高校办公室沟通艺术

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摘 要 ：高校办公室是学校的重要综合办事机构,办公室各项工作要得以正常高效运转,办公室人员的沟通就起着至关重要的作用,这也是办公室人员素质的综合体现.但在实际工作中,高校办公室的沟通存在着一些问题,严重影响了工作,这就需要高校办公室人员掌握一些沟通的技巧：加强自身学习、学会抓主要矛盾等,做好与各种人群的沟通,提高工作效率.

关 键 词 ：高校办公室 沟通 艺术

中图分类号： G647 文献标识码： A 文章编号：1672-1578（2014）11-0070-021 研究背景

高校办公室是学校的重要综合办事机构,它承担着组织大型会议活动、接待联络、文件拟发、上传下达、为领导出谋划策、为师生服务、协调各部门工作、管理学校日常事务等重要职责,可见高校办公室工作在学校工作中的地位是举足轻重且不可替代的.而办公室各项工作要得以正常高效运转,办公室工作人员的沟通就起着至关重要的作用,本文结合管理学原理,对高校办公室的沟通必要性、沟通存在的问题及如何进行有效的沟通进行了探讨.

2.高校办公室沟通的重要性及必要性

在一个单位中,可以说整个的管理工作都与沟通相关.企业中的管理中,管理者平均70%的时间都花在了沟通上,而企业的70%的问题都是由沟通障碍引起的.一个团队集体的失败大多都是由于沟通的失败,沟通问题搞好了,它在团队的力量就是一座“通天塔”.

高校办公室的是学校的中枢部门,是承上启下的关键部门,要想使办公室的各项工作都得以正常运转,与部门的沟通是必不可少的.没有有效的沟通,一切工作都无从解决.

2.1沟通是实现目标的凝聚剂

高校办公室以服务工作为主,离开服务工作,高校办公室的工作就毫无意义.沟通是协调高校中个体、小部分,使之成为一个连贯的整体的凝聚剂.要想使学校上下形成统一思想、一致目标,有效的沟通是必不可少的.因此,学校工作从无到有、从少到多,沟通起着巨大的作用.

2.2沟通是实现自我价值的基本途径

领导需要下属掌握自己的想法、意图,来实现领导职能,而下属也想使领导了解关注自己的想法,这都需要沟通这个基本工具.在工作中,只有沟通顺畅,才能达到自己的目标,进而实现自我价值.

2.3沟通是实现外部联系的桥梁

学校不是孤零零的个体,是要与社会共同进步,共同发展的,是与外部环境紧密相连的,而外部环境处于不断变化中,学校要适应这种变化,就必须保持与外部的沟通联系,从而获得更好更优的发展机会.

3.高校办公室中沟通存在的问题及影响

沟通无时不在,无论在生活或是工作中,有人的地方就有沟通.由于受外部及内部等各种因素的干扰,高校办公室在实际的工作中,存在着一些沟通方面的问题,这些问题实实实在在的影响了办公室的工作.

3.1沟通工作中容易出现一些问题

高校办公室工作中面临的对象复杂,而人的思维也各不相同,在解决一些矛盾问题时,用的方法也有所不同,所以由于主观原因,也会使办公室沟通工作遭到误解.

高校办公室工作服务性极强,而且会时有发生很多紧急事件,因此与外部门寻求协作时,会有语气急,态度冲的现象,这种沟通会激化部门矛盾.

3.2参谋作用不强

高校办公室的一项重要职能就是做好领导的参谋,为领导出谋划策.而往往在领导面前,工作人员总觉得自己职位低,经验少,不敢提意见出方法,没有一种敢闯敢冲的胆量,而只是“根据以往经验”、“以前”等依赖传统老式的做法,没有创新没有改进,使工作有了局限性,缺乏一种积极主动应对、参政议政、出点子的意识.

工作人员工作不够细致,对学校中的一切事物感觉司空见惯,没有仔细观察研究,妄加想象与推断,真正涉及到数据乃至微小问题时,没有概念,就给不出意见,没有发挥参谋助手的作用.

4.高校办公室沟通的技巧

高校办公室接触的部门多,人群广,要想处理好办公室的各项工作,就要做到心里有数,有原则.

4.1加强服务意识,做好各种沟通

4.1.1与上沟通要有胆

“上”指的是直属领导,部门领导、高校领导及上级部门领导.高校办公室在汇报请示工作、实施执行领导决策过程中,少不了与“上”的沟通.首先,与“上”沟通前,要提前做好功课,打好腹稿,就要沟通事情进行梳理,并进行换位思考,想想在沟通过程中,领导会有什么疑问,会提出什么问题,自己有没有解答方案,有几种方案供领导参考,每种方案的优点是什么,缺点是什么,都要进行思考并一一记录下来,做出比较.其次,与“上”沟通中,要听明白领导想表达的观点,切忌模棱两可,含糊不清,可采用询问式进行确认,清楚命令才能有好的执行力.在与“上”沟通中,要有胆,不卑不亢,不慌不忙,有良好的沟通仪态,能完整地表达自己要表达的事情,防止把自己想沟通的事情埋没掉.

4.1.2与下沟通要有心

“下”指的是与高校的下属单位,只是单纯的上、下级的级别关系,而不应有等级的差别,应该加强服务的意识.与“下”沟通时,要用心去交流.下面部门存在对上面部门规则、要求模糊、不清楚现象,有时会询问高校办公室人员的意见与建议,只要不涉及原则性事宜,可诚心诚意地给予讲解与指导.这种沟通是特别有效的沟通.

4.1.3水平沟通要有肺

水平沟通是指与平级部门如学校的职能部门、二级学院人员进行沟通.水平沟通也可称为平行沟通、平等沟通.在与平级部门人员沟通时,注意沟通的方式及语气,切勿盛气凌人,切勿打着XX领导的旗号,进行命令、要求,如“领导说等”“领导要求等”,这种话语是比较生硬而且负面的,即使工作完成了,也会让人烦感,从此产生了沟通的障碍.而应该先从一项工作的难度讲起,再赞扬一下部门及人员优势,然后再发自肺腑的请求别人的帮助,把学校工作的事说成与自己息息相关的事,感恩别人的帮助,大家会愿意并乐意进行配合,这样的沟通是积极有效的沟通. 4.2加强自身修养,提高沟通的技巧

4.2.1加强思想素质的培养

沟通的基础是要有坚定的政治立场,掌握学校的各项政策,了解学校的基本状况.结合学校情况,有目的地进行沟通,说好每一句话,办好每一件事.

4.2.2加强沟通技巧的学习,并接受专业化的培训

沟通是可以进行改善的,可以多层次、多角度的开展专业化的沟通培训,来提高办公室人员的沟通技能,增强参谋助手的实效和水平.可参加专业化的口才沟通班、专家举办的讲座与集中培训等一些正能量的沟通培训班,强化自身的沟通能力.可以观看近期播出的《我是演说家》栏目,从中吸取经验,感受语言沟通的力量.

4.2.3注重团队沟通的力量

高校办公室要团结一致,努力营造好的办公环境,积极发挥团队中每个人的优势,用人唯能,各尽其才.同样的,沟通也要注重团队沟通的力量,形成团队合力.当个人沟通力量达不到预期目标时,可请领导及相关人员一起进行沟通,进而提高工作效率.

4.3学会抓主要矛盾,提高沟通的效率

高校办公室工作千头万绪,同时会有很多工作一起进行,所以一定要学会抓主要矛盾,注意解决好紧急事项,只有抓住了主要矛盾,解决了主要矛盾,次要矛盾就可迎刃而解.涉及到上级主管部门交办的、学校大局的事件、涉及到大部分教职工和学生的切身利益的事件等都是重要事件,都应集中力量去沟通解决.

由此可见,沟通不但是门学问,更是一门艺术,需要在实际工作中不断地学习、探索以及应用.在高校里,做好高校办公室与学校领导、职能部门及二级学院领导、办公室内部之间的沟通工作,积极进取,团结协作,保证学校各项工作的顺利进行,提高工作效率.