办法》等一系列相关管理办法,极大地规范了学校党政公文处理工作,确保了公文流转的规范化、制度化、科学化,提高了公文质量和工作效率.但在实际的工作中发现,在公文流转的实际运行中,依然存在着这样那样的问题,影响了办公效率的进一步提升.

1.当前广州航海高等专科学校办公室公文流转的现状及存在的常见问题

近年来随着信息技术的不断进步和学校办学条件的好转,OA系统得到了极大的普及,促进了学校公文流转的高效快捷,我校也针对自身的工作实际,建立了相关的办公系统,方便的师生和院系之间的公务流转.但随着高校内部人员的不断调整和相关资源的整合,日常的公务流转工作出现了许多不和谐的因素,影响了办公室效率的提高.

1.1 信息系统使用不经常,效率不高

OA系统能够极大地提高办公室的办事效率,能够更为规范的进行文书管理,节省文书流转时间,提高办事效率.近年来我校也多次进行相关业务技能的培训,以期望能够使OA系统得到普及.但从现实的情况看,随着办事人员的调整和办公环境的改变,使得相关系统的使用率越来越低,甚至出现了闲置的问题.

1.2 信息系统设计不合理,使用受限

在公文流转过程中,往往由于领导参加会议、出差等原因使得公文流转处于半停滞状态,有的文书本可以高效运作的却因为领导、办事人员不在位,影响了流转速度.而在系统设计中,受到保密、权限等因素的影响,对这方面考虑的不足,而对于领导来讲,由于在电子签名、计算机使用技能等方面因素的制约,降低了使用效能.

1.3 流转程序执行不规范,效益低下

受到传统观念的影响,公文流转过程中许多环节还不能适应新时代的要求,影响流转的效益.一是书写规范程度不够.办公室在文书书写环节对各院系的指导不够,公文内容表述不清、要素缺失、标题不规范等问题时有发生,许多文书不得不一而再,再而三的翻工；而就办公室自身情况而言,个别工作人员责任心不强,对文书的相关规定了解不透彻,也极易出现这样那样的问题；二是文件呈送不规范.有的单位直接跳过校办公室将公文呈送领导,给办公室工作造成被动；有时在呈送阶段,部分单位对公文处理结果反馈不及时,影响公文流转效率；三是归档方式.在对公文归档管理阶段,依然要采取纸质文件的存档,而对于电子档案由于在图章、字迹等方面难以辨别,只能充当辅助手段,既增加了工作量,也不便于文件的查阅、管理.

2.提高校办公室公文流转质量的对策分析

针对当前校办公室公文流转过程中存在的问题,本人认为应当着重从以下几个方面做好工作,规范高效公文流转工作,提高办公室工作效率.

2.1 完善系统建设,提高适用性

进一步完善OA系统建设,充分利用当前移动通信技术等最新的科技成果,提高系统的使用率.一是简化系统操作.针对当前系统使用过程中存在的系统操作复杂,文书传阅过程繁琐的弊端,要进一步简化系统操作流程,方便用户使用；二是建立实时通信.充分利用移动实时通信技术,建立简便使用的手机操作软件,利用智能手机小巧、快捷的特点,使领导能够随时了解掌握各类文书的情况,特别是利用指纹辨别等手段,提高文书传递速度；三是提高保密效果.针对当前电子签字、电子印章使用不便的问题,进一步加强系统保密建设,提高系统使用效率和质量.

2.2 加强认识,转变传统观念

公文流转的重要作用,要求办公室以及相关人员必须要加强认识,转变传统的观念,切实提高公文流转工作质量,规范校办公室工作秩序,提高办公效能.一是加强对公文流转规范性的认识.要切实认清公文流转规范性的积极作用,各级负责人要从自我做起,加强自律,以身作则,规范公文流转程序、方式、手段,特别是对上级的指示、通知,下级的请示、报告等文件,要严格按照流转规程,不越级、不越位；二是加强对公文流转新手段的认识.充分认识到办公自动化系统的发展趋势,积极倡导和鼓励相关人员和单位使用办公系统,特别是要通过改善系统结构、简便操作方式等方法让领导能够带头使用向系统,从而加强OA系统的使用效能；三是加强对公文流转制度建设的认识.进一步规范公文流转的流程建设,健全办公室公文流转的细则,提高可操作性,杜绝出现人走制度散的现象.

2.3 提高人员素质,提升效益

高校办公室人员流动性强、日常业务多,许多人员是由所属院校借调而来的人员,他们熟悉学校相关专业,对审核有关教学、科研内容等方面的公文有很大的帮助,但却缺乏基本的办公室业务知识,影响了公文流转的效率.对此,一是要加强日常的业务培训,结合工作任务,使其能够在工作中尽快适应和满足公文流转的相关要求,熟悉各种制度的要求,从而提高管理水平；二是进行专项培训,定期组织校办公室人员和下属单位的人员进行专业培训,采取外聘人员授课、内请领导讲解等手段,提高工作人员的实际操作水平；三是注重提高新进人员能力,定期组织对新进人员的制度培训,保证其熟悉公文格式、流程程序,确保工作规范化、科学化水平.