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如果说档案工作是维护历史真实面貌的重要事业,工会档案工作就是其中不可缺少的一部分.因为工会档案是用文字、图片、影像等形式准确记录下工会组织在维护职工合法权益、举办文体活动、评选表彰劳模、开展组织建设等方面的工作,是工会组织履职过程的真实记录,是维护工运事业真实面貌的重要依据,对工运事业的研究和发展具有极其重要的作用.
工会档案工作的重要性
一、档案工作是工运事业发展的历史凭证.工会档案和其它部门的档案一样,同样是历史的真凭实据,具有一定的法律效用.工会档案之所以具有凭证作用,是因为它是工会组织在履行职能过程中自然形成的,保留了维权、组建、举办活动等各项工作中的通知、报表、记录、签名等原始文件,详实记录了每项工作从筹备、开展、结束到取得成效等整个过程,反映了工作的真实性和可靠性,是工会工作的重要组成部分,是维护工运事业真实面貌必不可少的条件.
二、档案工作是工运事业发展的需要.档案资料不仅是工会组织履职过程的真实写照,也是广大职工需求、需要和心声的如实记录,因此完整的工会档案资料在各项工作中发挥着无可替代的作用.通过对档案的查找和利用,可以清楚地看到工运发展的足迹,看到各个时期取得的成绩、荣誉和存在的不足,为今后工作的开展提供参考与借鉴.同时,还可以促进各级工会组织之间的信息交流,提升工会工作水平,推动工会工作的创新发展.
三、档案工作是宣传教育的生动素材.工会宣教工作是工会工作的重要组成部分,也是党的宣传思想工作的重要组成部分.工会档案中大量的资料和文件,保存了各级劳动模范的先进事迹、职工群众中技术能手以及工会组织适应形势需要不断创新工作方式方法等方方面面的历史资料,通过对这些资料的整理、归纳,可以成为生动的素材,对工会工作进行大张旗鼓在宣传,形成有工会特色的宣传报道,扩大工会组织的影响力.
新形势下工会档案工作中存在的问题
工会档案工作既是对工会工作的真实记录,也是对未来工作的信息参考.但是,由于新形势下工会工作不断变化,加之工会组织自身对档案工作的重视程度不够,造成了工会档案工作存在一些问题,影响了工会档案工作的健康发展.这主要表现在：
一是没有认识到工会档案工作的重要性.有些工会干部特别是领导干部,对工会组建、维权、经费收缴、开展活动等各项工作都十分重视,要求标准也较高.但是工会档案意识比较淡薄,没有认识到档案工作对工会工作的重要性,所以对工会档案工作要求偏低,甚至没有引起足够重视,导致了工会档案工作的相对滞后,难以提高为工会工作和职工群众服务的水平.
二是档案工作库房建设相对落后.有的工会组织没设立正式的档案库房,而是与储备室合用；有的工会组织档案房相对简陋、潮湿,导致档案资料因长期受潮发霉而纸张变质、字迹模糊,或是由于受到虫蛀、鼠咬,致使档案资料残缺不全,无法发挥档案参考作用.
三是工会档案专职人员配备不全.一些工会组织没有配备专职档案人员,往往由办公室人员兼任；有的即使配备了专职人员,也是安排的老、弱、病、残.由于档案工作人员力量薄弱,导致了工会档案收集、整理、归档等工作不熟练,有档案分类不清、不细,归档文件漏收现象,给工会档案工作带了许多麻烦,造成了不少工会文件资料的流失.
加强工会档案工作的措施
做好工会档案工作是工会工作创新发展的需要.各级工会组织要加强档案工作,提高工会档案的服务和利用水平,为服务工会工作大局发挥作用.
一是狠抓《档案法》的宣传教育.把《档案法》宣传教育工作纳入考核内容,专门举办培训班,加强对工会干部的档案业务知识培训,也可以聘请档案部门专业人员进行讲课和指导,在提升工会干部做好档案工作能力的同时,通过学习提高工会干部的档案意识和档案法制观念.
二是建立建全档案工作机构.各级工会组织要成立相应的档案工作领导小组,加强对工会组织档案工作的领导,强化责任分工,明确目标责任,推进各级工会档案工作的开展.同时,要结合各级工会组织的实际情况,制定《档案借阅利用制度》、《档案人员岗位责任制》等各项规章制度,使档案工作逐步走上制度化、科学化管理轨道,为档案管理打下了坚实的基础.
三是配备配强档案人员.工会组织要挑选有事业心、和良好职业道德,并且热爱档案事业的人员从事工会档案工作.通过加强对档案人员的业务培训,让档案人员不断更新自己的专业知识、提高自己的专业技能,增强做好档案工作的信心和能力.同时,也要避免档案人员工作的频繁调整,以免影响档案工作的连续性和档案管理水平的提高.
四是加强基础设施建设.做好工会档案工作,要有专门的档案资料库房,要配备铁皮档案柜、电脑、复印机、打字机、扫描仪、空调、照相机、灭火器等设备.也要确保库房地段经常保持干燥,通风效果好.同时要加强库房的安防工作,对档案库房加强灭火、温、湿度控制等基础管理,切实保证档案的安全.