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摘 要 ：随着科技的发展,计算机和互联网技术已经得到了广泛的应用,社会已经进入信息化的时代.档案管理的压力越来越大,传统的档案管理模式已经不能满足日益增长的需求.因此事业单位会计信息化成为了未来的发展趋势.在目前的档案管理工作中,电子档案已经得到一定程度上的普及,会计档案信息化也成为了会计的中医基础工作之一,但是目前的很多事业单位在会计信息化档案的建设和管理工作中还存在很多问题.所以本文基于信息化谈事业单位会计档案管理,分析在信息化的前提下,事业单位会计档案管理的特点、出现问题以及解决的办法,以供大家参考.
关 键 词 ：信息化 事业单位 会计档案管理
一、会计档案管理信息化的必要性
(一)使档案管理更加充分、安全
在会计档案信息化的过程中,会建立一套有效的档案管理计算机信息系统.这套系统可以有效的提高档案利用率,使档案管理工作的流程更加规范和先进,更能满足档案信息管理的需求.同时还可以依据实际情况增加档案系统软件的功能,有利于建立一套完善的内部控制制度,增加了档案的安全性.
(二)能有效提高管理和服务的质量
将事业单位会计档案信息化可以快速的提高管理质量,信息化后的档案信息都存储在计算机设备中,不仅占有空间小,而且查找信息十分方便,能明显提高工作效率和服务质量,同时也能避免一些档案无故丢失的情况,在档案的复制、传递等方面也十分方便.面对现在大量的档案信息,将档案信息化有利于档案管理工作的顺利开展,是未来事业单位档案管理的发展趋势.
二、基于信息化,事业单位会计档案管理的特点
(一)档案信息具有智能性
会计档案的信息化主要依赖于计算机互联网技术的发展,将档案信息化后,计算机系统会根据情况自动生成需要的信息化档案信息,既快捷,又准确.
同时如果出现档案数异常化的时候,计算机系统也可以及时通过预警的方式通知工作人员,可以及时发现问题,避免出现更大的损失,保证了数据的真实性和客观性.
(二)信息化档案保管具有特殊性
会计档案信息化完成后,档案的都由计算机硬盘或则其他储存设备进行存储,这种保管形式有着严格的保管要求,必须要保持一定的存储环境,一旦环境发生剧烈的变化,设备中存储的信息就会受到破坏,严重时会全部消失,这样就会给单位带来不可挽回的损失.同时网络存在一定的安全隐患,会计档案信息化后很有可能被人通过信息技术进行篡改,甚至对档案进行窃取和破坏,因此事业单位要保证网络平台的科学性和安全性,及时采取有效的安全措施,保证档案的安全可靠.
(三)处理档案信息具有高效性
会计档案信息化后,摒弃了传统的手写方式,信息的统计和传递都借助于智能化的计算机系统.因此在档案的录入、传递、更改等工作都可以快速完成,可以有效的提高工作效率.同时,由于会计档案经过信息化后都是存储在计算机的存储设备中,具有占用空间小、数据查询方便等特点,对于想要查找的档案,只需要通过搜索引擎,输入关 键 词 ,就会快速的找到想要的信息.相比传统的方式,大大节省了人力物力以及工作时间,有利于档案管理工作的顺利进行.
二、信息化前提下,事业单位会计档案管理面临的问题
(一)投入力度不够,信息化档案管理投入不足
事业单位的会计档案信息化是一项工作量很大的工程,必须要加大投入力度,事业单位档案的网络平台构建依赖于一定的资金保障,只有网络平台顺利的建设起来,事业单位才能真正实现各个业务系统的资源共享,在各个信息系统之间形成协同效应.但是目前很多事业单位由于认识不够或者其他原因,没有加大投入力度,导致搭建的网络平台比较落后,设施配备不齐全,很容易出现故障,导致数据丢失等情况的发生.
(二)信息化档案管理制度有待完善
目前,很多事业单位都没有建立完善的档案管理制度,没有明确相关工作人员的职权和职责,对一些关键数据的保管、储存、备份以及保存期限都没有明确的责任人,更没有设置相关的惩罚措施,这样会严重影响事业单位的信息化管理工作,会给单位造成不可预料的损失.
(三)管理人员的业务素质有待提高
管理工作人员是工作的执行者,管理队伍的素质决定了管理工作的质量,要想推进事业单位信息化会计档案管理工作,在完善制度的前提下,要努力提高管理人员的从业素质.
现在事业单位的信息化会计管理工作对人才的要求较高.从业人员不仅要具有较高的计算机水平,同时又要对会计业务十分精通,另外对事业单位的管理流程和相关的档案管理知识十分了解.
但是目前很多事业单位信息化档案管理人员的业务素质不高,距离真正的信息化管理还相差甚远.虽然具有高校的教育经历或专门的业务培训,但是依然无法满足工作要求.人才业务素质问题已经成为推进会计信息化管理工作的瓶颈,严重影响对事业单位信息化会计档案工作的正常开展,因此必须要及时解决.
三、加大事业单位会计信息化档案管理的创新力度
目前在信息化的前提下,很多事业单位都在会计档案管理工作中出现很多问题,这些问题对将严重影响我国会计信息的纵深层次发展.所以必须要及时采取有效措施,加大事业单位会计信息化档案管理的创新力度,大幅度提高事业单位信息化会计档案的管理水平,逐步推进事业单位档案管理的现代化.
(一)加大信息化档案管理的投入力度
事业单位要想真正实现信息化会计档案管理,让事业单位管理工作更加现代化,保证会计信息管理具有较高的工作效率以及安全性,就必须要加大投入力度,购置先进的网络设备,搭建科学安全的网络平台,保证信息存储的安全性,实现各个业务系统之间的资源共享.
同时也要在相关管理人员的培训上加大投入力度,在件和硬件两个方面共同加强建设,提高会计档案管理的安全性和科学性.
(二)完善会计档案信息化管理制度
事业单位要以国家发布的《会计档案管理办法》为理论依据,制定符合本单位会计档案管理细则,明确信息化会计档案的类型,并严格规定档案的归档、保管以及查阅等程序.建立健全的内部控制制度,对信息化会计档案的安全方面要加强管理,加强权责明确化.另外要做好档案管理的操作记录,避免违规行为或者违法行为的出现.
(三)努力提高管理人员的业务素质
事业单位信息化会计档案管理需要综合素质较高的复合型人才.对于人才的引进可以从两个渠道进行,一是可以当年从各大高校的毕业生中进行挑选,选择适合岗位的复合型人才.二是通过对本单位中的会计档案管理人员进行培训,重点培训信息化会计档案管理的相关知识,以此来快速提高其信息化会计档案管理的业务水平.
当然对于管理人员不仅要提高业务水平,更要注重职业道德的培养以及相关法律知识的教育.让事业单位的信息化会计档案管理的从业人员不仅具有较高的业务能力,更要有较强的责任心和良好基本的职业道德,并且严格遵守国家相关的各项法律法规,杜绝弄虚作假现象的发生,积极维护事业单位的利益以及国家人民的利益.
四、结束语
随着科技的发展,现代社会已经步入信息化时代,事业单位的会计系统档案的电子化,以及电子档案的归档、保管和利用都非常重要,而且工作量也比较大,对人才的要求也较高.事业单位会计档案信息化是未来的发展趋势,在未来会计会更加现代化和规范化.因此要想推进事业单位会计档案的发展,满足与日俱增的工作需求,必须要大力发展会计档案管理的信息化.要确保管理更加符合实际,建立完善科学合理的管理制度,保证电子档案都能够得到安全可靠的保管以及及时有效的利用.这对于事业单位会计档案事业的发展有着积极的现实意义.