档案管理工作现代化建设探析

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【摘 要 】本文通过对档案管理工作的现代化的涵义和意义分析,进一步阐述了在科学技术的飞速发展的今天,如何利用现代技术,改变传统的档案管理工作的模式,加快档案管理工作现代化建设.

【关 键 词 】档案管理工作；现代化建设

随着科学技术的飞速发展,计算机应用已经渗透到社会的各个领域.大容量信息存储技术和网络技术的迅速发展,利用计算机技术进行档案管理日益普及.现代化的档案管理工作以信息技术的应用为支撑,不但提高了档案管理工作的效率,减轻了档案管理工作的任务量,方便了档案信息的查找与使用,同时还能够满足档案管理工作保密性的要求,改变了传统档案管理工作的模式,促进了我国档案管理工作质的飞跃.那么怎样提高档案管理工作的现代化水平,已成为当今档案管理工作发展的必然趋势.

一、档案管理工作现代化的涵义

档案管理工作现代化,就是社会现代化的重要组成部分.如果从过程的角度理解,档案管理工作现代化是档案部门主动连接新科学技术的挑战,为促进社会现代化而进行的变革传统档案归展现代档案管理的过程.它建立在信息技术应用的基础上,利用数字化手段,以综合档案信息资源为处理对象,对档案信息资源进行收集、管理和提供服务.通过建立网络支持平台、业务管理平台和信息服务平台,实现档案信息资源的自动化管理,从而实现档案的长期保存和充分利用.包括：档案管理工作观念现代化、档案管理工作发展水平现代化、档案管理工作装备现代化、档案管理工作人员现代化等五个方面.

二、档案管理工作现代化的意义

随着信息技术的迅猛发展和网络技术的广泛应用,传统意义上的档案管理工作模式,已经远远不能适应信息化时代的要求.档案管理工作现代化,已是世界上各国的发展趋势,也是目前我国众多档案馆建设的目标和方向.为此,通过加强档案管理工作现代化建设,在优化档案馆藏、细化档案管理、强化档案服务等方面具有特别重要的意义.

1.体现了国家依法治档的需要

国家的《档案法》中已经明确规定：“各级各类档案馆、机关、团体、企事业单位其它组织的档案机构,应当建立科学的管理制度,便于对档案的利用,配备必要的设施,确保档案安全,采用先进的技术,实现档案管理工作现代化”.因此,可以说随着现代技术的发展和应用,加快档案管理工作现代化建设,是档案管理工作发展的必然趋势,也是国家依法治档的需要.

2.提高了档案资料的利用效率

随着国家的各项事业迅速发展,也促进了档案管理工作建设的发展.由于大量的档案信息资料不断生成,传统的档案管理工作模式,已经不能适应现代化档案管理建设工作.而档案管理工作现代化,给传统的档案管理工作,带来了生机和活力.传统的以纸质为载体的档案信息对象,给档案信息的采集、保存和利用带来费时费力、管理成本高、查询困难多、资源共享难等诸多问题.档案管理工作现代化就是将以往传统介质的档案转化为数字信息,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,避免物力和人力的浪费,提高了档案的利用率.

3.增强了档案管理的水平

档案管理工作的现代化,有利于提高工作人员的效率,提升业务水平.改变了传统的档案管理人员从烦琐的归档、装订手工的模式,实现档案管理由单一的实体管理向信息管理与实体管理相结合,由以体力劳动为主向以脑力劳动为主转变.通过网络就可以实现即时查询,便于档案管理人员开展各项档案管理工作,不仅有效地节约了大量的人力、物力和财力,而且大大地提高了档案管理人员的工作效率和工作水平.

三、档案管理工作现代化建设的具体方法

1.不断更新档案管理工作的理念

传统的档案管理的载体形式、工具使用以及管理运营模式等,已经在档案管理工作人员以及使用者的头脑中有很深的印象.传统形式有其不可替代的作用,但是在档案管理工作现代化建设之后,各种档案信息的利用方式和存储形式都有了很大的变化,信息的更新和交换不断变化,也存在很多虚拟状态的文件和信息资料.档案管理工作现代化建设的第一步就是更新档案管理人员的工作观念,就是在实现档案管理现代化、发展档案事业的过程中,增强现代化意识,档案工作人员要树立与现代化建设目标、规模和方法相适应的思想和观念、树立依靠科技进步和科学管理的观念,与社会进步相适应.在管理科学理论的指导下,从实际出发,总结经验,大胆探索和改革,全面推进科学管理,形成和强化现代化管理意识.

2.积极构建档案数字化平台

按照国家和地方信息化建设整体规划,加快档案管理工作的信息存储数字化、管理自动化、传输网络化、服务在线化和信息共享化平台建设.一是加强档案管理工作现代化基础设施建设,包括：计算机、终端服务器、交换器、调制解调器、光纤传输系统等基础的硬件建设,不断提高档案管理工作的信息化水平.二是应实现对档案信息的记录方式和载体形式的转换,充分利用多媒体、数据库、数据压缩、高速扫描、光盘存贮等技术手段将档案信息存储在计算机存储设备上,并加强电子文件的归档管理,以实现档案信息的快速检索.三是应当利用数字化的存储手段和网络化技术,将分散的数字化档案信息资源进行连接,开发科学、适用、快捷的档案档案管理应用软件及操作系统软件,实行档案的计算机网络化管理,建立图书馆档案数字化平台.逐步实现档案管理工作的现代化.

3.建立完善的档案信息资源标准化体系

在国家和地方有关档案信息化标准的基础上,提出符合自身实际的档案信息资源补充标准.特别是要采用通用的标准格式来标引档案资源,完善数字档案分布式数据库跨库检索,使其适应Inter环境,实现档案编码、目录和档案内容的一体化.要建立和完善档案信息系统的运行与监控管理的标准化,依据国家和地方有关标准及要求,提出符合自身实际的档案管理系统的信息系统运行维护、运行监控管理和维护管理推广的补充标准.要不断完善档案制度机制建设,使档案管理工作走上标准化、规范化的科学轨道[1].

4.加强高素质、复合型人才队伍建设

当今各行业的竞争关键都在于人才,加强档案管理工作现代化建设,人才是第一位的、决定性的要素.目前,很多行政企事业单位,档案管理人员多是,专业化人才比较缺乏,队伍素质参差不齐.因此,要通过档案管理工作现代化建设,培养一支既精通档案管理,又熟悉信息技术的一专多能的复合型人才队伍[2].一是调整知识结构,掌握多种技能.实现档案管理工作现代化,要求档案管理工作人员相应的调整自身的知识结构,形成一支有较高的知识化和专业化水平的队伍.建造多元化知识结构,全面系统地掌握档案专业知识,学习和掌握现代化科学技术知识和管理科学知识,尤其是电子计算机、光学等学科知识,训练和培养出复合型专业人才,有效的提高档案工作人员的素质,适用现代化的需要.二是要注重档案管理工作人员的能力培养.要注重培训原来的管理工作人员,提倡自主学习新的技能和理论,让他们具备工作能力.要引进相关技术人才,加快人才的进步和素质的提升,以此来提高整体工作水平.不断更新人才的组成结构,才能将档案管理工作现代化建设推向新的层次.

5.建立完善的档案信息安全保障措施

网络化为档案的管理利用提供了便利条件,但是网络的不安全性也严重制约着档案管理工作现代化的发展.为了保障档案管理工作的安全,应当加强档案网络安全管理.首先,要加强档案专网和档案外网建设,对内、外网进行安全防护,提高网络安全和信息传输的稳定运行和安全可靠.按照国家和地方的整体要求,建设完善的档案网络系统,优化网络结构,提高网络性能.其次,使用加解密技术、访问控制技术、数字签名技术等手段对信息的动态传输和静态存储以及可验证的信息交换过程进行保护.加强检测工作,包括对于信息传输内容的可控性检测、对违规与恶意攻击的检测、对系统与网络弱点的检测、对信息平台访问过程的甄别检测等等,增强网络安全运行能力[3].

总之,知识经济的兴起给档案界提供了一个挑战与机遇并存的契机.赶上这次浪潮,我们就会缩短与先进国家的差距,在知识经济的发展中大显身手.相信经过全体档案界同仁的共同努力,我们定会在新世纪这张白纸上写出最新、最美的文章,画出最新、最美的图画.