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中图分类号：G27 文献标识码：A
摘 要：本文从国家信息化建设、高校档案事业现代化发展、档案工作者的社会地位三个方面分析了高校档案室档案数字化的必要性及其意义；并从完善软硬件设施、数据库建设和提高档案室工作人员素质等方面论述了高校档案室档案数字化建设的基本思路.
关键字：高校档案室；数字化建设；档案
随着经济社会的发展、技术的进步,高校正迈入数字化管理时代.档案数字化是指将不同载体形式、不同记录方式的档案信息通过计算机录入转化成计算机可以识别的数字形式,形成可供保管与利用的数字信息资源库.[1]对档案室档案进行数字化建设,有利于保护档案实体、方便档案借阅查询.笔者认为高校的档案室数字化迫在眉睫.
一、高校档案室档案数字化的必要性和意义
1.高校档案室档案数字化是国家信息化建设的必然要求
国家档案局于1996年把电子文件研究项目列入科技计划,1999年完成了《电子文件归档与归档电子文件管理规范》,同时要求各级档案部门积极地开展档案数字化建设的研究和实践.[2]因此,高校档案室必须做好档案数字化建设的工作,以迎合国家信息化建设的方针政策.
2.高校档案室档案数字化有利于推动高校档案事业现代化发展
在传统的档案文件管理时代,档案室的工作主要以接收、保管、查阅纸质档案为主.这一工作方式有极大的封闭性,容易产生“重保管、轻利用”的工作思想.随着数字化时代的到来,通过利用计算机和档案管理软件对文件进行收发、归档、鉴定、销毁、利用,使整个过程快捷、准确,节省了大量的人力物力财力,大大提高了档案室的工作效率,从而推动档案事业的进一步发展.[3]
3.高校档案室档案数字化有利于提高档案工作者的社会地位
传统的档案工作者,大多从事于比较机械的手工劳动,档案工作者的效率比较底下,这在一定程度上影响了公众对档案工作人员的评价.档案部门要想提高自己的社会地位,必须提高自身的数字化水平.此外,档案工作者必须更新利用档案管理理念,有效利用和共享技术手段和方法,发挥其增值作用,从而提高档案工作者的社会地位、实现档案事业的跨越式发展.
二、高校档案室档案数字化的条件
1.信息时代的发展为档案室档案数字化奠定了坚实的基础
随着经济技术的发展、计算机网络的普遍使用,我们已生活在信息时代.这一时代为人们的生活、工作等各个方面提供了便利,在一定程度上打破了时空的限制,提高了人们的生活水平.正是由于计算机和扫描仪、复印机等各种软硬件的使用,才使档案室档案数字化成为可能.同时,在社会信息化的背景下,对档案室档案进行数字化的改革,正是顺应时代的潮流而必须实现的转变.
2.高校档案室档案的增多使其数字化迫在眉睫
近年来,各高校为培养更多的人才都在实施扩招政策.一方面,它使更多的学生能够迈入高等学府享受更高的教育；另一方面,它给学校各方面带来了竞争压力.原有的档案库房已不能满足逐年增多的档案文件,这促使档案室工作人员作出相应的更改.档案室档案数字化通过对档案内容的数字化扫描,在提供利用时,以查找电子档案为主,这样可以改变原有档案的存放方式,能够节省档案存放空间,容纳更多的档案文件.
3.档案室纸质档案的存在是数字化的必要准备
档案室纸质档案的存在是数字化的前提,任何需要进行数字化处理的信息都要以传统文件为载体.在数字化处理过程中,对文字、图片等用扫描仪将其转化成BPM图像文件格式存储于计算机中,然后制作成可永久保存的光盘,建立数字档案管理体系,也就是“双套制”管理的模式.这样既保证了原始档案的原始生态和永久保存,又方便了科研人员的查阅与研究的需求,也为今后的资源共享打下了基础.[4]
三、高校档案室档案数字化建设的内容
1.完善相应的软硬件设施
建立档案室档案数字化,首先需要完善相应的软硬件设施.这主要包括三类：一类是数字档案信息采集设备,实现纸质档案、图纸档案等的数字化转换工作,包括扫描仪和计算机等设备；一类是数字档案信息存储设备,实现数字档案信息的存储与管理,包括服务器、磁盘阵列、关盘等设备；一类是档案综合管理系统软件,实现数字档案信息的管理与利用功能,包括档案著录、档案统计、档案检索、档案信息发布等功能.[5]其中,在数字化信息采集过程中,要根据不同信息载体形式,选择通用性好、存储容量大、存储质量好的存储格式,这有利于信息的流通,同时减少信息的流失.在数字档案信息存储过程中,制作成可永久保存的CD-R光盘,便于对档案文件的长久查阅利用.在实现档案信息的管理与利用时,应选择合适的档案综合管理系统软件.在服务器软件领域,存在着以各种版本的UNIX和LINUX为代表的优秀者,它们既有稳定性、安全性的特点,又具有价格低廉的特点,因此可以作为档案综合管理系统软件的首选.
2.档案数据库建设
在数字化过程中,对档案室档案进行分类,整理成学籍、成绩、论文、科研成果等数据库,更方便用户的查阅利用.
学生学籍档案数据库.档案室工作人员可以根据网上招生的录取数据,收录每届学生的基本情况,形成学生学籍档案数据库.这一数据库的建设,有利于高校和用人单位鉴别学生的和学位证.
学位论文和科研成果档案数据库.结合每年毕业生提交学位论文电子版机会,将纸质论文和电子论文数据库一并归档,并及时采用扫描等方式补录以往学位论文全文,建立齐全的学位论文数据库.
学生成绩档案数据库.学生在每学期都有期末考试,待学校收录期末考试成绩时,档案室可借机汇总建立学生成绩档案库.
3.提高档案室工作人员的专业素质
为提高档案室工作人员的专业素质,可定期对档案室工作人员进行培训,并实施定期考核适度.另外,可有计划地分期分批选送档案业务骨干到高等院校进修.同时,在招聘档案人才时,除考虑档案文书知识外,更要注重具备软件开发能力的人才,调整档案人员专业知识结构组成,更好地为高校档案数字化服务.
四、结语
高校档案室档案数字化已成为高校档案发展的必然趋势.面对这一机遇,我们必须不断改革和创新,遵循合理的原则、设立科学的目标、采取正确的方法、逐步走向完善,尽早实现档案室档案管理的现代化,使档案室工作的各个环节以更高的效率为学校的教学、科研管理和其它各项工作服务.