会计电算化环境下会计档案管理职能的实施

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摘 要：本文作者主要观点是从会计电算化环境对会计职能的影响入手,提出了会计电算化环境下会计档案管理职能定位与实施要点.

关 键 词：会计电算化；会计档案；管理职能；实施

会计电算化是指将电子计算机技术应用到会计业务处理工作中的现代化管理模式.具体地说,就是用电子计算机代替人工记账,应用会计软件输入会计数据,由电子计算机对会计数据进行处理,并打印、输出会计账簿和报表的过程.会计电算化与会计档案管理之间是相互依存、互为促进的关系,一方面,会计电算化工作拓宽了会计档案的职能范围、提高了会计档案管理的效率,另一方面,会计档案管理也对电算化环境下的会计工作提出了新要求,并为会计控制提供了重要的理论依据.

一、会计电算化环境对会计职能的影响

会计工作电算化是伴随着科学技术进步与管理的要求而发展起来的一种实现会计职能的手段,是科技环境与管理环境共同作用于会计工作的结果.在会计电算化环境下,一方面,会计人员的工作环境得到改善、效率得到提高.传统的人工记账时期,会计工作的主要任务是进行会计核算,其中大量重复的劳动是填制凭证、登记各种账簿与编制会计报表；在会计电算化环境下,会计核算的过程除设置账户与填制凭证是采取人机交互方式外,人工记账时代大量重复进行的登记账簿与编制报表工作主要由计算机自动完成,会计人员所进行的主要是审核与监督工作.另一方面,会计职能作用形式产生了变化,会计职能的重心由人工记账时期的会计核算转向会计电算化环境下的会计监督.由于会计电算化环境下的预算控制不仅实现了对单位经济活动的“时时监控”,而且还可以打破时间的跨度,完成对历史会计信息的处理与未来信息的分析等工作,较好地协助会计人员进行事前预测、事中控制与事后考核等对经济活动全过程的控制工作,从而大大地拓宽了会计监督职能的空间.

二、会计电算化环境下会计档案职能的定位

会计电算化环境下会计工作的结果(会计档案)具有领域的拓宽性、环境的依赖性与数据易改性等特点,会计电算化虽然有助于简化核算过程与拓宽会计监督的职能,但在会计工作质量控制与会计信息安全利用等方面存在较多的问题,给会计工作提出了新的任务与要求.要解决这一问题,使会计职能适应会计环境对会计工作的要求,就应从调整会计职能人手,将会计职能的行使设置为两个层次,一是由前台工作人员行使对经济活动的核算与监督职能,完成对单位经济业务的处理工作,二是由后台工作人员行使对会计工作的再监督职能,完成对会计信息质量控制与信息利用工作.会计档案作为记录会计工作过程与反映单位经济活动状况的证据,既是联系会计工作前台与后台的纽带,也是实现会计质量控制与会计信息利用的主要途径.因此,同传统手工记账时代的档案管理职能相比较,会计电算化环境下会计档案的职能主要应突出它的两大功能.

1.会计质量控制关口的职能

在会计电算化环境下,会计质量控制的重点是建立一种内部制约机制,及时预防“差错”与“舞弊”行为的发生,会计档案管理的主要职责是要留下包括“差错”与“舞弊”行为在内的经济业务记录与会计工作痕迹,并通过相应的事后监督机制,及时发现并中止上述行为.因此,在会计电算化环境下,会计档案管理首要职能是实现档案归集关口的前移,确保会计档案资料的真实性,反映经济业务与会计工作的本来面貌；其次,要将内部会计控制制度与实施结果纳入档案管理的范畴,把事后监督信息定期反馈到会计工作前台,同时真实记录信息反馈与信息处理的过程.

2.会计信息利用窗口的职能

由于计算机中的数据文件是动态的,时刻都在发生变化,因此,会计档案利用的首要任务是要根据会计工作的特点,在规定的时间段内进行数据备份,并定期将计算机系统中的所有档案要素复制到磁介质上,与相关的文字材料和电子文档等一同归档,保证归档资料的完整性,为实现档案数据的综合查询与有效利用奠定基础.其次,要运用相关的统计分析方法,根据单位经济业务的分类,对会计信息进行加工整理,并通过对会计档案的编研,以财务年鉴等方式形成有价值的会计信息,防止保存档案信息的载体失效而使重要的会计信息丢失.

三、会计电算化环境下会计档案职能的实施

要实现会计电算化环境下会计档案的各项职能,必须从观念、制度、手段与人力等方面入手,才能确保会计档案职能的实施.

1.更新档案管理理念

首先,要克服传统会计档案管理过程中的一些错误观念,纠正会计档案管理过程中的一些错误做法.比如：重凭证、账簿管理,轻辅证材料管理；重纸质实物档案管理,轻磁性介质档案管理,重档案移交后续管理,轻前台会计工作的档案管理,重一般档案的统一管理,轻专门档案的专门管理.其次,要将先进的档案管理思想、管理方法、管理理论和管理成果应用于会计档案的管理实践,树立会计档案管理的时效性意识、完整性意识、过程控制意识、质量保证意识、妥善保管意识与有效利用意识.

2.完善档案管理制度

会计档案管理应从严密、有序与规范的要求出发,充分重视制度建设,严格按照《会计档案管理办法》与会计电算化环境档案管理的要求,积极推进会计档案管理的科学化、规范化、制度化与现代化工作.要建立会计档案入库前的审查制度,加强前台会计工作的会计档案管理,确保入库会计档案的质量；要建立会计档案查询、对外借阅、复印等内部控制制度,防止档案资料的遗失与泄密,确保会计档案的安全,要加强对有保存价值与利用价值的辅证材料以及磁性介质会计资料的管理,防止磁性介质档案信息的失效,确保会计档案的完整.

3.强化档案管理手段

随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用,出现了许多新型的档案载体,新型载体与传统档案载体在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求.以新型档案载体为对象的会计档案,将是电算化环境下会计档案管理的重要形式,它不仅要求有效地保护档案载体,还要确保档案信息内容的安全性、真实性与完整性,这就给会计档案的管理手段与管理环境提出了更高的要求.会计档案管理部门只有将当代先进的技术设备、技术手段与技术成果引入档案管理实践中,才能满足新型档案载体管理的要求.

4.提高档案管理人员素质

由于会计档案资料内容广泛,具有专业性、广泛性与严密性的特点,不能按一般档案的管理办法进行管理,而应该按照专门档案进行专业化管理.会计档案的专业化管理.要求档案管理人员不仅要有档案管理学知识,还应具备会计专业知识,能够熟练使用现代化的管理手段,运用各种管理软件.而现在大部分档案管理人员只具备会计或档案管理单方面的知识,难以胜任现代会计档案管理工作的需要,培养和引进一批既掌握各种现代技术知识和技能、了解档案管理知识,又精通会计工作业务,专门从事会计档案管理的工作人员,才能适应新时期会计档案管理的要求,维护日常运作,开发更合理、高效的软件.