探究电力企业电子文书档案管理系统的架构

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【摘 要】文书档案管理是电力企业一项重要的工作,进入信息时代后,文书档案实现了纸质档案向电子档案管理方式的转变,这有利于提高档案管理的质量以及效率.本文对电力企业电子文书档案管理系统的架构进行了探究,希望对相关工作人员提供重要的参考依据.电力企业的管理者在优化与完善电子文书档案管理系统时,一定要做到纸质档案与电子档案相结合,还要利用数字化技术、信息化技术以及互联网技术,提高目录检索的效率,这样才能提高文书档案的利用率.

【关 键 词 】电力企业；电子文书档案；管理；系统；架构

电力企业是我国重要的能源企业,电力企业的稳定运行可以保证当地居民的正常用电.文书档案管理系统是电力企业管理系统的重要组成,随着科技的不断发展,电力企业文书档案实现了电子化的管理方式,电子文件逐渐成为了电力企业文件的主导形式,为了提高电子文书档案的管理水平,一定要合理应用计算机技术以及网络技术,还要重视文书档案收集、整理、保管这项工作,这也有助于提高电力企业的服务水平.在优化电子档案管理系统时,需要确定档案管理的架构,这样才能提高管理的效率.

1.电子文书档案与传统纸质档案的关系

电子文书档案是一种新型的档案管理形式,由于电子文书档案应用的时间不长,相关制度还不够完善,而且还不具备法律效力,所以,在应用这一管理措施时,需要与传统的纸质档案管理方式结合,这样才能保证文书档案的法律效力,还可以提高档案管理的现代化水平,有利于档案的查找、目录的检索以及文件的借阅.电子文书档案与传统的纸质档案有着紧密的关系,只有将二者紧密的结合在一起,才能保证文书档案管理的有效性.

2.电力企业电子文书档案规范化管理的作用

2.1有利于档案目录信息的管理

文书档案管理系统与文件处理系统连接后,档案目录信息可以自动生成,实现对电子文书档案的规范化管理,可以减轻工作人员的工作量,还可以提高档案目录管理的水平.

2.2可以实现文书档案的全文储存以及检索

电子文书档案的规范化管理,可以实现对文书档案的全文储存,可以实现全文目录检索,这有利于提高档案文件的利用率,在对全文进行存储后,可以实现远距离档案信息传输,实现了资源的共享.

2.3有利于实现多媒体档案的统一管理

在现代化的电力企业中,文书档案的种类越来越丰富,规范化管理可以实现对多样化信息的集中管理,利用计算机技术,可以提高档案检索的效率,其不但可以对文字图像进行归类管理,还可以对动态影像、声音媒介等档案信息进行集中管理.

2.4可以实现档案业务的计算机辅助管理

档案业务的种类越来越繁多,档案管理可分为多项环节,在进入信息时代后,利用计算机辅助技术,可以实现对档案的收集、整理以及存储,规范化管理可以实现档案业务的计算机辅助管理,可以及时掌握档案信息的动态变化情况,这有利于提高档案管理的预测能力,可以促进电力企业电子文书档案管理工作效率不断的提高.借助计算机技术,可以了解文书档案的借阅情况,可以掌握档案机构以及档案管理系统的架构,还可以了解档案动态变化情况,实现档案业务的计算机辅助管理,提高电力企业电子文书档案管理的水平.

总之,加强电力企业电子文书档案的规范化管理,可以有效提高档案业务的管理质量以及工作效率,可以减轻档案工作人员的工作量以及劳动强度,降低档案管理的成本,实现现代化、电子化、自动化化的档案管理,借助互联网技术,可以随时随地的对档案进行检索、借阅,还能减少档案丢失、泄密的危险.

3.电力企业电子文书档案管理系统应具备的原则

（1）开放性.基于业界开放式标准,并为未来的业务发展奠定基础.

（2）规范性.系统要符合中华人民共和国档案行业标准（DAT/22-2000）《归档文件整理规则》和《档案管理软件功能要求暂行规定》及集团公司制定的档案管理办法.

（3）灵活性与可扩展性.方便扩展设备容量和提升设备性能,具备支持业务处理的灵活配置、业务功能的重组与更新的灵活性.

（4）安全可靠性.提供良好的安全可靠性策略,支持多种安全可靠性技术手段,制定严格的安全可靠性管理措施.

（5）先进性和前瞻性.采用先进成熟的设备和技术,确保系统的技术先进性,保证投资的有效性和延续性.

4.电子文书档案管理系统的特点

4.1安全性

因为是网上档案室,所以安全性是极为重要的要求.系统必须确保只有经过授权、认证的用户才能使用本系统,而且普通用户不能修改、删除档案库里的归档文件.用户能直接查看符合用户查阅权限的档案的内容,超过用户查阅权限的档案,只能查看档案的索引信息,如需查阅档案的内容,经过授权流程后,方能查阅档案内容.绝密文件,系统不提供网上检索、查阅功能,用户可以在网上提出查询申请,由档案管理员审批后,在指定地点和时间由机要员陪同观看.

4.2易用性

档案管理系统的主要使用者并不是计算机专业人员,因此,系统的用户界面必须确保尽可能方便用户的使用,尤其在档案的录入部分,应该提供统一的界面,使档案管理员能方便的录入,减少文本转换的次数,用最少的操作完成最多的功能.

4.3高效性

系统应提供更多的功能,尽量的减少档案管理员的工作量.发表论文.另外,系统还需具备良好的提示帮助功能,减少用户的学习时间.

4.4和纸质文档管理充分结合

在现行条件下,电子文档仍然代替不了纸质文档.纸质文档仍然需要精心保管,妥善维护.纸制档案的管理方法应该在电子档案的管理方法中得到充分的体现,电子档案的管理方法应该尽量的减少手工管理档案的工作量.其次,系统管理主要目的是保证文书档案管理系统的稳定、可靠运行；减轻系统维护人员的工作负担,提高工作效率；实时掌握各级节点系统资源的利用情况,为升级扩容提供数据依据.系统管理主要包括：主机系统管理、网络管理、数据库管理、应用系统管理、安全管理等.而且要支持集团公司的系统管理能够与各省的系统管理实现互联,即可实现部分垂直管理.

5.结束语

综上所述,电子文书档案已经成为当前社会电力企业文件管理的主要形式,随着科技的不断发展,电力企业的管理者一定要做好电子文书档案管理系统的完善与优化工作,建立文书、档案一体化的管理系统,这样可以提高目录检索的效率,可以节省检索的时间,提高资源的利用率.电力企业在不断发展的过程中,需要先确立电子文书档案管理系统架构,这样才能实现文书档案的规范化管理,才能促进电力企业更加长远、健康的发展.

【参考文献】

[1]胡艳.提高企业文书档案管理工作水平的几点思考[J].黑龙江档案,2014（01）.

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[3]颜永敏.信息时代下电力企业现代化文书档案管理研究[J].科技传播,2012（24）.