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[摘 要]实施档案管理工作的现代化,就是在进行档案管理工作的时候,将现代化信息技术以及高科技含量的设备有效利用,以提高档案管理工作的服务质量,实现档案管理工作的信息化、网络化、系统化.本论文针对档案管理工作现代化的实现进行探究.
[关 键 词]档案管理创新现代化
中图分类号：G472.4文献标识码：A文章编号：1009-914X（2014）21-0332-01
为做好档案管理工作,越来越多的单位逐步引进了现代化的设备,以不断地完善档案管理工作.知识经济的发展,为档案管理带来了机遇,也为档案施加了巨大的挑战.信息化档案管理可以推动档案管理工作的创新,但是档案管理在信息化的促动下,使档案管理人员不断地更新知识和技能.
一、采用现代化管理手段实施档案管理的必要性
进入到信息时代,计算机数字化网络技术和通信技术在社会中广泛应用.各行各业都相继引进计算机自动化设备,以提高工作效率.档案管理工作在这种环境背景下,不断地调整和完善,以适应时展要求.此时,如果依然采用传统的档案管理模式,不但无法推动档案管理的发展,而且在高强度的工作状态下,如果处于工作效率的低靡运行状态,就会严重影响到档案事业的未来发展.
此外,传统的档案管理不但以纸质档案保存为主,而且操作程序繁琐,不但工作量大,而且还会严重地影响档案管理工作的顺利进行.当发现有档案资料的破损问题,就要及时地进行补救,否则就会对于档案管理造成不良影响.由于传统的档案管理属于是封闭式管理,资料几乎不具有共享性,因此而很难于档案的服务性功能,而仅仅是以资料存储为主,而且一份档案如果被一名查阅者所利用,其他人就无法享受到这份档案资源.
采用现代化管理手段,不但提高了档案管理质量,而且更为体现了档案的服务价值.将现代化科技手段运用到档案管理当中,实现档案的系统化、规范化的管理,提高档案管理质量的同时,还适应了时代要求,提高档案利用价值.
二、有效推进档案管理工作现代化进行的有效途径
(一)调动档案管理人员的积极性,提高档案管理人员的综合素质
为了适应时代的发展,档案管理工作要推进现代化进程,以激发档案管理工作的积极性.档案管理涉及到一些不宜对外公开的保密资料,而且还要提供便利的查阅服务.因此,对于档案管理人员的基本要求中,除了具备专业技术水平之外,还要能够坚定整理立场,具有较强的业务素质,并熟练掌握档案管理工作中所能够应用的新技术.为了能够提高档案管理人员的现代化管理能力,实施档案人才培训工作走是非常必要的.培养一批符合现代档案管理要求的中坚力量,以其为人才基础,带动档案管理工作的现代化进程顺利进行.信息技术普及的今天,电子技术被运用到档案管理工作.要提高档案服务水平,就要求档案管理人员对于电子档案资源的工作原理以及实际应用中需要掌握的技术性操作熟练掌握.此外,档案管理人员要不断地更新专业知识,以避免档案管理方法落后于时代,特别是面对现代化档案管理技术,档案管理人员就更应该适应时代的要求补充专业知识,提高现代化档案管理操作技能,提高职业责任意识,以积极的态度、饱满的精神参与到档案管理工作当中.
(二)构建档案管理标准化体系,推进档案工作现代化进行
要推进档案管理工作的现代化进程,就要将档案管理标准化体系建立起来,实施档案的系统化、规范化管理.从档案管理的基础性工作而言,其所涉及到的档案收集和登记,归档管理、保管保密以及调档查阅等等,都要建立必要的管理制度.对于档案管理工作中的任何一个环节都要规范操作程序,并按照目标要求严格档案管理制度.
在推进档案管理工作信息化建设当中,要促进传统档案管理模式的数字化转变,实现档案管理基础性工作的数字化存储、自动化管理以及网络化利用.充分利用网络资源强化档案资源数据库建设,并建立起文件共享平台和应用平台,将档案资料的目录数据库建立起来,提高电子档案数据库的有效利用率.对于数字化档案实施管理,还要不断地应用现代化技术丰富档案管理平台.一些有利于档案管理工作的数字化信息技术中,除了必要的档案信息平台,全文检索功能的完善之外,还要做好元数据的管理工作.其他的各项数字化技术,包括XML信息包、单点登录技术多格式文件流式浏览以及图像处理基础,还要对于与数字化技术密切相关的MD5加密算法、数字水印、流媒体、条形码等等有所了解.此外,要将档案信息网充分地利用起来并发挥其优势.电子档案的编研可以采用网页文件进行编制,遵守安全保密的基本原则,实施档案管理的各项工作,优化了档案的产生到利用过程,并提高了时效性.
(三)档案管理工作要适应新的形势不断创新
要推进档案管理工作的现代化进程,就要根据新形势的需要,加强自身管理的创新.在充分利用档案信息化工具的同时,还要根据职业特点以及社会发展的需要,不断地开发新的档案技术资源,以满足档案服务的高质量要求.为了突出档案管理服务功能,对于档案的编研要具有针对性地展开,并逐渐向深层次服务转化,以实现档案服务多样化和现代化.
结论
综上所述,以现代化技术作为档案管理服务提升和改进的途径,成为目前档案工作的重要发展方向.档案是一种科技文件,其中所记录和保存的内容为生产生活中各项成果以及技术知识.因此,档案对于科技成果的转化具有重要的意义,其可以间接地创造经济价值,同时也可以实现社会价值.