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摘 要： 信息时代的到来给档案管理工作带来新的挑战及机遇,并要求其及时创新.本文在阐述档案管理工作创新必要性及其意义体现的基础上,探讨其创新的有效措施,旨在促进信息时代下档案管理工作效率的提高.
关 键 词 ： 信息时代 档案管理 创新
1.引言
档案是一种借助纸质形式和电子形式帮助人们记录文字、声像等信息的社会资源,它既保留了历史的变革与发展历程,又为人们利用信息提供了条件.随着信息时代的到来,现代信息技术逐步渗透到了档案管理工作之中,对此,我们应顺应时代的变化积极探索有效措施以促进档案管理工作的创新.
2.档案管理工作创新的必然性及意义体现
信息时代下,传统档案管理方式的缺点日益显现,总结起来有如下四点：第一,档案管理工作理念落后.传统的档案管理理念为“重视收藏,忽视实用”,是一种相对狭隘的理念思想,无法适应信息时代“信息量大,实用性强”的档案管理要求.第二,档案管理方式落伍.传统的档案管理工作是通过手工编辑及检索实施的,无法及时并完整地对档案资料进行归档.在信息时代下,这种传统的工作方法已经无所适从[1].第三,工作队伍整体素养较低.信息时代下的档案管理工作要求相关工作人员掌握更多的档案管理知识,并掌握相关计算机使用技能.第四,档案资料的保密措施有待改善.传统的档案资料基本是以纸质形式保存的,而信息时代下则增加了电子信息的形式,所以传统的保存及保密措施已难以适应当前的档案管理工作.这些缺点的出现在客观上要求档案管理工作顺应时展,及时进行创新与改革.
现代信息技术的应用促进了电子信息的出现,尤其是电子档案的自动化收录与管理实现了对于传统档案管理方式的突破,有效提高了档案管理工作人员的工作效率及档案使用人员的利用效率.另外,信息时代下档案管理工人员不断更新管理方式及服务方式,在客观上实现了信息的时效性、服务的效率性、档案使用的有效性.
3.信息时代档案管理工作的创新
3.1促进档案管理工作理念的转变
传统的档案管理工作重视档案的收藏意义,却忽视了档案的实际使用意义,这样的管理理念无法实现信息时代下档案资源的功能价值,对此,我们必须努力革新档案管理的工作理念,既重视其收藏价值,更注重其实用价值.具体来说可从如下两个方面着手：第一,促进档案管理工作人员形成现代创新意识.思想意识的创新是档案管理工作创新的首要前提,是创新效果实现的必然要求,另外信息时代的到来促进了档案管理工作网络化及社会化的转变.所以工作人员必须顺应时代要求,及时摒除传统的重藏轻用思想,敢于探索、敢于尝试,努力实现档案资料的电子信息化,为日后的便捷管理及使用提供基础.第二,促使档案管理工作人员形成档案使用的效率意识.首先,档案管理工作人员要明确档案整理的根本目的在于对档案的使用.其次,工作人员要正视档案管理,要以良好的心态、严谨的态度对待工作.最后,档案管理工作人员要明确并重视档案的实用价值,在工作中努力提高自己的效率意识[2].
3.2促进档案管理服务方式的创新
档案管理工作创新的基本承载体是服务方式的创新.对服务方式进行创新的途径有如下三种：第一,要努力加强对电子档案资料的自动化管理.信息时代下档案管理工作的一个关键性问题就是电子档案资料的自动化上传与整理,这种电子档案资料通过简单的下载便可实现科学及有效的使用.对此,必须努力加强对于电子档案资料的自动化管理,以实现档案管理人员及档案使用人员能够在第一时间上传、接收、收集并整理电子档案信息[3].第二,积极构建网络服务平台.传统的档案利用方式需要由专人到档案部门进行搜索和查询,耗时较长,且工作效率相对较低,难以适应信息时代对于信息实效性及有效性的要求.对此,我们应有效利用计算机及网络技术,努力构建具有开放性、广泛性的网络服务平台.第三,促进档案部门之间的“十字联合”,有效实现资源共享.所谓“十字联合”是纵向联合与横向联合的结合体.随着社会的不断发展,人类所积累的信息量与日俱增,对于这些丰富的资源,单靠某个或某几个档案部门是无法实现对于所有信息的收集与管理的,这就要求档案部门打破传统的“各自执政”局面,积极开展横向和纵向联合,以有效实现资源的共享.
3.3有效加强档案资料的保密工作
现代信息技术就像一把双刃剑,一方面给档案管理工作带来便利及机遇,另一方面给档案资料的保密工作带来隐患.在使用计算机的过程中,随时都会出现设备故障、病毒感染、操作失误、存储丢失、人为破坏等问题,不利于档案信息的保存与保密.对此,必须采取有效措施以加强档案资料的保密工作,第一,档案管理部门应启用安全性能高的软件系统以保障系统安全.第二,禁止在档案管理及使用过程中与外网链接,以避免入侵.第三,对计算机进行周期性的全面检测、及时杀毒.第四,对于重要档案资料及绝密档案,应采用专业保管设备及措施.第五,对档案室的进入权利进行设置,避免人为破坏状况的出现.
4.结语
档案管理工作在日常生活中发挥着重要作用,我们必须顺应信息时代的发展要求,积极探索更多有效措施促进档案管理工作创新.