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摘 要 ：伴随着高校体制的改革,资料室作为高校图书馆的补充和延伸,以其特有的文献资料为师生服务,它是教学科研所需要的第一手资料,是为教学科研的需要而设置的辅助机构,如何实现资料室的最优化管理,是每一个从事资料室管理工作的人都需要深刻思考的问题,本文通过资料室管理现状的分析,来深度探讨资料室管理方式以及未来的发展方向.
关键字：多种管理方式；图书资料；资料管理
1. 图书资料管理模式现状分析
1.1 目前,大部分的图书资料室都没有建立一套适合自身资料管理的有效制度,没有一个统一的资料管理的标准,很多的文件和资料都没有很好的进行归档和整理,只是非常杂乱的存在在一起,管理相当混乱,缺乏系统和完整的管理,使查找非常的困难；
1.2 图书资料是图书资料室的重要组成部分,具有非常重要的参考价值,但是,目前为止,图书资料室并没有受到应有的重视,在资料的管理上,缺乏专职的资料管理员对其队形归类和分档,大部分的图书资料室都是由办公室的人员来,并没有安排专业的人员来进行处理,图书资料管理是一项复杂而长期漫长的工作,是要经过日积月累而完成的,如果没有一个很好的管理,图书资料就会不完整、不系统,这样,图书资料室的工作就永远也不会做好,缺乏很好的保护措施,对于资料随意的堆放,这些都不利于图书资料室的发展和完善.
2. 图书资料管理方式的分类
2.1 通过看字母进行分类,首先查看图书封底书号后面通常代表分类的字母,有的图书在书号后面有该书的分类字母,这是出版社对书籍分类的确定；
2.2 看图书的版权页,很多的图书在版权页上都会提示书籍的类别,通过对版权页的查看可以看到该图书属于哪种类别的具体的情况；
2.3 通过内容概要来分类,在查看过封底和版权页的情况下,然后再查看图书资料的内容概要,这样更加便于我们了解图书的大概内容,帮助我们很好的了解书籍主要讲的是哪方面的内容,更加方便我们准确的把握图书的分类.比如《长尾理论》,书籍封底的书号后面的字母是“F”,这个说明它是属于经济类的图书,版权页上面提示的是“企业管理,销售管理”,然后再看书的内容主要是关于互联网上的营销理论的,所以,根据以上的情况,这本书可以初步被判断为是营销理论类的书籍,在存档和摆放的时候就可以考虑放在营销理论和电子商务两个地方.
2.4 通过查看出版社的建议来进行分类,现在有很多的书,出版社在图书出版的时候都已经在书的封面或者封底注明了封存或者上架的建议,这些都可以作为图书资料管理分类的依据.
3. 图书资料管理方式的综合运用策略
3.1图书资料的管理主要是对文献资源的管理,它在图书资料管理的每一环节都有所体现,因此,图书资料管理的主要内容是信息资源的管理.通过对文献信息的收集和整理,将有价值的地方发掘,然后将信息按类别不同进行分类和存储,建立知识和信息的统一库存,让知识能够从静态转变为动态,更好的达到流通和应用的目的.伴随信息化技术的不断发展,图书资料室的内容不再只是书籍和文献,而是增加了很大一部分的网络信息资源,而对于知识和信息的收藏和整理也渐渐的从纸质发展到了网络技术和数字的资源,通过这一点要求我们能够改变传统意义上的管理模式,利用先进的技术支持和知识管理的思想理念,来对知识和信息资源分类整理,建立各种不同类别的知识库,用来供应用户的不时之需.
3.2 图书资料的管理主要体现在人员能力的资源管理上.图书资料室能够发展的根本就是人的创造能力和能动性.以创新作为主要的目的,发掘出人的本能和潜能,将人所具备的隐性知识利用技术和知识的不断创新来表现出来,以此对图书资料的管理和发展起到推动作用,知识是人类创造出来的,隐性知识更是存在于人的日常生活的经验中,人具有对知识不断创新的能力,人力资源管理通过彼此间的信任和相对宽松的氛围和环境,利用各种互相交流和学习的平台,激发出人自身所特有的潜能,利用更加合理化的管理来实现对于图书资料的科学管理和人力的合理利用.
3.3图书资料管理对于知识的管理还体现在信息技术上,信息技术可以使图书资料管理工作得到创新和发展,信息技术的快速发展,使得知识的经济和管理时代也迅速的到来,信息技术决定着管理模式的变革,信息技术在图书资料管理中被广泛应用,改变了传统的利用手工操作的模式,大幅度的提高了工作的效率,增加了工作的质量,信息技术是知识储备的基础.比如我们可以利用数据库来将隐形的信息转化为显性的知识.利用搜索引擎来对大批量的知识进行存取.
3.4为了能够让图书资料管理的知识进行有效的流通,需要将传统的等级式的组织结构模式转变为现代的网络化的组织体系,利用现代化的网络信息技术,搭建各种有利的交流平台,打破等级式的管理限制,实现知识的相互转化,促进信息知识的不断创新和发展.比如可以利用电子邮件或者增加网络会议室等等手段来使人们不易于表达出来的一些经验转化为书面的可以供人们参考和学习的显性知识,同时可以利用知识管理系统中的平台,将不同的信息知识进行划分,使源源不断的新知识能够得到共享,增加新知识在实际生活中的实用价值,所以,组织结构管理的转变,是知识管理的迫切要求.所以,营造出一个相对平等的,和谐的,能够让员工创新力得到充分发挥的组织机构是图书资料管理改革中非常重要的一个环节.
4. 图书资料管理的未来发展方向
4.1数字图书管理是未来图书资料管理的发展方向,数字图书管理是在信息存储形式和信息组织形式以及信息的处理和输出形式等等方面对图书资料管理的重大改革,数字图书管理被人们认为是未来图书资料管理的发展模式,这种图书资料管理的实质就是通过计算机网络对各种信息资源进行搜寻、利用,是用户知识和信息获取的最快途径,是一种信息的环境,而不是一个具体的图书.
4.2 图书资料实现网络化,可以使方便人们对图书资料的查找和利用,可以利用网络的通讯功能,为用户进行信息的快速服务,可以通过互联网上强大的搜索引擎为用户提供文献信息的快速传递,用户可以通过网络来查找文献信息,在网上获得更加准确更加充分的参考资料.
4.3 为了适应图书资料管理的发展,应该加强数字化文献资源的建设,除了一些购买的电子光盘和出版物以外,还应该将传统的纸质文献转化为数字化的文献,在电子出版物的选择上,应该避免重复,对于一些利用率不是很高的外刊,可以在网上进行检索.
5.总结
图书资料的管理应该面向服务信息化,信息资源共享化的转变,推动图书资料管理的自动化和科学化管理,随着文献收藏的多样化,更应该要求计算机化的管理,在采购、编目和检索流通等各种工作中都应该要加强计算机的管理,方便读者阅读,在图书资料的管理上,除了要有现代化的设备以外,还应该拥有先进的管理思想,科学的管理方法,以及创新观念的指导,只有这样才能够推动图书资料管理的科学化和现代化.