高校公文处理中常见的问题

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【摘 要】目前一些高校在公文处理过程中还存在诸多问题,譬如认识上不到位、实效性不强、程序不规范、写作质量有待提高.具体表现为:集体无意识,教职工重视程度亟待提高;被动拟稿人应付差事,公文质量不高,拟制方面的问题很多;公文满天飞,缺少连续性,特别是各类通知层出不穷,一些事项发了文件不见有结果.

【关 键 词 】高等学校;公文处理;问题

高等学校公文是高校依法治校和进行校务活动不可缺少的重要工具,是上情下达、下情上报、横向沟通的基本手段,是师生员工处理事务的法定依据.公文处理工作是一项政治性很强的工作,它直接关系到高校日常工作的运转,关系到领导职能的发挥,关系到党的教育方针和学校各项政策的贯彻执行.公文处理的效率,直接关系到学校各项工作能否正常有序开展.然而,目前一些高校在公文处理过程中还存在诸多问题,本文就此做一探讨.

一、集体无意识,教职工重视程度亟待提高

很多人认为,公文写作不需要学,格式上的问题是死的,没什么学问,必要时上网查一下相关的范文,比葫芦画瓢就可以了.事实上,在浮躁心态下,临时抱佛脚很难写出真正适用的公文来.如果说模仿是第一步,那么,善于改写才能不断进步.只有热爱本职工作,对本单位的实际情况了如指掌,熟悉国家的相关政策和规定,而且具备一定的语言文字功底,才能写好、用好公文.

过去很长一段时间,公文处理被分为党委系统公文和行政系统公文两个方面.新近颁发的《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号),实现了新中国成立以来首次党政公文合一,解决了我国公文处理长期以来存在的党政不分或者混淆不清的问题.这里所谓党政公文合一,不是说今后在行文中可以党政不分、以党代政,胡乱行文,而是说:在以后的党政公文处理实践中,党政机关将遵循统一的规范、统一的标准和格式行文.由此可见,只有从思想上重视它,才能真正把高校公文处理好.

然而,对于学校下发的各类公文,不少教职工漠不关心,各忙各的事情.这是一种集体无意识状态,我们对于公文处理的重视程度亟待提高.

二、被动拟稿人应付差事,公文质量不高

公文拟稿人一般是被动写作,缺少写作热情,甚至对这项任务毫无兴趣.高校公文质量不高,这是一个最根本的原因.公文写作并不尊重个人的喜好,如果不热爱本职工作,很难在公文写作方面有所进步.

公文拟制方面的问题很多,这里仅举几例,对高校公文处理中常见的问题做一简要分析.

(一)公文标题问题实例分析

关于公文标题的拟定,常见的问题实例及分析改正如下:

例1:关于做好今年政治理论学习安排

问题是要素不全.标题拟写不准确,缺少文种,应该拟为“关于做好今年政治理论学习安排的通知”.

例2:××高校关于募捐活动的情况汇报

问题是生造文种.“汇报”不能作为一种文种,根据文件内容得知该高校要把募捐活动的情况报告给上级单位,因此应该将文件标题改为“××高校关于募捐活动情况的报告”.

例3:××高校关于科研管理工作改革的请示报告

问题是乱用、混用文种.这一错误最常见的就是将“请示”与“报告”不分.按照规定,“请示,适用于向上级机关请求指示、批准;报告,适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问”.例三中标题用了“请示”和“报告”两个文种,给上级机关是否批办带来了困惑.应改为“××高校关于科研管理工作改革的请示”.

例4:转发《教育部党组关于加强普通高等学校基层党组织建设的意见》的通知

例5:关于转发《关于贯彻落实〈教育部关于××的通报〉有关问题的通知》的通知

问题是用词重复、叠加.介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现,在一个标题内重复使用,标题冗长,不易理解,这种现象多见于转发式公文标题中.对此可采取省略法、替代法、直转法进行处理.按照以上方法,可以将病例四改为“转发《教育部党组关于加强普通高等学校基层党组织建设的意见》”;病例五改为“转发教育部发〔2013〕×号关于××××的通知”.

(二)公文文种选择问题实例分析

公文文种的选择根据:一是行文目的,二是发文机关的职权,三是与主送机关的行文关系.经常出现的错误有:生造文种,混用文种等.

1.容易混用的文种:请示与报告

“请示”和“报告”都是上行文,是高等学校使用频率较高且容易混淆的文种.如果将“请示”文种用“报告”形式呈送上级,往往得不到上级的批复(答复),不仅贻误工作,而且误以为领导对本部门工作不够重视,自己挫伤自己的积极性.因此,在撰写“请示”和“报告”时,要特别注意二者之间有八个方面的区别.

一是作用不同.“请示”是向上级机关请求指示、批准;“报告”是向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级询问等.

二是内容不同.“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项;“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作,需要上级机关知道的事项.

三是容量不同.“请示”应一文一事;“报告”可多事一报,但不得夹带请示的事项.

四是时间不同.“请示”应事前行文;“报告”可在事前、事中、事后行文.

五是范围不同.“请示”一般只主送一个上级机关,不得多头主送或越级主送;“报告”可以主送几个相关的上级机关,其他上级机关也可以抄送.

六是处理不同.上级机关收到下级的请示后,应及时批准、批复(答复),是办理件,下级应在收到上级批复(答复)后才能实施;上级机关收到下级的报告后,主要是了解情况,可以不答复,下级不用等待上级答复.

七是篇幅不同.“请示”的篇幅比较短,一般不超过1500字;“报告”的篇幅相对较长,但一般不超过3000字. 八是结束语不同.“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示,请批示”、“请审示”等;“报告”用“专此报告”、“特此报告”.


2.常被生造的文种:计划与总结

在实际工作中,部分拟稿人往往将“工作计划(规划)”作为公文文种行文,这是欠妥的.“工作计划”不是公文文种.如有必要作为公文文种行文,可采用意见文种,标题应为“关于开展XXXX年度工作的意见”.

“总结”也不是公文文种,不能将工作总结作为公文文种行文,公文标题不能是“XX学年工作总结”.但是有的公文确实带有工作总结性质,可以采用“报告”文种,因为工作总结其实就是向上级汇报工作,标题可以是“XX学年工作情况的报告”,这样就比较规范了.

(三)正文结构层次序数的标示问题

公文正文结构层次序数的标示:第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”.经常出现的错误有乱用次序数,比如“一、”以后就是“1.”,乱加标点符号,比如“(1)”后面加“、”,以及“1.”小圆点标为“、”.

这里有一个特殊情况:我们经常见到,第一层“一、”之后的正文部分,没有第二层、第三层序号,直接就是第四层“(1)”.如果当作正文、而不是作为标题来处理,这样是可以的,不是错用.

(四)数字和标点符号问题

公文中数字的表示,在写法上有很多讲究,短时间内难以备述.最常见的小错误是出于习惯,不该省略的硬要省略,例如:把“1999年”写成“99年”,不规范;又如把“3万~8万”写成“3~8万”、把5%~15%写成“5~15%”,不正确.

在公文处理中,还常出现滥用标点符号的错误.例如:公文的发文字号由机关字号、年份、顺序号组成.例如校发〔2013〕××号,其中的年份一项应标注六角号〔 〕,而在实际运用时往往被误用为中括号[ ].

三、公文满天飞,缺少连续性

公文满天飞,特别是各类通知层出不穷,一些事项发了文不见有结果,给人一种印象是:办事效率不能太高,因为有些政策和规定缺少连续性,办事效率越高越容易返工,干的越多越容易犯错误.对于一些重要事项,好像大家都不知道具体应该怎么做,或者不同的专家、不同的领导者有不同说法,昨天说是那样做,今天又说这样做,造成前后下发的公文要求不一致,缺少连续性,让人穷于应付,甚至无所适从,以至于很多事情流于形式.

究其原因,主要是没有严格按照公文处理的有关规定执行.例如:按规定,将公文呈送发文机关负责人签发之前,办公室负责人要认真做好审核工作,审核的重点是:是否需要行文,公文内容、文字表述、文种使用、格式等是否符合有关规定.现实中,有关人员不重视审核环节.在收文办理方面,一般来说,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序.但是在现实中,办公室负责人、特别是各单位文秘人员好像只负责文字校对,不重视催办等环节.再如:按规定,主管校领导、单位领导审批公文时应认真负责,文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间.但是现实中对一些涉及资金投入的事项,往往先要写上“在理事长同意的前提下可以办理”之类,实际上你只要签名就意味着同意,就得承担相应的责任.目前一些高校没有建立起专门的机要保密室和机要阅文室,缺少关于密级文件的保密措施,有一些应该保密的事情往往搞得人人都知道.涉密公文公开发布前应当履行解密程序,但是现实中公开发布的时间、形式和渠道都比较随意.还有,按规定,公文的撤销和废止,由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定;公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效.但是现实中已经撤销或废止的公文仍在传播,导致有些规定前后不尽一致,甚至互相矛盾.

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