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摘 要 ：实物档案与其他门类档案一样,都能够真实地记载和反映学校的各项工作和实践活动,同时也为撰写校史、大事记、年鉴等提供依据和凭证.实物档案内容丰富,来源广泛,涉及面大,特殊性强,收集、整理和保存它们,具有现实意义和历史意义.高校实物档案从某种程度上体现着学校的发展史和光荣史,有着不可替代的作用与地位.
关 键 词 ：高校；实物档案；管理
中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1009-0118（2013）02-0227-02
“实物档案”即以实物为载体的档案,档案理论界对“实物档案”是否属于档案这个问题存在着各种各样的争议.笔者认为,实物档案与其他门类档案一样,都能够真实地记载和反映学校的各项工作和实践活动,从某种程度上体现着学校的发展史和光荣史,有着不可替代的作用与地位,同时也为撰写校史、大事记、年鉴等提供依据和凭证,实物档案内容丰富、来源广泛、涉及面大、特殊性强,对其收集、整理和保存,具有现实意义和历史意义.
一、目前高校实物档案的管理现状
高等院校档案部门过去的档案藏品的主要形式是纸质的文书档案.随着档案事业的发展和科学技术的进步,许多新型材料也成为档案的载体,使得高校档案藏品的形式不断有新的拓展,实物档案便是高校档案的延伸和补充形式.
在平时的走访和参观中,我们发现,在实物档案的收集和管理工作中,许多单位对实物档案的收集和管理工作未能像对其他门类档案那样给予足够的重视,比如有的单位将历年来所获得的荣誉物品杂乱无序地堆放在档案室或会议室的一角；有些随便找个木柜摆放起来,任其长年累月地灰尘蒙面,对这些荣誉物品的有关情况不做记录,致使其获得的日期、出处无从查考；还有些荣誉物品则散放在个人手中,特别是有的科室以及职工个人获得后,或存放于科室办公室内或挂于墙上,或不当一回事丢弃一边,长期无人过问,时过境迁,不是被污染了,就是遭到损毁或丢失.有的基层单位或未升级达标的单位平时只注重管理几份文件,因而使实物档案这种形象、直观的信息记录得不到与其相辅相成的其他门类档案的整理归档,造成了档案管理工作的缺失.
二、高校实物档案的管理方法
(一)确定实物档案的收藏范围
我们对档案信息的管理通常是本着“藏以致用”的原则,因而对实物档案的收藏也应以利用需求作为导向,这需要在涉及归档的有关规定中予以适当地明确,同时对实物档案归档范围的制定也要注意与已有室藏档案相协调.对于那些在高校办学过程中重大的、有历史影响的、有深远意义的、有典型代表性的、有特殊个性的实物,方可列入收藏范围,继而形成实物档案的收藏特色.
本着这一收藏原则,根据高校自身的特点和实物档案工作实践的具体做法,笔者认为高校实物档案归档范围应包括以下几方面：一是奖品类,包括奖旗、奖牌、奖状、奖杯、荣誉证书等；二是题名类,包括上级领导、知名人士来本单位检查指导工作或参与重要活动时的签名、留言、题词等；三是礼品类,包括兄弟单位、国内外友人、校友赠送的礼品、礼物等各种有价值的物品,等等.这些实物档案具有惟一性和不可再生性,有着十分珍贵的无可替代的收藏价值.因而,在接收、征集实物档案时,要加大珍贵、微观、典型实物的征、收集力度,用以充实高校实物档案的内容,填补空白.
(二)注重实物档案的整理和保管
目前,国家档案局颁布的《高校档案实体分类法》中没有专门对实物档案的分类整理进行统一地规范,多数高校对实物档案的管理处于自发状态.笔者结合自身的实际情况,认为对实物档案的管理应该着重做好以下几个方面的工作：
1.实物档案的保存
实物档案因其载体、形态、体积等不同的特点,存放占地面积较大,如要长久、适宜的保存就必须配置专门的实物档案陈列室.
2.实物档案的收集
根据实物档案的形成带有一定的偶然性和随意性等特点,可通过如下收集方法：（1）档案工作者要眼观六路、耳听八方,每周、每月都要与办公室主任沟通,总体把握学校每阶段的工作动态,及时捕捉实物档案信息,积极主动地收集实物档案；（2）各部门每年年底应向档案室送交本部门当年获得的证书、奖状等实物档案.个别部门希望多保留一段时间的,可在保存一段后再送交,但应在获奖当年将所获奖品的文字说明书送交档案室以备查；（3）对个人或部门所送交的实物档案,档案管理部门应随时接收；（4）凡属校外赠送的物品,物品接收部门应将所收物品清单送交一份给档案室,其中具有一般使用价值的物品,可由接收部门使用,而珍贵物品应交与档案室保存；（5）无论个人还是部门所送交的实物档案,均应附上相应的文字说明,并办理交接手续.如奖品、奖状文字说明可包括奖品名称、奖励材料、奖品级别、授奖单位、授奖时间、送交单位、送交时间等.
3.实物档案的分类整理
在对实物档案进行整理归档时,首先应整体把握、熟悉本校实物档案的种类,要对各类实物进行分析比较,从而划分出具有代表性且能概括本校所有实物档案的类别.（1）应根据实物的收藏价值大小划分收藏期限.应将实物档案的保管期限分为短期、长期、永久.为了节省室藏空间,作为短期保存的则可酌情而定,部分实物档案可由有关部门自行保管；（2）按实物的级别来源进行分类.如各种奖励证书可按国家级、省部级、地市级划分；（3）按实物的形态分类.即将形态一样的实物档案集中在一起,如奖状类,由于各种奖状是单位和个人荣誉及成就的直接反映,在个人鉴定、单位介绍、成就展览、编史修志中的凭证作用一目了然,因而利用率较高.所以归档时,应先制一封套,可用塑膜或硬质打孔装订成活页,再将奖状左边贴在活页上,并在扉页处编上目录,便于保管,不易丢失.奖牌、奖杯类,可在实物上贴上标记,将其拍照,归入照片档案,同时将实物依次编目存放,便于随时取用.锦旗类,可将其作清洁处理后,放入一定规格的档案盒内,编好档号,标名实物名称和时间,并在卷盒右上方贴上此实物的照片.如有条件可将所有的实物档案全部拍成照片,一式三份冲洗,其中两份由档案部门专门保存,一份留作备用.
三、实物档案的开发利用
(一)利用实物档案为学校的中心工作服务
实物档案的收集、保管其目的在于利用,充分利用实物档案更具有文化特色、直观性强,具有无可辩驳的凭证作用等特点,多形式、多渠道、多层次、多方位的开展利用和服务工作.如举办展览、申报学士学位、申报学科、校庆、教学评估等都要大量利用实物档案.
(二)加大信息开发力度,实现资源共享
建立实物档案数据库和档案平台,通过校园网和互联网,使全体师生和海内外校友在自己办公室就可以查找到所需的实物档案信息,同时海内外校友也可把自己毕业后所取得的成果通过互联网扫描到学校的服务器上,实现真正意义上的资源共享.
总之,实物档案是高校档案的重要组成部分,各高校应重视实物档案的集中统一管理,加强收集工作,提高实物档案的总体管理水平,改变被动式服务和重藏轻用的观念,使实物档案真正达到记载过去、服务现在、启示未来的目的.