人口和计划生育档案工作的科学管理

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【摘 要 】人口和计划生育档案作为具有保存和考察利用价值的真实历史记录,可以为政府决策提供依据,为育龄群众提供服务.要做好人口和计划生育档案工作,需要更正相关领导和工作人员的态度；实现案卷的规范化,搞好类别,统一归类；提高档案管理人员的综合素质,为科学化的管理制度提供基础.本文就人口和计划生育档案工作的工作现状问题和创新管理体制问题作如下探讨,希望能为档案工作人员指引方向,做好档案管理工作.

【关 键 词 】人口；计划生育；档案；科学管理

我国人口占世界总人口的四分之一,是世界上第一人口大国,所以人口和计划生育问题非常重要.人口和计划生育工作的法制化发展使得其档案工作也日趋规范、合理、更新,如何走出一条创新型的人口和计划生育档案管理路子已经摆在人们面前,需要不断探索,紧跟时代步伐,加强科学管理,为更好的开展人口和计划生育工作提供积极的推动作用.

一、人口和计划生育档案工作的现状

1.领导重视不够

在档案工作的整个过程中,基层人口和计划生育档案管理是工作是基础,但是这一环节往往是整个过程中最薄弱的一环.一些领导往往没有看清基层档案工作管理的重要性,对此并不重视,因此档案管理在人口和计划生育工作中没有太重要的地位,一般不会被提上议程.例如在人员选择上,只看是否是党员,并没有考虑到人员的专业是否与档案管理有关；档案工作人员没有固定的职位限制,一般都是人员；没有将档案管理工作列入人口和计划生育工作的考核中；甚至有些基层档案工作室没有指定规范的管理制度等,这些不足导致了工作人员对工作带着极大的随意性,并不能把档案管理妥当.

2.档案保管条件差

目前的基层档案管理人员与《档案法》的要求相距甚远,他们的档案业务素质不高,或者没有经过专业的训练,没有档案相关类的教育背景,所以基层档案管理工作比较杂乱无章,没有同意规范.一些基层部门也没有对工作人员做一定的编制,人员混乱也导致档案管理的不合理.还有很多基层部门的档案保管条件较为欠缺,无论是必备的档案管理设备,还是库房的设置,都存在较为明显的问题和隐患.《档案法》的颁布并没有给县一级的基层人口和计划生育档案管理制定严格的规章制度,也没有确定每年拨多少资金投资此项工作,因此造成很多工作无法正常进行,出现档案资料的丢失、污损等严重性问题.

二、抓好人口和计划生育档案的规范化、标准化和科学管理现代化建设

人口和计划生育档案管理是一项繁杂的工作,在科学技术高度发展的今天,利用计算机进行管理是一种必然的选择.计算机应用的工作量较大,尤其是面对那些历史悠久的档案,整理起来更是复杂,如果没有一套完整科学的现代化工作方法,计算机应用也就失去了它应有的利用价值,也会影响档案管理工作的科学化进程.因此,在计算机管理档案工作的过程中要充分掌握好其基本应用,取得良好的工作效果.

1.全面普查,实现整合

全面普查和整理案卷,取其精华去其糟粕,对案卷进行重新组合,实现其规范化.将那些内容比较混杂、组卷过厚和不规范的案卷进行重新组合分装,尽可能把那些存在关联性的文件组合在一起.对历史较为悠久的案卷,保留其有价值的精华部分,去掉不合格的案卷.

2.统一分类,搞好类别

统一分类,搞好类别,建立门户,确保计算机检索功能的有效利用.在档案分类过程中,要根据《中国档案分类法》进行分类和规范题名,档案的分类号是确保检索的查全率,而题名的准确率则确保了检索的查准率.

3.分级次著录

在计算机著录的过程中将案卷进行分层次著录.如关于人口报表等数据类的进行图表著录；对音频、视频等进行影音采集然后刻盘分类著录；对重要文件、反应问题较复杂的文件或利用价值很高的文件进行文件级著录；对同一卷中几个相似文件或反应同一问题的文件档案进行文件组合级著录；而对那些反应问题单一或利用价值不是很高的文件将反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录.对各种档案进行不同性质的分类著录,可以揭示不同种类档案的特征和主体内容,还可以减少著录条目,省时又省力,在一定程度上提高的档案管理的工作效率.

4.分门另类

对于具备全引目录的案卷以及基础较好的案卷可以直接在全引目录上进行分类标引,而有些特殊形式的档案如‘案件’、“病历档案”等,就可以利用计算机程序对人名、地址、时间等进行案卷目录直接录入,然后由计算机给出统一的分类号.这样充分利用档案目录的基础,分门别类,可以有效减少著录环节,大大提高著录的速度.

5.提高档案管理人员素质

良好的掌握档案类知识和技能是人口和计划生育档案管理工作者必备的素质,其直接影响到档案管理工作.做好档案管理工作者的素质教育和培养工作是提高科学管理档案工作的前提.提高档案管理工作者素质的根本途径,就是积极组织档案工作者参加新技术培训班和业务培训班,提高工作人员的整体知识结构和水平,同时还应增强工作者的档案信息观念,提高其信息服务能力.在新时期还应加强档案管理工作者的计算机应用能力,学习好与档案管理相关的图书管理学和情报学等知识,尽量利用新知识、新技术,使档案管理逐渐实现现代化,同时管理更加立体化.所以档案管理人员要努力学习各种新知识,提高计算机能力,充分利用好网络技术,为自己补充足量的知识,并把它们合理灵活运用到人口和计划生育档案管理工作中来.

总之,人口和计划生育部门的领导要充分认识到科学管理档案的作用和价值,给予必要的物力和财力的支持,为档案的科学管理创造必要的条件.同时,档案管理的工作人员也应该尽力做好各种管理工作,努力提高自身能力素质,继而提高档案科学管理水平.档案管理制度也需要做规范化的调整,寻口和计划生育档案的信息开发利用的突破口,做好各项相关服务,尽可能的为国家创造社会效益,为人口和计划生育事业的发展指引方向.