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随着学校评估工作的深入开展,高校图书馆档案管理工作的重要性日益凸显.档案管理工作作为图书馆建设的重要环节和现代图书馆评估考核的一个重要方面被人们重新认识,各高校图书馆都在加强图书馆档案的建设和管理工作.然而,随着档案管理工作的深入展开在管理过程中出现了一些有碍于档案管理和利用的问题,规范档案管理解决档案管理工作面临着的一些问题是高校图书馆迫在眉睫的任务.
一、图书馆档案管理工作中存在的问题
1、档案管理意识不强一直以来高校图书馆档案工作是作为图书馆管理工作的附庸,人们对档案管理工作的重要性普遍认识不足,档案管理工作没有从根本上得到重视.没有完善的档案管理制度,档案管理不规范,随意性强；缺乏搜集档案的主动性,建档不及时；有的工作档案只是记在脑子里.由此导致难以做好图书馆档案管理工作.
2、档案管理的设备和技术手段落后图书馆档案管理工作的基础设施、设备条件和技术手段,普遍落后于本馆各项业务,档案从收集到利用得不到应有的基本保障.有碍于提高图书馆档案管理工作的水平,妨碍了图书馆档案管理现代化进程,档案管理落后的状况难以为图书馆事业发展提供快捷、有效的参考咨询服务.
3、档案管理不规范图书馆档案是图书馆及其工作人员在各项活动中产生的具有查考利用价值并归档保存起来的资料,由于缺乏规范的管理制度,许多档案的收集、归放和利用只凭主观意识,简单的收集、随意的堆放、借阅的书籍不能及时归还,影响档案资料的检索和利用.
4、档案管理人员的业务素质尚需提高图书馆做档案管理员的现象很普遍,缺乏专业知识的学习和专业技能的培训,档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作.的图书馆档案管理人员所做的也只是一般的档案登记、收藏和不够规范的保管等工作,这与档案管理现代化发展的需要是不相适应的.
二、优化高校图书馆档案管理的措施促进图书馆事业发展
1、转变观念重视加强高校图书馆的档案管理工作转变观念必须落实到实处,领导要亲自抓档案管理工作,领导重视是做好图书馆档案管理工作的关键.要深刻认识图书馆档案是图书馆管理工作中不可或缺的重要信息资源,图书馆档案像一面镜子,系统地、全方位地反映了图书馆各项活动的真实情况,是对图书馆客观、公正地回顾和总结,是高校图书馆领导决策的重要依据,要设有专职的档案管理人员,做好档案的管理和利用对图书馆管理工作有着非常深远的意义.
2、建立健全档案管理制度规范的档案管理规章制度是做好图书馆档案管理工作的保证.要搞好图书馆档案管理工作,必须建立一系列科学、合理、适用的规章制度.要结合图书馆自身的工作特点和具体情况,制定出既符合《档案法》的要求,又适应于高校图书馆工作开展的各项档案管理的规章制度,图书馆档案管理包括档案的基础工作和档案的利用工作.
3、配备必要的设备、专职的档案管理人员在高校图书馆现代化和数字化建设快速发展的今天,档案管理现代化水平严重滞后于图书馆发展水平,这势必将影响图书馆事业的现代化进程.要应用现代化技术于档案管理,提高档案管理工作效率.加大对图书馆档案管理投入力度,配备必要的设备.设置专职档案员接受统一的培训,通过现代化手段管理图书馆档案,进一步提高图书馆档案管理中收集、处理、存储、开发、利用档案信息的能力.
4、提高图书馆档案管理人员素质图书馆档案工作人员的素质直接影响着档案管理的质量和利用.面对信息时代的档案管理的现代化进程,作为一名档案管理工作者,不但要有较强的政治素质和较高的业务水平,还应当要有勇于开拓创新,因此,要加强对高校图书馆档案工作管理人员进行基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等方面的培训.
5、规范管理确保档案材料的完整性图书馆档案的收集是高校图书馆档案信息化管理和有效开发利用的基础.档案工作包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与利用.收集是档案工作的基础,一定要把好收集关,要做到及时、准确、完整.无论图书馆日常管理档案,还是图书馆的业务流程档案,包括业务工作中产生的照片、录像等等均应及时加以收集,不断拓宽档案信息收集范围,及时、准确、全面地做好各类档案信息的收集、整理、存储工作,确保档案材料的真实性和完整性.
6、加强档案资源的特色化建设高校图书馆应加强特色专题档案建设,各管要根据本馆的管理活动特色进行重点的收集、整理、储存,形成资料数量大、利用频繁、能够突出图书馆特色的档案.将有特色的资料有选择、有重点地形成专题,比如将读书活动设计、读书活动的展开、读书活动的成果、以及读书活动的反馈信息等全部资料集中归类整理形成专门的特色活动档案,这样一整套的特色活动档案不仅丰富了馆藏档案资源,也形成高校图书馆管理活动中的特色化建设.
7、加强档案数字化建设计算机的广泛应用和信息技术的飞速发展,对于图书馆档案管理工作而言机遇与挑战并存.用户对信息的需求是快捷、方便、准确,档案管理的现代化是图书馆现代化的重要内容之一,适应当今社会信息数字化的要求,图书馆档案资料要摆脱管理现化化程度落后的局面,加快图书馆档案的信息化建设.档案管理人员应利用现代技术对档案进行科学管理和深层次的开发,对档案信息进行数字化处理并建立数据库.
总之,档案管理是高校图书馆管理工作中不可或缺的一项工作.图书馆的许多工作都离不开档案工作的支持.首先应当树立正确的理念,建立健全档案管理规章制度,不断加大和改善经费投入,培养一批高素质的档案管理人员,做好档案收集管理和利用工作,加速档案管理工作的现代化进程,为图书馆事业的快速发展提供便捷的信息咨询服务.