电子文件档案管理

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摘 要：现今是信息时代,办公标准化、自动化、网络化也逐渐完善.在先进的技术及管理方式下,电子文件大量涌现.本文从电子文件档案化管理的含义、特点入手,重点分析电子文件档案化管理的要点.

关 键 词 ：电子文件；档案管理；要点

近几年,电子信息技术取得飞速发展.办公自动化、标准化、网络化日趋完善,政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件,许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结,随着办公自动化和“无纸化办公”的普及,传统的纸质文件将逐渐被电子文件所替代,电子文件大量涌现.然而电子文件有别于传统的档案文件,它必须通过复杂的编码和解码过程,才能提供利用,与载体没有必然的联系,它可以复制并存储于不同介质之中,利用者只要获得允许,就可以随时随地调出查阅所需的档案信息.面对全新的电子文件管理形式,传统的档案管理方式和方法已经无法适应,因此,适应现代管理制度和信息社会的发展,加强电子文件归档工作,对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路.

一、电子文件档案化管理的含义

所谓的电子文件档案化管理,指的是在传统档案管理经验和形式基础上,结合电子文件自身的特点,采用先进的计算机和网络技术,对电子档案实行文件级的管理,从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式,并相应的成立相应的电子文件档案库,本着服务社会,回报社会的原则,发挥档案部门的管理和技术优势,相对集中地保存和管理电子文件,为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间,为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务.

电子文件档案化管理模式是采取先进的技术和理念,以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案.专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对本单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理,并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案,电子文件形成部门以定期或不定期的方式,把日常产生的电子文件档案信息,以标准化的格式通过移动传输介质传递给档案部门,由档案部门进行分类、整理、编目,分别存储在档案部门计算机中,在必要时档案信息还应脱机存储到其它更安全的介质上,并做备份,避免自然因素损坏和非法访问.档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理.档案管理部门提供信息查询功能,以确保档案的完整与安全.

二、电子文件档的优势

1.电子档案相较于传统档案在归档时间上的优势.

电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档,或在某一时间周期定时统一归档,由文件形成部门通过移动传输介质传送给档案部门,由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案分类号,设定访问限制级别,以便将来用户查找利用.这样随时归档,一方面可以避免文件漏归,保证归档率和完整率,另一方面也符合电子文件自身的特点,快速便捷,还可以避免档案的流失和病毒的破坏.

2.电子文件的归档的优势.

电子文件由于采用电子编码技术,可以编辑修改而不留痕迹,载体无法固定,某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改,这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难.因此,电子文件在形成过程中要随时进行身份验证和加密保护,保证文件在传输、处理过程中不会出现错误,以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性,保证电子文件的法律凭证地位.

3.电子文件在保管方式上的优势.

电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展,都会影响电子文件的长期可读性. 档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份,档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换,以通用、 统一的格式存储接收到的电子文件档案,以便将来计算机技术发展后,仍能读取以前存储的档案,保证信息资源方便利用.

4.电子文件的分类、编目等管理方式的优势.

因为电子文件的特殊性,档案部门在接收到文件同时,可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号,并给出相应的分类号和档案号,根据上下行文之间的关系,再给出相关文件号,在归档的同时进行主题词标引、著录.技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具,方便检索查询信息.用户只须给出文件分类号或主题词, 即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件, 从而大大减轻档案工作人员的劳动强度.

三、电子文件档案化管理的要点

1.确保电子档案载体的存放环境.

电子档案载体应存放在防磁性能好的专用柜架内,环境温度可控制在15℃－24℃之内,湿度保持在45%－60%之间.同时注意防尘、防火、防有害气体等库房“七防”工作.

2.做好备份工作.

由于电子档案载体的不稳定性和电子文件可变性的特点,做好电子文件档案的备份工作非常重要.这需要切实做好以下二个方面的备份：一方面要建立多套备份,一式两份或一式三份,并分开保管,以免电子档案载体意外损坏.另一方面针对电子档案载体寿命短的特点,最好每隔３年进行一次保护性复制.

3.解决好电子文件的保存问题.

由于电子文件是新生事物, 产生的时间短, 目前还缺乏实际存储效果的验证.对于需要长久保存的电子文件, 应定期进行复制, 防止信息丢失.在电子文件长久性留存问题尚未彻底解决之前, 电子档案可与纸质档案并存.待电子档案存储技术进一步改进之后, 对那些参考作用大、情报价值高的档案, 可采取以磁、光介质归档为主, 纸质载体归档为辅的做法, 对那些凭证价值较高的档案, 可采取以纸载体归档为主, 磁、光介质归档为辅的做法.这样不但能提高档案管理工作效率, 优化馆藏, 也能减少库存档案的体积, 缓解库房紧张状况.

鉴于目前电子文件载体和信息技术的不稳定性及电子文件的易修改性, 为确保数据安全, 电子文件、纸质文件转化为档案保存可采取“双轨制”,归档文件实行“两套制”,即纸质文件与电子文件两种不同类型的文件一起归档, 以形成内容相同的两套档案.归档时应使用不同的编目方法和存储装具, 档案部门应分别在纸质档案和电子档案的目录“备注”项中注明相对应的文件档号及存址, 以便使用时参照互补.

4.做好归档电子文件的技术处理工作.

档案工作者为保护电子文件的原始性, 可通过技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不能写、不可更改的文件.对于电子文件真伪的甄别问题, 笔者认为电子文件制发单位可在机内输入隐形条码,使之与伪造或复制件相区别.当网上用户使用任何一份文件时, 只知道该文件内容,而无法知道该文件的条码, 同样, 只有具备隐形条码的电子文件才是原件, 才能作为凭证或依据使用.档案部门应当将电子文件的隐形条码与电子文件一同归档, 以维护电子文件的权威性, 并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础.

四、结束语

电子文件档案化管理对档案部门、对电子文件形成部门都具有现实意义.档案部门在积极参与电子文件档案化管理的同时,应和技术部门、 法律界和文件形成部门等各行各业人士密切配合,增强他们的档案管理、档案法制意识,共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理,加强电子文件的档案管理工作,以确保电子文件档案化管理工作顺利开展, 为电子文件档案信息资源共享做出应有的贡献.