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摘 要：信访档案工作是高校信访工作的组成部分.针对当前对高校信访档案工作研究较少的现状,结合高校信访工作轻视信访档案工作的实际,笔者就如何规范高校信访管理工作进行了探讨.
关 键 词：高校,信访档案,归档,人才
中图分类号：G647文献标识码：A
高校信访档案,是指按照一定的规律,将学校信访部门在处理信访过程中所形成的能够反映案件真实情况的各种文字材料、音像制品、实物痕迹等资料进行科学编排后所形成的具有查考价值的历史资料,它是学校宝贵的信息资源.信访档案的规范性、完整性和真实性对高校信访工作的客观公正,起着重要的参照作用.因此,信访档案的管理工作是高校信访工作不可或缺的基础性工作.针对当前对高校信访档案工作研究较少的现实,结合高校信访工作只重信访案件的处理而轻视信访档案管理的实际,现就高校信访档案的管理作一粗略探讨,以期为高校信访档案工作的发展尽一份绵薄之力.
一、建立高校信访档案的重要意义
信访档案作为高校信访工作重要组成部分,它客观公正地记录了信访工作的全过程.一份规范的信访档案,不仅对信访的处理过程、处理依据、处理结果有着详尽的记录,而且承载着信访理念、信访处理能力的发展过程,其对总结信访经验,搞好信访研究和指导信访实践具有不可替代的作用.
(一)对高校领导的科学决策具有参考作用
高校信访部门在处理信访过程中形成了一系列包括信访转办单、领导批示、结案报告、接访记录、会议纪要等文件材料,这些材料真实地记录了信访工作的全过程.通过对这些材料的系统研究,可以由点到面地总结出高校管理中所存在的问题,帮助管理层据以作出科学决策,及时化解矛盾,提高管理水平.
(二)为信访案件的顺利解决提供重要参考
信访档案不仅包括信访者提供的信访信件、各种证据材料等,还包括信访部门在协调办理过程中所形成的的各种领导签批意见、证据、法律政策依据等,这些材料详尽地记录着相关部门对信访案件的处理过程和处理结果,对以后处理同类案件具有重要的借鉴和参考价值.
(三)为高校开展信访工作研究,深化工作改革提供了宝贵素材
科研是高校重要的功能之一.通过对信访案件的分析研究,一方面可以探寻出新时期信访工作的成因和发展规律,为以后处理类似信访案件提供应对办法和建立相应的预警机制.另一方面,可以广泛收集汇总相关信息,使得高校管理层能够及时的掌握和化解学校工作存在的突出问题和主要矛盾,促进学校深化改革和又好又快的发展,而规范的信访工作档案正好可以为这种研究提供宝贵的素材.
二、高校信访档案管理存在的主要问题
当前,各高校普遍高度重视档案管理工作,各种人事档案、财务档案、学生档案等档案管理的数字化、信息化建设取得了长足进步,却忽视了信访档案的管理工作,没有意识到信访档案的重要作用.
各高校普遍缺乏对信访档案工作重要性的认识首先表现在高校管理层对这项工作不够重视.其次表现在高校信访工作人员档案意识有待加强.高校中的信访工作人员在具体工作中没有充分认识到建立信访档案的重要意义,认为档案可有可无.
(二)信访档案的建立和管理不够规范
高校信访档案的建立和管理缺乏相关规范性文件的指导.经笔者调研发现,很多高校由于对信访档案不够重视,管理意识淡薄,没有建立相应的信访档案管理制度,导致信访档案的管理非常混乱,甚至有的高校根本就没有建立信访档案.即使有些学校制定了信访档案管理制度,也往往是形同虚设,落实不够到位,导致已经建立的信访工作档案不够规范,降低了档案的利用价值.
(三)信访档案的利用价值未被充分挖掘
信访是师生员工对学校各项工作提出批评和建议,检举揭发各级领导干部违法犯罪线索,表达自身诉求和维护自身权益的重要途径,通过对信访档案的分析研究,可以让学校管理层充分了解民意,为其提供科学决策提供重要参考.很显然档案的这一价值并没有得到很好的挖掘利用.
三、对做好高校信访工作的思考
针对高校信访档案管理中存在的问题,笔者认为,只有建立和完善信访档案管理制度,构建信访档案管理体系,充分挖掘档案的利用价值,才能实实在在发挥信访工作的真正功能.
(一)完善信访档案管理制度,建立科学规范的档案管理体系
科学的信访档案管理制度是做好信访档案工作的保障.高校应当依据《中华人民档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》以及《高校档案管理规定》等规范性文件的要求,结合自身实际,制定涵盖接访、转办、交办和保密、销毁、材料收集、立卷、查阅等信访办理事项的具体制度,对档案的收集范围、立卷期限和装卷标准制定明确细致的要求,避免档案材料不齐全、不真实或其他不规范现象的发生.同时,要注重加强对信访档案工作的监督指导,建立信访档案工作考核制度,实行责任追究制度.真正做到思想上高度重视,行动上扎扎实实,多管齐下、多措并举的做好高校信访档案管理工作.
(二)加大信访档案归档力度,提升档案利用价值
首先要确保所收集的信访材料真实可靠,能够客观真实地还原信访案件的真实情况.其次要保证不遗漏能够反映案件真实情况的任何材料,如领导批示、转办单、信访人签字确认的材料等.最后,还要保证在规定的时间内对信访材料进行立卷归档.
(三)重视培养档案人才,提升高校信访档案管理水平
据笔者统计,由于编制紧张,目前高校中配备专职信访干部的并不算多,大多从事信访工作.即使配备专职信访人员的单位,对信访人员进行信访专项培训的也是凤毛麟角.当前,档案管理的信息化是不可逆转的大趋势,各高校必须要加大对信访干部的培训力度,让信访工作人员不但精通信访业务和档案管理知识,也要熟悉计算机、互联网等信息化专业知识,强化管理人员的保密意识和责任意识,不断提高信访工作人员的工作能力和工作水平,促进学校信访档案管理水平的提升.