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新近颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》中,电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件.”电子文件归档,是将应归档的电子文件,经过整理确定档案属性,从电子计算机存储器或其网络存储器上,拷贝或刻录到可移动的磁、光等记录介质上,以便长期保存的工作过程.随着现公自动化的逐渐普及,采用网上办公的系统越来越多,各项工作的开展产生了大量的电子文件,在实际工作中,电子文件极大地提高了档案信息查询效率和档案信息利用率,极大的提高了办公效率,做好电子文件归档管理工作是当务这急,同时做好电子文件的管理归档工作具有极其重要的价值和作用.
一、电子文件的收集归档
电子文件应参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限.电子文件档案的内容应和纸质档案的内容是一致,只是载体不同、表现形式不同而已.电子文件和纸质文件应该实行综合管理,保证档案的统一性和规范化.我单位在制定归档范围时,按科室分类把电子文件划分范围：1是单位管理、活动形成的各种文件、图像资料及网上传递的上级文件；2是网上报名考试系统信息平台,比如通过查询统计项可以查询导出考生报名人员名单及考生人数统计电子文件,3是高校毕业生档案查询系统.
二、电子文件的归档整理
电子文件的归档整理一般可以随时进行,方便快捷.因为电子文件的特殊载体,最好在2-3个月之内,且多备份几套.如何归档：一是归档的电子文件最终版本确定保管期限等档案属性后录入在磁、光记录介质上,脱机后可存放在其它地方.二是压缩归档.采用数据压缩工具,对电子计算机网络上应归档的电子文件,经过一段时间后进行压缩操作,录入到磁、光记录介质上.三是备份系统归档.一般是在电子计算机网络环境下采用.将归档的电子文件在网上进行一次备份,就可以将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上.
三、管档人员的素质
做为一名好的管档人员应具备应有的业务素质和职业素质.档案人员要具备全面综合的知识结构,以应付不断变化的档案管理及利用方面的众多问题.目前,县级以上单位档案已经实现了信息化管理,乡镇部门也逐渐在向档案信息化管理过渡.所有管档人员必须不断加强计算机方面的学习,不断提高自己的业务水平.再者就是职业素质很重要.无论大学学的专业是否对口,通过大学的学习不只是学到了专业,更是掌握了一种学习的能力.人一参加工作就到了自己喜欢的工作岗位那是一种幸运,而大多的人可能就没有这么幸运了,我们要干一行爱一行,后天的学习很重要,树立终身学习的理念,努力使自己具备法律知识、专业理论知识、哲学理论知识和现代化管理知识,只要真正的爱岗敬业,把档案工作当成自己的事尽心对待,就一定能把档案工作做好.
四、电子文件归档存在的问题及对策
1、安全性能低.电子文件本身增加、删除、改动很方便,改后又不留痕迹,这种灵活可操作性造成了电子文件在传递或更换的过程中安全性能大大降低,处理后的电子文件与原文的一致性无法保证.另一方面是指网络的不安全性.由于设备程序的缺陷、技术升级不够、防护措施不力和管档人员的意识懈怠而导致设备故障或破坏、系统受到攻击以致瘫痪,这样的案件不胜枚举.针对电子文件安全性低的这种情况,要想提高它的安全系数我们必须做好管理与技术两个方面的工作.一是在管理上增强领导档案意识,成立分管领导任组长的安全小组,层层落实责任,尤其是管档人员不仅思想上高度重视,而且业务上也要不断精益求精.二是技术方面,管档人员要不断改善知识结构,进行业务培训,加强对计算机档案管理系统的管理,熟练掌握计算机网络技术安全、数据库建设等技术支撑工作.采取高级别的安全措施,做好数据用户权限设置,安装防杀病毒软件,对电子文件储存及传送过程进行设置,同时多制订几份备份管理.
2、电子文件归档的介质的特殊性.目前电子文件的载体基本上是光盘和磁介质.由于介质的特殊性,电子文件的存放环境也十分关键.在光盘上存放,要避光、防潮、防有害气体,存放时一定要采用书立式以防光盘的变形,影响数据的读取.磁介质包括软磁盘和硬磁盘.软磁盘稳定性差,而硬磁盘稳定性还可以,但是要防磁,远离磁场的干扰.为了保证介质存放的万无一失,必须电子文件与纸质文件同进并存,以备有据可查.但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合,加大资金的投入力度,不断引进现代化办公设备,争取采用自动化监控、库房温湿度的自动控制等先进技术.使电子文件档案管理的环境更加有利于档案的存放.
3、电子文件归档要及时.与传统纸质档案归档不同,传统纸质档案通常到年底统一归档,而电子文件有自身的特点—易变性和可操作性,时间不能拖的太长,最多不能超过2-3个月,一般要随时归档,一方面可以避免文件漏掉,保证归档率和完整率,二是可以避免电子文件档案的流失和病毒的破坏.