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[摘 要]现代信息技术的广泛应用,为档案管理工作的创新提供了有利的条件.我国档案管理工作也走进信息化管理时代.本文简要分析了信息环境下档案管理工作的创新策略.
[关 键 词 ]现代信息；档案管理；档案管理工作；创新策略
现代信息技术的快速发展,为档案管理工作的创新提供了有效途径和载体,拓展了档案管理工作的渠道和手段,为档案管理工作进入新的领域带来了大好机遇.如何充分利用现代信息化技术开展档案管理工作,将传统的工作方法与新的管理模式有机结合并创新发展,这是档案管理工作面临的新课题、新任务和新要求.
一、传统档案管理工作不能适应信息时代要求,需改革创新
传统档案管理工作是重藏轻用,整个档案管理工作都是围绕接收、保管、查阅、收回这一成不变的流程,服务方法始终处于守株待兔的被动状况,这种传统模式无法适应信息时代的要求.因此,需改革创新,才能促进档案事业的与时俱进,适应时代的需求.
二、数字档案馆建设标志着我国档案事业走进信息化管理时代
数字档案馆是以电子文件管理系统为主体,通过网络对电子文件等数字化档案信息实现管理与服务的虚拟档案机构.建立数字档案馆是档案信息化的发展方向.我国目前也已经开始进行“国家数字档案建设与服务工程”,其总体目标：以3127 个国家综合档案馆为建设对象,以分布式档案数据库建设为核心,重点建设涵盖全部馆藏档案的全国性、超大型、分布式、规范化、可共享的档案目录数据库、纸质档案全文数据库和多媒体档案数据库.数字档案馆标志着我国档案管理工作走进了信息化管理时代.
三、信息时代档案管理工作的创新策略
(一)树立档案信息资源数字化理念,加快档案信息数字化的速度
电子档案信息存储量大于纸质档案,比如电子档案的一种常用的存储介质,即CD-ROM光盘,则其存储容量大,相当于3×105汉字的图书1000 册,3.5×105张A4 打印纸上的文字信息或 10×104张图形信息.所以,电子档案的信息存储量相当大.
电子档案可以文字、音乐、图片、影像等多种形式集成保存,极大丰富了档案的内容；它的体积小易存放,对外界环境要求不高.纸质档案怕潮湿,怕日晒等受各种自然条件的限制.纸质档案随着时间的增长,必然会有非人为的自然损耗,电子档案存放需要的空间小,可以长期保存不受任何影响.
电子档案信息安全性也要比纸质的高,电子档案的信息内容可以进行压缩编码或加密技术处理,读取不随意性,可以加以限制,对保密的档案资料的安全性远远高于纸质档案.
综上所述,档案的数字化管理是事在必行,是档案事业发展的必然趋势,应树立档案信息资源数字化理念,加快数字化速度,实现档案信息资源共享的目的.
(二)开发、利用科学档案管理系统,建立完善的管理制度
开发利用档案管理系统,使档案管理由过去的静态文件保管基地,变成了一个信息传输中心.通过档管管理系统电子档案在立卷上,已变成了以数据为单元的随机存储,不再是传统的以内容而排列的实体案卷；档案的编目整理,不再是以案卷为单位来管理,而是以每份文件为单位来管理.电子档案管理工作也要根据电子档案自身的特点,充分利用计算机技术和网络技术,建立健全电子文件及电子资料管理制度.
(三)档案管理工作要有统一、规范的行业标准
从理论讲实现档案管理工作统一化、规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化、检索利用便捷化、案卷完整化.信息时代档案管理工作必须进行统一标准著录标引,采用统一的档案管理系统,统一的数据格式结构,统一的机读档案著录格式.建立掌管档案信息资源的中心枢纽,操控着所有文档的运作,每份档案都通过此处进行登录、控制、分发、传递直至归档,全程跟踪管理.从技术上,要建立文档一体化的计算机管理系统.档案管理部门要把对有效信息的控制手段做到流程中去,每一份文件的产生,都是相关的用户按照流程分别著录,让每个环节跟着流程走,最终自动进入归档平台,形成一个程序化的档案工作流程.
(四)完善电子档案安全保障体系
加强电子档案使用中的安全措施是非常必要的.首先要加强对计算机档案管理系统的管理,确保档案数据库安全；其次,对电子档案的信息内容,应根据密级层次进行有效的监督和管理,保证电子档案的真实和安全；第三,档案的完善、电子档案的安全保障体系备份是很重要的,同时系统要对利用的全过程进行有效的跟踪监控,并进行记录,以作为日后查证的依据.最后要提高管理人员的安全意识也是完善安全保障体系的一部分.
(五)提高档案管理人员综合素质
档案管理人员不但要精通档案管理专业、熟悉档案业务流程、掌握档案管理系统操作及使用维护,还要有很高的政治素养.由于档案的特殊性,档案管理人员要有高度的责任心和使命感,视档案安全高于一切；还要有原则性,坚守职业道理,要恪守《档案法》,必需保持档案真实性及其原貌.档案管理人员要勤奋好学,具有开拓和创新的意识与能力,也只有这样才能适应信息时代档案事业的迅速发展.
四、结束语
信息技术的高速发展的今天,各行各业的发展都进入一个信息化管理领域.档案管理工作也跟着时代的脚步进入信息化管理阶段,在国家的高度重视,在行业人士的不断努力下,档案管理工作也与时俱进、不断创新,卓有成效,更好地服务于经济建设和历史文化研究,这也是信息时代档案人所努力的方向.