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摘 要 :会计电算化是复杂的人机系统,其岗位的特殊性和重要性不言面喻.系统管理员的职责和权限更是要明确,否则会导致不必要的工作错位.
关 键 词 :会计电算化 系统 管理员
一、系统管理员设置的必要性
会计电算化可以理解为一个由人、计算机、数据和程序组成的较为复杂的人机系统.系统管理员负责整个会计电算化信息系统的正常运行,如系统软件、硬件的维护,系统数据保存,网络服务器、数据库的口令等等.系统管理员的工作内容决定了其岗位的特殊性、重要性.
二、系统管理员现状分析与基本要求
(一)现状分析
会计电算化工作中,系统管理员一般由具备条件的部门负责人或会计主管担任,也可指定专人担任.但人们往往将系统管理员与数据管理员、网络管理员混为一谈,造成工作中职责不明、权限不清.表现最为突出的问题是系统管理员的权力过大,相当多的单位在赋予系统管理员权限时,有时甚至完全超过了会计主管的权限.究其原因,主要有两个方面： (1)某些会计软件本身就允许赋予系统管理员全部工作权限,支持系统管理员享有所谓的“超级用户”权力；(2)某些单位混淆了会计主管与系统管理员的岗位界限,对系统管理员的岗位职责认识不清楚,往往将二者混为一谈.
(二)基本要求
会计人员对系统管理员的要求是：出现问题能够彻底解决.当报表数据计算错误或者系统死机了,应用程序出现不干活,会计人员首先想到的不是去问网络管理员或其他人员,而是找系统管理员,因为他们不能判断是系统方面的原因,还是计算机硬件或网络方面的原因.这无形中提高了对系统管理员工作的要求.这就要求系统管理员首先应该熟悉会计业务,了解会计软件的各项功能及其结构、联系,尤其是网络版软件的功能设置.其次,要求系统管理员掌握会计法、会计制度及财经纪律的各项规定.第三,系统管理员必须知道计算机硬件方面的基本知识,单机条件下应熟悉基本的计算机硬件,出现硬件的小问题知道错误在何处及解决办法；网络条件下的系统管理员还必须掌握网络方面的基本硬件知识,如需要知道用语名字识别的域名服务器(NDS)或口令识别的网络信息服务器（N15),执行系统设置或关键任务所使用的任何服务器,如打印管理服务器、数据库服务、文件管理服务器等.第四,系统管理员必须熟悉本单位主要业务情况,了解主要工作流程.最后,要求系统管理员具有良好的职业道德、个人品德修养.鉴于系统管理员岗位的重要性、特殊性,其工作涉及整个系统的会计数据、重要工作口令等,故而要求系统管理员应忠于职守、诚信自律,具有良好的道德品质、职业信念.
三、系统管理员的职责与权限
系统管理员最终是保证计算机软件系统、硬件系统的正常运行,管理机内会计数据.系统管理员的首要任务是,负责建立系统软件的运行环境、建帐时的各项初始化工作.系统软件运行环境的建立包括结合本单位实际情况建立会计科目、凭证类型、会计核算方式、报表类型、总帐及明细帐的勾对等.值得一提的是,系统管理员非常有必要参与系统建账等初始化工作,尽早熟悉软件,结合本单位实际情况提出适宜的实施方案.系统管理员要监督并保证系统的有效、安全、正常运行,负责会计软件日常运行管理工作.计算机病毒对系统攻击的破坏性比以往任何时候都严重得多,预防与清除计算机病毒已成为会计电算化工作中应加以重视的问题.系统管理员有责任监督检查系统的抗病毒能力,坚决杜绝病毒可能入侵的机会.系统管理员应负责系统定期的正确性、安全性检测,保证系统软件、硬件、网络、数据库的正常运行；负责在系统发生故障时,及时组织有关人员恢复系统的正常运行,针对系统事故找到系统故障原因.对系统各类人员进行分工、管理操作,协调他们之间的工作关系.对用户的管理,必须及时掌握对新成员的增加注册、离岗成员的处理操作、人员分工权限的授权管理等.系统管理员应对系统的安全性负责,尤其是做好系统灾难预防与恢复工作.灾难包括数据库受到严重的意外破坏：或者因为意外情况,如火灾、水灾、失盗、电源问题等造成系统、数据受到严重破坏；或者会计数据受到人为篡改、不正确操作、计算机病毒的删改等,系统管理员应及时备份会计数据,监视和发现系统中的一些不正确操作.系统中的会计数据在受到攻击或破坏后能够在最短时间内恢复到系统最近状况,这应当作为考核系统管理员工作合格与否的一个重要方面.系统管理员的权限应当局限于系统的管理和维护.不过有一点需要着重提出的是：对于自主开发的专用软件,系统管理员是不允许由软件开发人员担任或兼任的.
四、系统管理员与会计主管的关系
电算化条件下的会计主管主要负责组织和管理本单位会计电算化工作,确定会计人员的岗位安排、分工权限,总体负责单位会计电算化的数据安全、保密工作,本部门工作进度,系统的稳定、可靠,数据的安全,协调计算机及会计软件系统的运行工作.系统管理员负责单位会计电算化的具体技术管理工作,包括会计软件系统所涉及到的软件、硬件的使用、管理、维护等.在一般情况下,会计主管和系统管理员应由两人分别担当；当然,在单位会计人员不多、会计业务量不大、会计软件为单机运行时,会计主管与系统管理员是一个人的情况也是允许的.无论从会计工作的分工、工作的内容、所负责任等方面来讲,会计主管都是本单位的业务总负责人,系统管理员应服从会计主管的工作安排,系统管理员的权限并不是“无限大”的,其所做各项工作都应对会计主管负责.