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物资采购计划是实施采购的基础和前提,物资采购计划质量的高低直接影响采购运行的效率；物资计划岗位又承担上级单位、用户和各采购部门、采购环节之间信息的衔接、传输和反馈,因此做好计划管理工作,切实提高采购计划编制的专业化水平,意义重大,加强需求计划编报的针对性、前瞻性基础上,突出计划规范性与权威性,使计划管理成为采购管理的排头兵.
一、批量采购计划成为物资计划的主导
只有计划批量化,才能实现采购规模化,批量采购凭借其标准化、集中化优势,在优化供应商结构、增加直采率和节约采购成本等各个方面的优势日益凸显.一方面节约了采购资源,提高了采购效率,另一方面发挥了规模化采购优势.为做好此项工作,提出了“三步走”的思路,第一步政策宣传,向用户单位指出传统的“按需上报”,“随时需要随时报计划”中存在的少报、漏报、重复上报等问题,尤其是没有合理采购周期,人为造成供货紧张的局面,而批量计划的特点和优势则体现在这里,一次采购管用一年,平时只要及时补库存就可以避免因采购周期长而影响供货的情况出现.第二步认真执行,要求用户单位将所需物资计划分类型集中批量上报,类型分为年度计划,季度计划和月度计划,年度计划以本年度常用大宗物资为主,如化工材料、金属材料,以及电缆、配件等,签订年度采购协议,分批到货,分批结算；季度计划为年度计划的补充和细化,将年度计划中没有预计到的物资及时上报采购；月度计划主要是将日常零星用料汇总整理后上报,形成批量计划.对于各单位均有需求的物资,如劳保、油品、金属管材等,在认真分析上一年度消耗情况和本年度需求情况的基础上,将各单位用量汇总合并后自编为年度或季度计划批量采购.第三步是严格考核.采购单位对各用户单位的批量计划上报率和执行率进行考核,奖惩并举.处内对各科室的批量采购进行考核,对于原来为零星临时物资计划的,现在经过调研自编批量物资计划,签订代储代销或框架协议的供应员,由科室在业绩考核中予以奖励.
批量物资计划实施后,对于采购业务影响大.例如相关单位委托采购的物资计划,一直以来存在数量小,委托频率高,物资编码不准确、交货时间短等问题.现在通过上报年度物资计划一次性签订全年用量,形成框架、代储代销协议,一次性就将问题全部解决.
二、准确规范、预见性强成为物资计划的基本要求
计划是采购的基础,因此采购的物资是否符合用户要求,关键就看物资计划是否准确无误,能够完全反映用户的需求.无论是批量物资计划,还是临时零星计划都必须准确、规范,才能够提高计划的可操作性.对于用户单位,首先是提前催缴,通过网上通知、函电、质量回访、等多种形式,要求各单位严格按规定提前上报年度、季度、月度等各类批量需求计划,和零星采购计划,批量计划以书面和电子版两种形式报送采购单位,书面报表须经本单位主管领导审查签字并加盖单位公章,然后再在半月之内从ERP系统中上报,以此保证所报计划的预见性和规范行.其次是严格审查,对未在季度计划范围内的计划或逾期上报的季度计划均按临时计划处理.除了计划的类别,到货地点、到货时间、计划级别、技术指标及要求、是否可抵税等项目都要求计划员反复落实,不准确、不规范的计划原则上都应退回,待修改后重新上报.尤其是技术指标及要求,相关单位联合下发了《关于进一步明确物资采购计划中质量填报规范的通知》,对于国家标准、行业标准和企业标准产品的使用做出了具体规定,要求各单位认真执行.对于物资计划中执行标准过期,或技术指标不规范,不完全,与物料描述不一致,套用编码的,一经发现,坚决退回.
三、物资计划处理简便快捷易操作
一、二级物资按照有关规定严格执行,规范操作,批量采购,实现优质优价的采购目标.对于品种繁多、低值易耗物资,所占金额不大,但计划量却不少,为有效解决物资的采购难题,以简便快捷易操作为出发点,对物资计划实行分类处理.第一类是批量、常用的物资,在汇总各单位用量的基础上自编批量计划上报,采购结果执行单位上载至网上交易平台,需要时只需在网上超市点击认购,由各用户单位在ERP系统中上报,按照带量集中采购方式实施采购.
四、物资编码申请准确迅速
物资计划要上报的及时准确,首先物料编码要申请得及时准确.为有效解决编码问题,计划岗位坚决做到对于每一项申请的编码认真核对,反复落实,确保大类、中类、小类和品名准确无误,各项参数描述准确、齐全,确保申请一次通过,最大程度上减少停留时间.工作效率的提高,有效解决了以往用户单位因申请编码而导致上报计划延迟的现象.
五、结束语
以“科学管理,规范操作”为主线狠抓计划管理,以提高批量计划比率为突破口,加强计划规范性和准确性,确保计划可操作性,在提高采购效率方面,取得一些实实在在的成效,当然,计划管理方面需要完善和提高地方还很多.