小议高校会计档案的管理

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【摘 要】高校会计档案就是高校建设、教学、科研过程中经济事务的主要载体.本文就高校会计档案的管理工作谈几点粗浅认识.

【关 键 词】高校会计档案管理

引言

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料,是记录和反映经济业务的重要史料和证据.高校会计档案就是高校建设、教学、科研过程中经济事务的主要载体.本文就高校会计档案的管理工作谈几点粗浅认识.

1.高校会计档案管理工作中存在的问题

1.1档案保管不规范

按《会计档案管理办法》规定,各单位每年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管.但是,在实际工作中,许多高校的财务部门,不能按要求将会计档案及时移交档案管理部门,原因主要有两方面：一是财务部门人员不足,没有专人负责会计档案的整理、立卷、归档工作；二是财务部门为了自己使用方便,不愿意将会计凭证、工资册等会计档案资料移交档案室保管,以致超过了归档期仍迟迟不将这些资料归档.

1.2管理程序不合理

会计档案管理程序不合理,主要表现在整理立卷程序不合理、移交保管程序和销毁程序不符合规范等.整理立卷程序中没有按照统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”的办法执行.移交程序不规范主要是档案交接前没有充分的准备工作；移交点收不规范；没有专人监督,或监督人员身份不称职,无法履行监督人的职责；交接后的事项办理不完整等,这些都是档案交接程序不符合规范的表现.销毁程序不规范主要存在未按照程序审批；档案管理部门和财务部门未共同派人员监销.销毁不符合保密要求,直接以废品变卖形式代替.

1.3档案资料不齐全

会计档案包括会计凭证类、会计帐薄类、财务报告类和其他类.许多高校在收集会计资料时,往往将财务报表类中的上级有关文件、财务制度财务活动分析等仍然没有归档,特别是电算化会计下的财务核算系统软件、数据结构等磁介质重要资料,没有按会计档案的要求归档保存.高校普及会计电算化已有十年的历史,对实施会计电算化后产生的大量以电子文档、程序文件、备份文件等新的会计档案信息载体,目前还没有制定相应的管理办法,未将其纳入会计档案的管理范畴.不少学校只存放纸介质会计档案,对会计电算化后的电子文件、程序文件、数据等没有及时备份、拷贝和归档.由此导致了电算会计档案归档资料不完整,并在很大程度上影响了企业对会计档案的正常使用,例如,进行软件的变更或升级时,如不能及时将备份数据归档和保留形成会计文件数据的背景信息,将导致旧系统中形成文件在新系统中不能读取.

1.4管理制度不完善

除《会计法》、《会计档案管理办法》、《会计基础工作规范》外,高校自身缺少具体的会计档案管理细则.这使得高校会计档案工作在本行业上缺少针对性.同样,不同高校内部也存在着千差万别.尤其,在涉及校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报、文书合同等会计档案管理时缺少统一规范的措施,无据可依,无章可循.

2.提升高校会计档案管理工作的有效策略

2.1明确会计档案归档范围

对会计文件资料内容进行分析,属于归档范围的会计资料,要收集、整理、立卷归档.要明确不仅一级核算单位的会计资料属于会计档案归档范围,二级核算单位的会计资料、设备管理部门和房产管理部门建立的固定资产卡片,也属于会计档案归档范围,应收集、整理、立卷,并按规定移交档案管理部门归档保管.实行会计电算化的高校,从会计档案管理安全、完整、方便利用的原则出发,不仅要将打印纸质的会计凭证会计账簿、财务报告等立卷归案,也应将电算会计产生的会计信息电子数据、程序文件等列入归档的范围,定期进行备份,用光盘存储保管,与纸质的会计档案资料一并归档.

2.2严格执行管理程序

按照财务会计档案管理的时间、内容、程序要求来推进工作的顺利进展.在整理立卷程序中按照统一分类标准、统一管理要求、统一档案形成的“三统一”的办法执行.移交程序中按照移交前、移交时、移交后的要求规范执行；档案交接前做好充分的准备工作；移交时认真点收；专人监督,监督人员身份符合要求；完整办理交接后的事项等.销毁程序按照程序审批执行；造册登记；未了事项另行立卷；档案管理部门和财务部门共同派人员监销；销毁彻底,防止泄密等.

2.3完善档案管理制度

建立健全高校会计档案管理的规章制度.同时,将校园一卡通、国库集中支付、预算外资金收支管理、预算决算分析、纳税申报、文书合同等方面的会计档案管理纳入学校档案工作的总体.要使高校会计档案规范化,必须制定高校会计档案工作管理目标,明确责任,并建立健全一套档案管理制度,如《立卷归档制度》、《高校会计档案保管制度》、《高校会计档案保密制度》、《高校会计档案移交与销毁制度》、《高校会计档案查阅制度》等,规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使会计档案管理工作有章可循.