推进档案管理信息化之我见

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【摘 要】随着社会的发展和科技的进步,传统的档案管理方式的弊端日益凸显,为了促使档案管理能够适应现代化的需要,我们亟需对现行落后的档案管理的方式加以变革.推进档案管理信息化既是提高工作效率和实现资源共享的需要,也是档案管理事业发展的必然趋势.在推进档案管理信息化的过程中,我们或多或少地会遇到一些问题,本文主要论述了就如何推进档案管理信息化问题上的个人观点.

【关 键 词 】档案管理；信息化

档案管理信息化指的是运用现代信息技术加强档案信息资源的收集、整理、开发和利用.为了能够更科学、高效推进档案管理信息化,我们在这个过程中必须基于传统档案管理方式的主要弊端以及现代化档案管理的突出优势等多种情况采取一系列切实可行的举措.

1.加大资金投入,优化软、硬件设施

很多机关档案数量冗余而且不断增加,纸质档案保管条件差,容易遗失、老化而且查找利用率低,这些问题对档案管理工作造成了越来越大的压力,而计算机的强大的存储功能能够很好地解决档案信息保存困难的问题.但是,很多档案管理部门所使用的计算机等信息管理设备相对陈旧,而且型号规格不一,甚至各自系统软件不能通用,以致于工作人员在使管理设备过程中,也无法及时有效地进行档案管理或资源共享,这些硬件问题也极大地阻碍了档案管理信息化的进程.为此,笔者有以下几点看法.

1.1档案管理信息化必须依靠先进的计算机设备

计算机高效的处理功能和强大的存储功能不仅可以节省人力、物力和财力,而且可以提高档案工作的效率.因此,相关部门要想推进档案管理信息化,首先就要加大资金投入,更新计算机等基础性硬件设备.

1.2构建科学档案管理信息系统,可以提高计算机管理功能与效率

目前,档案管理信息系统的应用软件多且乱,这一问题严重阻碍着计算机档案信息管理的功能与效率.在先进的计算机设备这一硬件的支持下,档案管理信息系统这一软件的构建也十分重要.标准化、规范化的信息管理系统可以灵活使用各种图形、表格等技术对档案进行分门别类,同时查找着可以随时迅速地查到所需信息,大大提高了工作效率.

1.3在档案管理工作中还需要优化其他设备

比如在档案袋、档案夹、档案标签等工具的购买、使用或更换过程中,既要做到同类统一又要对不同类型有所区分.这样做既科学美观,保证档案质量,又能够提高查找者的效率,节约时间.

2.加强管理队伍建设,培养信息化档案管理人才

档案管理信息化离不开专业的管理人才,这就要求管理人员具有较高的专业知识和先进的管理技术.目前,多数档案管理工作者对档案管理信息化方面的知识技能的了解相对匮乏,很难在推进档案管理信息化过程中发挥工作人员的先进性作用.因此,相关部门要重视提高档案管理工作者队伍素质,不断调整更新档案人员专业技能和知识水平.

2.1提高现有管理者的管理技能

为此,一方面,相关部门要为现有的档案管理工作者提供更多的学习机会,让档案管理人员及时了解档案管理的发展趋势和现代科技在档案工作中的应用,提高工作人员的现代管理意识,进行复合型的信息化管理培训,使其能够快速适应档案管理信息化的需要；另一方面,现有档案管理人员要注重提高自身能力,积极参与信息化教育培训,不断提自身的专业知识,提高管理技术和水平.

2.2要引进已经具备相应的信息化档案管理能力的专业人才

这一类的专业人才可以在工作过程中运用其所掌握的先进理论、先进新技术来指导和优化档案工作.引进专业人才还可以更好地调整档案管理工作人员的结构,通过科学的人员分配,可以提高档案管理系统的整体水平,进而提高档案管理信息化的效率.

3.建立健全档案管理标准和制度

在推进档案管理信息化过程中,一套科学、系统、规范的的管理标准和制度可以更好地让档案管理工作者在工作中有的放矢,进而更高效地推进档案管理科学化、标准化、规范化.同时,信息查员可以根据档案管理标准和制度更加迅速地找寻所需信息材料或工作人员,这也提高了档案管理的服务性和共享性.

3.1统一档案管理标准

档案管理标准化是推进档案管理信息化的重要条件.包括：档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等,它是衡量工作效率高低的尺度.目前,在档案管理过程中缺少明确的管理标准,使得一些工作人员只能根据个人喜好或工作经验进行管理,以致在档案管理过程中有失规范.详细而明确的管理标准可以让档案管理者明晰相关责任,保障信息安全,认真行使自身职责,促使工作标准化、规范化.

3.2建立健全档案管理制度

建立健全档案管理制度是推进档案管理信息化的有效手段.这其中包括归档、保管、保密、利用、鉴定等制度的建设.有关档案管理部门应该根据相关法律法规制定符合自身需要以及能够促进信息化建设的档案管理制度.一方面,要在传统的档案管理制度上加以变通,根据档案管理信息化的需要做到"取其精华,去其糟粕"；另一方面,要创新档案管理制度,根据"信息化"这一特点细化档案管理的各个环节和步骤.

综上所述,在日新月异的现代化建设过程中,随着科学技术的突飞猛进,人们的观念和各种需求正在不断更新.在档案管理方面,这就意味着信息化已然成为档案管理工作发展的必然趋势.因此,我们要紧跟时代潮流,抓住这一发展契机,努力从资金投入、人才培养、管理标准和制度等方面推进档案管理信息化.然而,档案管理信息化是一个整体性、系统性的进程,我们在推进档案管理信息化过程中,既要注重整体,又不能忽视每一个环节.