档案管理工作如何更好地为经济建设服务

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摘 要 ：面对全新的电子文件管理形式,传统的档案管理方式和方法已经无法适应, 因此,适应现代管理制度和信息社会的发展,档案工作必须改革,必须建立起与时展相适应的档案信息管理系统,以更好地为经济建设服务.

关 键 词 ：档案工作；电子文档；管理模式

从当前档案信息工作的情况看,还存在着设备短缺,体制不够完善的弱点,致使大量的信息资料不能得到充分的利用,这种现状已不能适应当前经济工和的需要.事实上档案信息对促进企业的生产发展有巨大的作用,它是企业生产决策的依据；是设计、开发新、高产品的依据；是占领市场、提高产品竞争力依据；是降低产品成本、提高产品质量、打开产品销路、运用对比、择优的方法,发展和提高经济效益的依据.

就社会整体看,从事档案工作的人员虽然不少,但大多采用封闭式的管理方式.案卷作为历史阶段的记载和存放,可谓是井井有条,而开发和利用档案信息的却是人数少、效率差,创造的经济效益低,档案信息的利用范围狭小,绝大多数仅局限于本单位的小天地,相互协作、交流不够,还没有建立起系统的目录中心和目录交流中心.

要使经济工作跃上新台阶,就必须重视档案信息工作.资料表明,越是发达的国家,越重视档案信息工作.近几年,电子信息技术取得飞速发展. 办公自动化、标准化、网络化渐趋完善,政府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件,许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结,文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔.随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件.电子文件有别于传统的档案文件,它必须通过复杂的编码和解码过程,才能提供利用,与载体没有必然的联系,它可以复制并存储于不同介质之中,利用者只要获得允许,就可以随时随地调出查阅所需的档案信息.面对全新的电子文件管理形式,传统的档案管理方式和方法已经无法适应, 因此,适应现代管理制度和信息社会的发展,加强电子文件归档工作,对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路.

那么,如何使我们的档案信息更好地为经济工和服务呢?我们应按照经济工作新要求,建立起与其相适应的档案信息管理系统.

档案信息工作的基本要求是查找方便,迅速准确,有较强的时效性和大容量的资料内存,而要实现这一目标,就要努力做到档案信息应由各自的小天地解放出来,由单位与单位之间的互相割裂向交叉联系方向转变,建立微机联网,目录中心和交流目录.要广开信息渠道,广泛摄取来自国内的、国际的、经济的、科技的、社会的各种档案信息.电子文件就是在传统档案管理经验和形式基础上,结合电子文件自身的特点,采用先进的计算机和网络技术,有针对性地汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论,对电子档案实行文件级的管理,对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理,从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式,并相应地成立地区性、部门性电子文件中心或电子文件档案馆,本着服务社会,回报社会的原则,发挥档案部门的管理和技术优势,相对集中地保存和管理电子文件,为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间,为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务.

电子文件档案化管理模式应采取先进的技术和理念,以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案.专业档案部门通过网络、计算机、图文扫描、光盘存储等先进技术手段对各个单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理,并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案,电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式,把日常产生的电子文件档案信息,以标准化的格式通过网络传递给档案部门,由档案部门进行分类、整理、编目,分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里,在必要时档案信息还可以脱机存储到其他更安全的介质上,并做多个备份,避免自然因素损坏和非法访问.档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理.档案部门为信息存储单位提供信息查询功能,并进行用户确认,以确保档案的完整与安全.

社会的发展,科学技术的进步,使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化,现代技术也广泛应用到档案工作中,这些无疑需要人去操作、去管理.因此,提高档案工作者素质,是加速档案科技进步,推动档案事业发展的关键,这些应引起各级领导的重视.

档案工作连续性强,特别是基础业务和规章制度建设,需要档案人员较长时间的学习,积累经验,才能逐渐适应或逐步完善.把住人才入口关,注意引进招聘一些有文化专业知识,有专业技术、技能的人才充实档案队伍.要敢于大胆使用具有专业理论知识和专业技术特长的年轻干部,对他们身上存在的不足应加以正确引导教育,发现他们的优点和长处,发挥他们的聪明才智,大胆启用.

加强档案干部的思想政治工作,面对21世纪档案工作的未来,为适应岗位发展的需要,必须拓宽知识面,学习技术,学习相关领域的知识,开阔视野,增长技能,以适应本学科最新发展的动态.外语是当前档案专业技术人员在评聘和晋升档案专业技术职务时的一大考试“难关”,大多数档案干部的外语水平尚未达到初级等级证书水平,急需“扫盲”.利用各种教育方式,提高他们学习外语的兴趣,鼓励他们克服学习中遇到的困难,树立起为档案事业而奋发向上的自信心,同时也改变了档案专业技术职务人员贫乏的状况.

现代化电子文件档案化管理与档案工作人才,加上技术部门、 法律界和文件形成部门等各行各业人士密切配合,利用档案信息,按照不同经济部门的需要,分类整理,快速传递,使其尽快地转化为生产力,变成效益.这样,才能使档案由过去的“死管”,变为“活用”,充分发挥档案在促进经济工作跃上新台阶的作用.