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近年来,广东省惠州市档案部门积极贯彻全国、全省档案信息化建设实施方案,以构建“三网三库”(局域网、政务网、互联网；档案目录数据库、音频档案数据库、档案全文数据库)为阶段性目标,在着力加强全市档案目录资源整合、推进区域性档案目录中心建设方面做T--些有益探索和尝试,全市档案信息化建设有了新突破.
一、提早谋划,目标明确
档案资源是国家、组织和个人在社会各项活动中形成的真实的原始记录,是一种原生的,独有的,不可替代的信息资源,随着电子政务建设的不断推进,档案信息化建设已成为当代档案事业持续发展的有力抓手.多年来,惠州市档案局从全市战略角度,积极推进档案信息化建设,做到思路清晰、科学规划、目标明确,在深入调研、深思广益、反复论证基础上,结合近期目标与长远需要进行全面规划,努力做到既有前瞻性、超前性,又有可行性、操作性,提出了以构建“三网三库”为基本框架的档案信息化管理体系.
2002年,《惠州市档案事业“十五”规划》中就提出逐步实现全市各级国家档案馆目录数字化的目标；2007年在《惠州市档案事业“十一五”规划》中提出按照“三网三库”格局,建设区域档案目录中心的规划,并按步骤推进档案信息化建设,确定实现计算机管理档案为第一步目标,建立档案目录数据库为第二步目标,网站建设和文档中心建设实现档案目标资源共享为第三步目标,馆藏档案全文数字化并实现档案资源共享为第四步目标,逐步建立起全市档案信息化的框架.
二、借力推力,全面发动
由于规划目标明确,惠州市档案局紧紧围绕档案信息化建设应从基础抓起,从软硬件建设抓起的工作思路,周密部署、扎实推进档案目录资源整合.
一是认真制定工作方案.2005年《惠州市档案信息化建设方案》和2008年市政府力下发的《关于进一步加强档案工作的意见》中,明确了档案信息化、档案目录数据库建设和档案目录交换与共享的范围和内容,以及建立惠州市档案目录中心的时间表,提出了以市档案馆为龙头、各县(区)档案馆为重点,推动档案目录资源整合的建设思路,并付诸实施.
二是借助档案馆目标管理和档案事业综合评估的推力,加快档案目录数字化进程和目录数据库建设步伐.2008年年底,全市六个综合性档案馆全部达到省一级以上水平.2009年,惠州市被省档案局评为档案事业综合评估优秀单位,由于借助这些工作的推力,全市档案目录数字化和目录数据库建设有了较大突破.据统计,2006年,全市6个综合档案馆馆藏档案目录数字化共77.4万条,至2009年10月底止,全市6个综合档案馆馆藏目录数字化达263.4万条,初步实现档案目录自动化检索.
三是积极推广优秀档案管理软件.档案目录资源整合和共享必须依托功能成熟的应用软件,从2000年开始,惠州市档案局为了保证档案管理软件的规范和统一,在全市范围内积极推广实用性较强、又能为档案馆、档案室提供文档一体化管理的软件,据统计,全市共有400多家单位使用了统一软件,为档案目录数据建设提供基础性条件.
四是建立目录数据化工作进展定期报告制度.2007年以来,惠州市多次召开档案信息化工作会议,明确将档案目录数字化的进展作为一项重要内容加以推进,并建立起每半年上报档案目录数字化进展情况的报告制度,有力地推进了各县(区)档案目录数字化的进程.
三、加强监督,注重引导
在档案目录资源建设和整合过程中,狠抓档案目录信息产生源头,注重监督和引导至关重要.
一是加强培训.惠州市多次举办计算机管理档案知识和档案软件应用操作培训班,举办惠州市电子文档管理中心应用操作培训班,把档案目录输入与管理作为一项授课内容,让档案人员掌握软件和系统功能,提高档案管理能力和档案目录信息处理能力.
二是加强检查指导.在开展档案业务检查和指导中,将档案信息化工作作为重点检查内容,针对每年立卷归档的检查,把档案目录数据列入检查范围,针对档案人员变动情况,及时对软件的使用和操作进行技术指导,使新上岗档案人员及时掌握运用软件的功能,确保档案目录数据完整与准确.
三是加强技术支持.针对各县(区)档案局(馆)和市直机关计算机管理档案技术人员少、对软件功能掌握不强的情况,市档案局专门指定一名水平较高的同志负责软件使用的技术服务,从安装软件、功能传授到操作上遇到各项问题,除专门前往安装传授解决外,还在网上开设业务咨询栏目、设立档案员群,专门回答软件上使用的问题.
四是制定统一数据格式.档案信息数据的录入是档案目录数据的基础工作,档案信息前处理工作则是建立档案信息机读检索系统的基础和前提条件,这不仅直接影响档案信息资源能否得到充分开发和利用,同时也影响着全市区域档案目录资源的整合.2008年,惠州市档案局为了使全市各级档案馆档案目录资源的相互包容,根据档案目录的元素结构,充分考虑各类目录信息的灵活性、规范性、安全性及其保密性,在全市档案目录的整合过程中,建立整合机制,摸清家底,采用目录数据元素的必选项和可选项方式,统一数据转换格式,保证市、县(区)档案目录数据在整合过程中的兼容性,确保档案目录资源的安全整合.
四、突出重点,注重实效
为推动档案信息化建设,促进档案目录资源整合,惠州市档案系统坚持“一年一重点,年年有突破”的做法,推进档案目录数据库建设.
一是突出重点抓落实.多年来,抓信息化软硬件建设的同时,注重抓好档案室、档案馆档案目录规范化建设.首先是推动档案室档案目录建设,从2002年开始,明确要求全市各级机关单位要逐步实现计算机管理档案.目前,市、县(区)大部分机关档案室都安装了档案管理软件,实现了档案目录数字化管理和检索,并正在向镇、村延伸,初步实现档案目录数据同城转换.其次是加快馆藏档案目录数字化建设.早在2002年,全市各级国家档案馆已全面启动档案目录数字化工作,市档案馆采取长期聘请人员和单位人员分包输入目录的方式,各县(区)也采取各种方式推进档案目录数字化,2005年底,市档案馆实现了馆藏档案目录数字化并实现档案资料目录自动化检索.据统计,目前全市6个综合性档案馆共有263.4万多条(其中市档案馆共有71.4万多条)目录实现数字化管理和检索.同时,市、县(区)实现了各机关向档案馆移交档案时,同步送交相应的电子版文件级目录,实现了馆内外档案目录数据处理的同步进行与并轨整合.
二是突出开放档案目录网上查询.2005年,惠州档案信息网开通；2007年,各县(区)档案信息网开通,为档案资政服务和公共服务提供了重要平台,逐步 实现已公开现行文件和开放档案目录的网上查询.至2009年10月底,全市各档案信息网共有36.5万多条开放档案目录和2.35万件现行文件在网上挂接并开展网上查询服务.2008年4月,惠州档案信息网把已公开现行文件及开放档案目录查询-系统与政府公共信息网挂接,网站点击率达110万人次,实现了历史性突破.
三是突出电子文档管理中心功能,整合档案目录资源.2003年惠州市电子文档管理中心经市政府同意立项,分三期建设,首期形成“三网并进”的网络体系构架,实现在线收集、整理、归档和信息发布,第二期建成市、县(区)两级分布式数字档案馆并实现网络化利用,第三期实现档案资源开发利用网络化,全市档案网络一体化,实现数字化档案馆.2008年4月,首期建设项目正式开通运行,惠州市档案局充分利用这一平台,积极开展各级档案馆档案目录数据资源的储存和整合,迅速启动档案目录共享模式,统一档案目录数据格式和档案软件,利用目录数据转换统一格式中的兼容性,把各县(区)档案馆的目录数据进行有效转换,并有力推动全市档案馆目录资源的整合.现电子文档管理中心已整合全市各综合档案馆档案目录263.437万多条,初步实现区域档案目录资源共享.现惠州市文档管理中心的数据库类型以目录(案卷级、文件级)数据为主,兼顾全宗级和全文级数据,以文件档案数据为主,兼有专业档案、科技档案、声像档案和实物档案数据,电子文档管理功能初步显现.
四是突出深、莞、惠合作,推动三地档案目录资源共享.2009年8月,《深圳、东莞、惠州市档案部门合作协议》正式签订,标志着深、莞、惠三市档案部门将在多个领域携手合作.首期合作项目就是实现三地档案目录资源共享.经过精诚合作,三地共同确定了档案目录信息数据库交换格式,初步实现三地档案目录信息共享,现在三地首期档案目录交换已达100万条,三地现行文件查询可应用三地互联网网站建立互链接方式实现共享,使三地市民“足不出市”就能查询所需要的档案信息,三地档案目录资源整合初见成效.
经过多年探索,惠州市在档案目录资源整合和建设区域性目录中心方面取得了初步成果.但信息化专业人才奇缺,档案数字化设施设备不足,档案目录数据共享方式不够灵活等问题仍存在,有待进一步探索和推进.