电子文件归档管理问题

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【摘 要 】随着科学技术的不断发展,计算机应用的日益普遍,信息技术的快速发展,形式不断翻新,面对电子文件的大量涌现,电子文件的归档,是近年来随着信息技术的飞速发展而推行的一种全新的归档管理模式.对电子文件和电子档案管理难以找到完全一致的、一劳永逸的方法.所以,怎样搞好海东地直机关电子文件的归档和管理是需要认真思考的问题.

【关 键 词 】电子 文件 管理 探讨

【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01―0340-02

一、海东电子文件归档与管理发展的现状与存在问题

国家档案局2006年进行的调查显示,已有近80%的和国家机关、企业采用办公自动化或电子政务系统,产生各类电子文件近2亿件.此番最新调查结果表明,我国政府部门生成的电子文件数量占全部文件数量72.7%,其中14.3%的机构生成的文件全部以电子文件的形式存在；有49%的机构生成的电子文件数量占全部文件数量的50%以上（包括50%）.48%受访机构认为未来5年,50%以上的文件将仅以电子文件的形成存在.在已经开始接收电子文件进馆的档案馆中,有52.9%的档案馆预测未来5年接收进馆的电子文件数量将成倍增加.由此不难预见,在不久的将来,电子文件将成为政府、企事业信息资源的主要承载体和表现形式.电子文件将成为继纸质档案出现以来人类档案史上的第二次革命.海东地区：上世纪90年代以来,办公自动化发展非常之快,给电子文件的管理带来了前所未有的压力.据国家档案局报告：2006年调查,和国家机关、企业有80%的单位采用了办公自动化或电子政务系统,共产生各类电子文件近2亿份,文件格式有数十种,操作系统、自行开发的应用系统也有几十种；电子文件50%由档案部门管理,其余的由信息技术部门、文件管理部门、业务部门或者几个部门共同管理.

由于海东地区信息化建设起步较晚,关于电子文件管理的研究也仅仅处于探索阶段.虽然从1996年起国家和地方档案部门开始着手电子文件管理的研究,并取得了一定的成果.但与实际管理需求看,电子文件管理远未达到理想的目标.电子文件管理中存在着很多亟待解决的问题.

(一)电子文件归档方法的不恰当,直接危及文件信息资源的有效收集

长期以来,机构内的档案部门和各级各类档案机构共同肩负着收集和保管具有保存价值的电子文件的职责,它们通过接收归档和移交的方式,将属于归档范围之内的电子文件集中到档案部门统一管理.

在归档方法上,由于尚未出台电子文件保管期限表,大多数机构仍按照纸质文件保管期限表执行；电子文件的归档流程要么只是沿用纸质文件的定期集中移交,要么就是简单的系统自动转存.缺少适用的电子文件归档规则和科学的方法、流程很难在集中归档的状态下保证归档电子文件材料的完整,所以,各机构电子文件归档的有效性很难认定.

在归档范围上,大部分档案机构只关注电子公务文书的归档,25.6%的机构只接收党政文件（公文）和部分业务文件；而剩下74.4%的机构由于电子文件管理系统不完善,无法接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等,导致这些最能够反映机构业务职能的电子文件长期分散保管在业务部门或者信息部门.这些统计数据意味着这些机构的电子文件很难及时、准确和完整的收集到档案部门的手中,难以实现有效地集中统一管理,导致大部分机构将面临电子文件严重失存的风险.

(二)电子文件管理理念的不正确,直接影响文件信息资源的质量

电子文件管理的目标就是保证电子文件的质量,即电子文件的真实、可靠、完整、可用和安全.真实性是其首要目标.在尚未明确电子文件地位或者缺少保证真实性措施的情况下,很多机构在电子文件管理问题上存在着严重的盲目性,这种盲目性缘于其缺乏对电子文件管理重要性的认知以及科学的电子文件管理理念.

(三)电子文件管理方法的不科学,直接威胁文件信息资源的长期留存

长期保管具有凭证价值的电子文件,使其具有持续的可读性和可用性是档案部门的根本职责所在.电子文件的特点决定了其长期保管目标不仅取决于后端的档案管理部分,还受到前端文件形成、流转、移交过程中各项工作的影响,因此,电子文件管理强调全程管理和前端控制.

从前端看,关乎电子文件长期保管的一个重要因素是元数据问题.元数据的主要功能之一就是为电子文件的真实性和长期保管提供必要的背景信息.因此,从这个角度说,电子文件的管理是基于元数据的管理.缺少元数据,在某种程度上就意味着电子文件管理是无效的.其结果必将导致电子文件真实性、完整性的认定以及长期可读性无法保证,自然也就无法满足电子文件管理的需要.

从后端看,我国电子文件管理尚未与国际接轨,标准化程度较低.保证电子文件的长期可读性应该是档案馆的重要任务,大部分机构仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上.更令人触目惊心的是,31%的档案馆未采取任何措施以保证电子文件的可读性,足见电子文件长期可读性存在的隐患有多大.

(四)电子文件管理制度的不健全,直接损害文件信息资源的整合与利用

归档移交,是电子文件资源整合和利用的前提,没有真实、完整、充足的电子文件信息通过规范的程序进入档案馆,电子文件的利用就是无源之水.目前档案馆不但在接收、管理和利用制度上存在着明显的缺失,而且在接收和利用的方法途径上也难以符合电子文件的特点和需求.

长期保管,是电子文件利用的保障.如果电子文件无法读取,那么利用也就无从谈起.档案馆在长期保管方面存在的很多问题和风险,势必将影响到电子文件资源未来的整合和深度开发利用.

(五)电子文件管理系统功能的不完善,直接影响文件信息资源的管理水平

电子文件管理系统是管理电子文件的主要工具.电子文件管理系统根据使用主体的不同,分为文件形成机构的电子文件管理系统和档案机构的电子文件管理系统.但由于我国尚未出台电子文件管理系统功能需求标准,对电子文件管理系统的建设科学的指导,因此,现存系统（或模块）在功能上差异较大. 由此可以得出,电子文件管理系统的发展呈现不统一、不平衡和不完善的状态,大部分只是充当简单的接收、发布平台,并不是真正意义上的电子文件管理系统.同时,由于缺乏统一的建设标准,电子文件管理系统的建设整体上处于低水平的重复建设,不但耗费大量的人力物力和财力,而且为日后电子文件的有效管理和共享带来了严重的风险隐患.

二、加强电子文件归档管理的对策

多年来工作实践使本人对电子文档管理有了初步认识：

（一）转变观念,加深对电子文件归档工作重要性的认识.目前在各个机关档案管理中,电子文件归档是一个新事物,但是,它毕竟已经显示出了现有档案无法比拟的优势且与办公室信息化建设密切相关,所以应在以实物文件归档的基础上,积极探索电子文档管理的有效途径,保证电子文件的归档质量.

（二）注重电子文件的日常管理,为实现规范化管理奠定基础.一方面是电子文件形成过程中的管理,按照国家行政公文处理细则的要求,起草、修改、审核、签发、打印、分发各类公文.要注意按照行文的要求,选择好文种、拟好标题、标明密级和时限、发送范围等电子文件背景材料,以备后查.另一方面是电子文件的归档.应该坚持按时归档集中管理的原则.归档电子文件要进行多份备存,以便于归档保存和对外提供利用.

（三）制订电子文件管理标准.目前办公过程中形成的各类文档大多是按照个人使用习惯存放在个人微机或其它储存介质中,不便于电子文档的统一和规范管理.需有一个完善的工作标准来规范电子文档管理,如电子文件的登记标准、命名标准、归档标准、鉴定标准、收集标准、防护标准、安全标准以及专利维护等等.这是实现电子文档规范化管理的重要突破口.

（四）坚持电子文件和纸质文件同时归档.在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存.鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全.其归档时使用不同的编目方法和存贮装具.

加强电子文档的规范化管理是加快办公自动化建设的重要基础性工作,需要我们不断总结实践工作的基础上,形成适合办公自动化发展特点的电子文档和实物文档管理规范和标准,共同推动档案管理工作效率和质量水平的提高.