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会计档案是会计信息系统的产物在时间维度上的积累,其所包含的会计信息内容具有一定的原始凭证性、系统性、连续性和规律性,不仅能完整的呈现出高校发展的历史轨迹,而且能为大学管理层的会计预测、决策、控制提供依据.因此,会计档案实质上是一种能为高校所利用并创造经济价值的信息资源.
一、电算化会计档案对高校的重要性
电算化会计档案是一个单位综合档案的重要部分,它既具有原始凭证性与连续性,又具有严密性、专业性和广泛性等特点.电算化会计档案由单位控制、管理,并在高校管理决策中发挥重大作用.
1.电算化会计档案是真实记录高校经济业务事项的证明材料.记录经济业务的财务体系是由最初的会计凭证发展到会计账簿,再发展到会计报表的,最终形成的会计报表是各项经营事项的反映,由它汇集成的资料是高校过去运行管理的经验.
2.电算化会计档案是高校进行财务分析的直接依据.在经济活动过程中,高校获得的各项业务指标的具体情况都会被详细地记录在高校的会计档案里,以便为以后的财务预决算与高校内部经济管理等活动提供重要参考.
3.电算化会计档案是高校解决经济纠纷、惩治腐败的重要依据.会计档案记录了高校详细的经济活动与账目往来,司法部门可以通过对高校会计档案的调查来监督它们的经营活动,稽查违法乱纪的行为,防止贪污受贿活动,保护国家和高校财产不被侵犯.可以说高校完整的会计档案是经济领域内堵塞漏洞、惩治腐败的重要依据.
二、电算化会计档案管理现状分析
1.档案载体的特性带来的问题.以电子数据状态保存于硬盘、软盘等磁性介质中的会计档案和会计电算化软件安装光盘等计算机系统档案很容易被损坏、修改、复制和失效,而导致会计档案信息失真、泄露,甚至被破坏,从而使会计档案失去价值.计算机软件系统本身也存在漏洞,如会计电算化操作人员的权限设置不严格、没有对数据库保存的数据加密以及计算机病毒侵害与攻击等等.
2.计算机财务软件版本使用不一致.由于财务软件开发商之间没有统一的开发标准,使得市面上的财务软件种类繁多,而财务人员熟悉的财务软件又是有限的,不能对每一款软件都很了解,这就在使用时可能会出现错误.另一方面由于会计制度、会计准则的变化也会使财务软件不断发生变化.
3.电算化会计档案管理制度不健全.现行单位对电算化会计档案收集、立卷、归档、保管、查阅和销毁等缺乏明确的规章制度,加之以电子形式存储的会计档案的易损性和易修改性,从而导致会计档案信息资源不能被准确无误地运用.
4.缺乏现代化的会计档案管理人才.电算化会计档案管理涉及计算机应用、会计、档案管理等多方面的专业知识,不仅要求档案管理人员既懂得计算机操作,又要懂得会计和档案管理专业知识,并能对财务部门的立卷管理进行指导.因此,很多档案管理工作人员由于自身整体素质不足,对档案管理需要用到的专业知识有所欠缺.而目前复合型电算化会计档案管理人才相当匮乏,不能满足电算化会计档案管理要求.
三、完善高校电算化会计档案管理的对策
为了更好的实行信息化环境下会计档案的管理,解决上述问题,我们认为可以从以下方面加以综合考虑,找出应对策略.
1.加强会计资料控制,确保财务数据安全.会计资料是单位的经济机密,一旦泄漏将给单位带来不可估量的损失,而磁性介质的可复制性又使会计资料极易泄漏而不易发现,会计电算化系统的输出不论是磁性文件还是打印资料,输出后均应立即受到严格管理,以防被人窃取或篡改.磁性资料应由会计档案保管员负责保管；打印资料在系统的操作日志上有所记录后（包括记录输出时间、文件页数及操作人员姓名）及时送达指定人手中；收件人要签收并注明收件日期、文件内容,以便日后备查；确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除,对磁性介质存放的数据要保存双备份.同时,应健全必要的防治计算机病毒的措施.
2.统一财务管理软件,理顺数据对应关系.选择财务软件不仅要选择软件功能好的,还要看软件的开发者是否具有好的信誉、充足的开发资金和足够的能力.也要注意会计电子档案与选择的财务软件版本要保持一致,将会计电子档案的格式随着文档技术的发展不断升（下转第31页）（上接第18页）级,使在任何时候形成的电子档案都具有兼容性.同时,会计信息化档案不同于普通的会计电算化档案,它还包括通过会计数据运算和分析而得出的高校决策所需的参考信息,因此在对会计信息化档案进行保存时,还应注意这些信息与会计数据的对应关系,便于更好达到内控的目的.
3.健全会计档案管理制度,完善归档借阅销毁程序.从会计档案的收集、立卷、归档、保管、查阅和销毁等建立切实可行的管理制度.第一,建立电算化会计档案的归档制度.首先保证资料齐全、立卷规范并及时归档.会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序,都应视同会计档案保管,按类别和时间顺序对纸质会计档案、机读会计数据以及会计电算化软件系统名称、版本以及与之配套的安装光盘等计算机系统档案进行立卷归档.第二,建立严格的电算化会计档案借阅手续制度.查阅会计档案需经财务部门负责人批准,按照档案管理的有关规定办理借阅手续,外单位查阅本部门会计档案要有单位介绍信,并经主管领导、财务部门负责人同时批准,并且做详细的查阅记录.第三,保管期满需要销毁的电算化会计档案,应经批准后编制销毁清册,有关部门派人监督,方可进行销毁.
4.加强档案人员培训,提高档案管理水平.会计档案工作需要不断完善、优化,建设一支高素质的会计档案干部队伍,是会计档案科学管理的重要基础.作为会计档案管理人员,首先必须做到严格自律、廉洁奉公,保持独立公正的立场正确运用自己的职能和权力；其次,会计档案内容广泛,具有专业性、广泛性、严密性的特点.因此,除了要加强搞好关于会计和档案的岗位培训外,还要通过每年的轮训学习更新知识,提高会计档案法制意识和依法归档观念,使高校会计档案的管理职能更加有效、更加科学、更加适应建设现代大学管理制度的要求.
综上所述,高效、安全和健全的内部会计控制是会计管理的基础,也是整个高校管理的基础.针对信息化环境下会计档案所带来的影响、挑战和难题,高校内部控制唯有进行不断完善和改进,才能灵活地应对这些问题,提高高校内部控制水平,提供真实、客观和公正的会计信息,以满足高校管理的需要.
（作者单位：临沂大学）