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[提要] 随着高校基建规模的不断扩大和建筑功能的不断提高,基建档案管理工作越来越重要.本文分析高校基建档案的作用及高校基建档案管理中存在的问题,并提出提高高校基建档案管理水平的措施.
关 键 词 ：高校；基建档案；措施
中图分类号：G271 文献标识码：A
原标题：加强高校基建档案管理措施研究
收录日期：2013年5月16日
高校基建档案是指高校在工程建设过程中形成的,是高校工程建设全过程中活动的直接记录,是基础设施建设历史的真实写照,也是涉及各方权益的依据与凭证,是学校档案的重要组成部分.随着高校基础设施建设的快速发展,基建档案管理也越来越受到高校管理部门的重视.
一、高校基建档案的作用
（一）历史记录作用.高校基建档案能够记载学校内各建筑物、构筑物的具体位置,真实地反映建筑物的建设全过程,包含：工程投资计划→工程立项批文→工程地质勘查→工程图纸设计→工程招、投标→工程合同→工程施工进程→工程竣工验收→工程决算→工程交付使用及工程设计变更等全过程的资料与文件.包含大量的图纸、图表、照片、录像、文字等,它能够把整个工程建设过程具体、直观、清楚地显现出来,所含有的是大量有价值的信息.现今的各种统计、报表、维修、改扩建等工作离开基建档案都将寸步难行.
（二）凭证作用.高校基建档案包含大量依据性文件,如上级的工程立项批文,以及政府相关部门的各种批文,如土地、消防、抗震、防雷、质量监督、墙改节能、环境保护等相关批文,这些真实地记录了当时的历史情况,对今后的房产证办理、工程事故处理、工程纠纷、土地纠纷等都起着重要的依据和凭证作用.
（三）参考作用.当工程项目进行改扩建、管网维修时,就需要完整的基建档案资料作为参考,研究和分析工程的实际情况,快速、准确地制定出具体的施工方案或施工图纸,这样既可以避免设计的盲目性,节省时间,又可减少工作量,少走弯路,加快工程进度,提高工作效率.因此,基建档案具有不可低估的参考作用.
（四）增值作用.工程项目需要进行改扩建、管网维修时,如果没有准确的工程档案作为参考,将不知如何下手,甚至造成很大的浪费.例如,管网维修时,如果有具体的管道平面图,就会快速准确地确定管道的具体位置,就不会出现刨了埋,埋了再刨的现象,这样不仅提高了工作效率,更重要的是节约了人力、物力、财力,直接起到增值作用,提高了经济效益.由此可见,基建档案具有增值作用.
二、高校基建档案管理中存在的问题
（一）档案材料不够完整.基建工程由于投资规模大,参与单位多,涉及专业广,以及归档文件套数多等因素,致使基建档案数量很庞杂.在实际工作中,不少高校的工程档案不完整.有些是分散在承办部门和技术人员的手中；有些是因为没有及时进行整理、分类,随意放置,致使部分资料丢失,导致档案资料不完整,不能保持其成套性、系统性、准确性,直接影响了基建档案的质量.
（二）档案意识不强,编制质量不高.由于高校对基建档案重视程度不高,导致档案的收集、整理、编制时随意性很大.图纸在施工过程保管不善、丢失、磨损及污染很严重,造成图纸破旧不堪.有些资料多次涂改导致面目全非.很多资料不符合归档规范要求.
（三）缺乏档案专业人员.目前,高校普遍缺乏既熟悉基建业务又熟悉档案知识的综合性专业人员,档案员多数由基建技术员或者专业档案员.基建技术员多数对档案知识和技能不熟悉,未接受过档案方面正规培训,对资料不能正确地进行整理、立卷、归档；因为基建工作具有很强的专业性,专业档案员不熟悉基建业务,不清楚需要归档的资料的范围,加上工程参建单位的档案力量不足,工程交工后带走大部分资料,导致档案资料不完整.
（四）缺乏有效的管理和约束机制.大部分领导重视工程前期工作,如工程的立项、开工、施工进度、工程质量、投资控制等工作,却对工程档案管理不够重视,这就造成高校基建档案管理工作缺乏统一的约束机制以及有效的管理手段.对归档的范围和具体要求等没有明确的规定,无章可循、无法可依,不能及时检查和总结,致使基建档案归档滞后、质量不高.
三、做好高校基建档案管理的措施
（一）展开宣传,增强档案意识.首先,要加大宣传力度,使大家了解《档案法》的具体内容；其次,领导需加强对档案工作的重视和支持,这是增强档案意识的关键；最后,强化档案管理人员的意识,由于基建档案员大多是,应不断提高档案管理意识.在实际工作中不断地更新观念,努力开拓信息资源,提高档案管理质量.
（二）设立专职基建档案员,提高业务水平.基建档案管理工作是一项专业性很强的工作.不仅要有工程建设管理方面的专业知识,还要有档案管理方面的专业知识,因此必须选配和培养有一定专业知识的管理人才担任专职基建档案员.同时,档案管理人员要定期参加相关专业知识培训,在掌握档案管理工作的先进方法的同时不断提高专业知识.
（三）构建制度体系,完善约束机制.基建档案工作具有科学性、系统性、条理性、严谨性、特定性等特点.工程档案的质量关键在于制度.因此,应当制定出一套切实可行的规章制度.首先,要在学校设立档案管理机构,同时制定岗位职责,基建部门设专人负责.其次,建立标准化制度,使档案管理工作各个环节都按相应的标准进行,做到有法可依,有章可循.
（四）基建档案管理要与工程同步,收集要密切跟踪.基建档案资料大部分是在工程整个建设过程中产生的,为了提高基建档案的质量,就要保证基建档案工作与工程建设各个环节同步进行,做到工程进度到哪个阶段,档案收集工作就跟踪到哪个阶段.基建工程一开始就建立档案；工程建设过程中,要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时,要与提交一整套合格的施工图的验收同步进行.
在收集基建档案的材料时,还应注重于“广”和“全”.不仅要收集可行性研究、设计、批文、施工、竣工验收、预算、决算审计等材料,还要收集在项目建设过程中形成的各种文件资料.只有这样,才能建立系统的、连贯的、正确的和完整的基建档案,才能真正反映出一个工程的建设全过程,最终有效发挥基建档案的作用.
主要参考文献：
[1]张保云.浅谈加强高校档案管理理[A].齐鲁档案论坛――山东省档案学会2009年学术年会会刊,2009.2.
[2]梁钰.基建档案的收集和利用[J].档案天地,2011.5.
[3]吴永志.谈新形势下科研单位基建档案的归档工作[J].浙江档案,2009.3.