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内部会计控制是指单位为了提高会计信息质量,保护资产的安全、完整,确保有关法律、法规和规章制度的贯彻执行而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序.构建合理的内部会计控制制度是《会计法》《内部会计控制规范――基本规范(试行)》等法规提出的重要任务之一,也是适应新的竞争形势、防范风险的迫切需要.本文试图对住房公积金管理中心内部会计控制的有关问题进行初步分析,以期对公积金中心会计控制的构建提供相应的参考.
一、公积金管理中心内部会计控制现状分析
住房公积金会计核算模式大致分为两类：一类是直接归集模式；另一类是委托归集模式,两种核算模式各有利弊.
1 直接归集模式
住房公积金管理中心(以下简称中心)承担住房公积金归集、管理、核算、提取等全部具体工作,即自己设立中心机房,不设或根据具体情况自设少量的网点,操作前台与后台工作均由中心人员承担完成,直接办理住房公积金管理业务,其资金在商业银行专户存储.
2 委托归集模式
中心与受托银行签订住房公积金金融业务委托协议,充分利用承办银行众多的服务网点,合理设立和分布住房公积金业务点,用计算机网络将中心与银行网点通过通信线路连接起来,网点作为中心的前台操作,利用计算机可以处理、存储大量数据的强大功能,把住房公积金账目核算到职工个人.
我中心采取的是第二种模式,由金积金中心管理的资金量大,而且资金进出频繁,因此是高风险行业,多年来,一直很重视会计监督与金融监管,有专门事后监督、会计稽核、内部审计等部门,应该说机构较健全.但随着新业务、新科技的发展,监督重心已由一般的业务工作差错转变为金融风险防范,现行一些监督方法与控制手段已显得力不从心,主要表现在：一是侧重于事后监督,事先与事中的风险防范不够.二是对内控机制运行的监督往往被一般性工作差错的查纠所取代,没有及时适应监督重心的转移,缺乏对内控运行情况的深入考核,未设置相应的考核评价指标.三是监督手段相对落后,尤其是计算机操作系统下的风险防范措施执行情况如何,不仅在监督手段上,而且在监管人员素质上都有待进一步提高
二、公积金中心会计控制的构建模式初探
1 立健全内部控制制度,强化内部岗位责任制
(1)统一会计核算制度、内部会计控制制度.公积金管理机构应根据事业单位会计准则和国家统一的住房公积金会计核算制度,制定并实施本单位的会计规范和管理制度.管理部门应严格执行管理中心制定的会计规范和管理制度,以实现统一会计核算.同时中心应结合公积金会计核算流程,制定了严密的内部控制制度,针对票据交接、票据确认、账务核算、报表编制和报送、档案管理等一系列操作环节都作了详细的管理规定.
(2)确保会计工作的独立性.确保会计部门、会计人员能够依据国家统一的会计制度和本行业的规范独立的办理会计业务,对违法或者违规的会计业务、会计部门、会计人员有权拒绝办理,并向上级汇报,或者依照职权予以纠正.
(3)明确会计岗位设置.根据需要设置了票据交接岗位、票据确认岗位、账务核算岗位、稽核岗位、会计主管岗位等若干岗位,同时明确划分各岗位的职责权限,做到各司其职,职责明确,责任清楚,程序规范.从而保证会计核算工作的顺利开展会计岗位设置应当实行责任分离、相互制约的原则,严禁一人兼任并非相容的岗位或者独自完成会计的全过程业务操作.明确会计部门会计人员的权限,凡是超越权限的,须经授权后方可办理.同时,在定岗定责定人的前提下,制定各种业务操作规程.
2 分析重点控制环节,完善会计核算程序
会计核算是公积金业务的基础,完善的会计核算体系、核算程序是内部控制系统的中心.要按照公积金中心管理发展和科技进步的要求,分析核算程序中的重点控制环节.建立一套严密的、呈刚性约束的会计操作程序和账务处理系统,以强化会计内部控制的约束力,其基本思路是：
(1)实现中心和银行两套系统同步记账、同步核算.中心按照有关决议委托工、农、建三家银行承办住房公积金业务、受托银行在自身系统中建立职工个人明细账核算公积金,资金中心为严格执行住房公积金会计核算办法,加强对公积金的监督管理,公积金会计核算也同时建账至个人.为了达到银行自身和中心的两套系统同步核算并且相符,中心采取了“银行前台录入,中心后台确认”的方式,即银行柜台人员在录入自身系统的同时,须同步录入中心前台系统,再由中心操作人员在后台系统进行核对确认.从而解决了中心和银行记账时间差的问题,实现了中心和银行两套系统同步核算.
(2)制作设计了“公积金日结单”,实行公积金按日轧账.中心在自身管理系统中专门设置了“公积金日结单”的功能模块,即银行在按日同步录入中心前台系统,由系统自动生成“公积金前台系统确认日结单”,银行将日结单余额与其自身系统公积金科目的余额核对相符,并交与中心供后台系统操作人员审核确认,确认一致后,系统自动生成“公积金后台系统确认日结单”如当日核对不符,系统不能日轧和处理第二日的业务.通过日结单功能的设置和有效控制,形成按日轧账、按日账务核对的制度,基本上保证了两套系统核算相符.
(3)理顺公积金票据交接,夯实会计核算的基础性工作.由于公积金票据是由银行前台归集整理后传递到中心后台,且数量大,种类较多,因此公积金票据是否完整规范,对中心会计核算过程,会计资料质量起着至关重要的作用.为此,中心专门制定了《公积金票据交接办法》,办法中对银行分别不同业务类型须出具的票据和资料作了详细具体的规定和要求,并规定银行必须按日与中心交接公积金票据.同时,中心票据交接人员须审查票据是否规范完整,资料是否整齐完备,审查银行交来的前台系统日结单、票据交接清单与银行科目余额表是否相符,审查无误后,于当日将票据交与确认人员进行确认.
(4)严格按照制度规定进行会计核算,确保两套系统账务相符.在公积金票据交接时,银行须按日填报《公积金票据交接清单》,清单中须填写公积金及公积金存款的当日余额,表中设计了公积金资金户和单位户的平衡关系,中心账务核算人员依据《公积金票据交接清单》,核对银行资金余额,确保每日公积金存款及时到位.
中心后台票据确认后的数据由公积金归集管理系统按日传送到公积金核算管理系统,系统自动分承办银行,按不同的业务类型和科目对应关系自动汇总生成会计凭证,中心财务核算人员严格按照《两个办法》按日进行会计核算和账务核对,最终确保两套系统账账相符.
(5)开发设计科学规范的公积金管理信息系统.公积金业务量大,工作繁杂,势必需要功能强大的、设计完善的管理信息系统的强有力的技术支持.中心和托普软件公司合作开发了适应会计核算管理模式的公积金管理信息系统,该系统分为两大部分：公积金归集管理信息系统和公积金核算管理系统,其中 公积金归集管理系统核算到缴存单位和个人,公积金核算管理系统核算到承办行,归集管理系统的数据经整理后传送到公积金核算管理系统后进行具体的账务核算,全方位实现住房公积金管理手段信息化.
(6)授权批准控制要求单位明确规定涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、程序、责任等内容,单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使职权和承担责任,经办人员也必须在授权范围内办理业务.
3 内部稽核制度
(1)内部稽核必须在形式上和实质上保持独立,确保内部监督的独立性和权威性.严格审计稽核人员的专业任职条件,努力提高稽核人员素质.稽核工作要制定科学、合理、统一的审计程序.内部稽核还要制定年度稽核项目和项目实施方案,通过定期或不定期的检查内部制度的执行情况,确保各项管理活动的有效运行.
(2)加大内审力度,实行稽核处罚制和稽核告诫制.对内部违反法律法规和管理中心内部控制制度的,应当追究有关部门和人员的责任.内部控制制度是风险管理的核心内容,使控制活动寓于管理活动之中,是管理中心日常工作不可分割的一部分.因此管理中心必须加强规范管理,只有不断健全内控体系,才能有效控制住房公积金风险,让政府放心,让人民满意.
(3)健全内控评价指标.内部控制评价是对内部控制执行有效性的检测.对企业内部控制进行评价,应该执行哪些评价程序、遵循什么样的评价标准,用什么样的评价形式等,都是值得思考的问题.只有建立一套完善的、符合实际的,具有可操作性的评价指标体系,内部控制制度在实践中才能有现实的可运行性和有效性.
4 建立风险测量机制,健全内控评价指标
建立风险测量预警机制.金融风险是客观的、普遍存在的,完全没有风险是不可能的,关键是如何有效地防范、控制和化解风险,将风险造成的损失控制在最小的可预见、可接受的范围内,因此,要建立风险测定机制,在业务开展之前,应先测定风险指标或比例,在业务发生之后,也应对其风险状况进行跟踪监测,并在定量分析风险的基础上制订应对措施,规避或控制可能出现的风险损失.
系统的预警功能与分析功能相结合,定期对财务数据进行分析,分析结果可用比例及图表等进行直观化反映,财务管理人员据此进行更进一步的分析,对存在的问题提出解决预案,提供给管理者进行决策.